Презентация на тему "Основные формы делового общения."

Ваша оценка презентации
Оцените презентацию по шкале от 1 до 5 баллов
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5

Рецензии

Добавить свою рецензию

Аннотация к презентации

Презентационная работа по обществознанию, разработанная преподавателем для проведения курса лекций по курсу "Деловое общение" для студентов профильных факультетов. Автор работы подробно рассказывает о формах делового общения, о струрной организации деловых бесед и многое другое.

Краткое содержание

  • Деловое общение
  • Формы делового общения
  • Деловая беседа
  • Структурная организация деловой беседы
  • Характеристика этапов проведения деловых бесед.
  • Деловые переговоры
  • Характеристика стадий и этапов деловых переговоров
  • Тактика и порядок проведения переговоров.
  • Национальные стили ведения переговоров.
  • Деловое совещание
  • Классификация деловых совещаний
  • Правила проведения деловых совещаний
  • Вопросы для самопроверки

Содержание

  • Слайд 1

     

    Основные формы делового общения

    Лекция 5

    • Деловое общение
    • 351200 «Налоги и налогообложение»
    • 020200 «Политология»
    • 350700 «Реклама»

    Институт Сервиса, моды и дизайна; кафедра Сервиса и моды Слесарчук Ирина Анатольевна

  • Слайд 2

     

    • Материал для восстановления знаний
    • Особенности форм деловой коммуникации

    2

  • Слайд 3

     

    Материал для восстановления знаний

    Формы делового общения

    3

    • Деловой разговор

    контакт людей в устной форме, касающийся деловой деятельности и ее различных аспектов: производственного, творческого и иных направлений

    не обязательно должен осуществляться посредством личного общения, могут применяться и технические средства, например телефон, Интернет, видеотехника

    • Деловая беседа

    рассмотрение в течение более длительного периода времени каких-либо проблем, которые определены заранее возможна только при непосредственном контакте ее участников

    • Деловая переписка

    служебное послание в виде официального документа, а также в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них

    • Деловое совещание

    дискуссия с целью разрешения организационных задач, включающая в себя сбор и анализ информации, а также принятие решений

    • Деловые переговоры

    деловое общение с целью устранения противоречий между собеседниками и выработки общего решения

    • Публичное выступление

    непосредственное речевое воздействие выступающего на аудиторию

    • Устные и письменные распоряжения
    • Информирование сотрудников

  • Слайд 4

     

    План лекции

    4

    1. Деловая беседа

    1.1. Структурная организация деловой беседы

    1.2. Характеристика этапов проведения деловых бесед.

    2. Деловые переговоры

    3.1. Характеристика стадий и этапов деловых переговоров

    3.2. Тактика и порядок проведения переговоров.

    3.3. Национальные стили ведения переговоров.

    3. Деловое совещание

    3.1. Классификация деловых совещаний

    3.2. Правила проведения деловых совещаний

  • Слайд 5

    Деловая беседа

    1 вопрос

  • Слайд 6

     

    Понятие деловой беседы

    6

    Деловая беседа — одна из основных форм делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению определенных профессиональных задач.

    Функции деловой беседы:

    • Поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
    • Обмен информацией;
    • Контроль над начатыми мероприятиями;
    • Взаимное общение работников из одной деловой среды;
    • Поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
    • Поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.

  • Слайд 7

     

    Структурная организация деловой беседы

    7

  • Слайд 8

     

    Подготовка к деловой беседе

    8

    • Составление плана с установлением основных задач;
    • Поиск подходящих путей для их решения;
    • Анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана;
    • Прогноз возможного исхода беседы;
    • Сбор необходимой информации о будущем собеседнике;
    • Отбор наиболее веских аргументов для защиты своей позиции;
    • Выбор наиболее подходящей стратегии и тактики общения (давление, убеждение, манипуляция, просьбы о помощи и т.д.);
    • Установление места и времени встречи

  • Слайд 9

     

    Задачи основных этапов деловой беседы

    9

    • Проведение беседы
    • Этап выхода из беседы
    • Начальный этап
    • Использование тактики постановки вопросов
    • Эффективное слушание (рефлексивное и нерефлексивное)
    • Своевременное и корректное завершение беседы
    • Применение правил вербальной и невербальной обратной связи
    • Создание благожелательной и доверительной обстановки
    • Основной этап
    • Установление контакта с собеседником, пробуждение его интереса
    • Привлечение внимания к теме разговора

  • Слайд 10

     

    Самоубийственное начало деловой беседы

    10

    • неуверенность, обилие извинений: «Извините, если я вам помешал...»; «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать...»;
    • неуважение, пренебрежение к партнеру: «Давайте с вамибыстренько рассмотрим...», «Я случайно проходил мимои заскочил к вам ...»;
    • фразы «нападения» («Что за безобразие творится? которые вынуждают собеседника занять oборонительную или агрессивную позицию

  • Слайд 11

     

    Основные приемы начала деловой беседы

    11

  • Слайд 12

     

    Некоторые психологические приемы расположения к себе собеседника

    12

  • Слайд 13

     

    Правила передачи информации

    13

    • Использовать язык собеседника
    • Умение поставить себя на место собеседника
    • Привести способ передачи информации в соответствие с мотивами и уровнем информированности собеседника, его профессиональной компетентности
    • Стремиться перейти от монолога к диалогу, дать возможность собеседнику продемонстрировать его знания, комбинировать виды вопросов (закрытых, открытых, риторических, вопросов на размышление, переломных)
    • Наблюдать за реакциями собеседника, особенно невербальными (жестами, мимикой), и соответственно гибко менять поведение (скорость, сложность изложения информации и т.п.

  • Слайд 14

     

    Требования к содержанию речи при передаче информации

    14

    • Профессионализм
    • Ясность
    • Наглядность
    • Повторение основных положений и мыслей
    • Элемент внезапности
    • Разумный объем информации
    • Определенная доля юмора
    • Постоянная направленность на реализацию основных задач беседы
    • Гибкость ритма беседы и изложения

  • Слайд 15

     

    Основные методы аргументации, основанные на логических доказательствах

    15

  • Слайд 16

     

    Спекулятивные техники аргументации

    16

    • Преувеличение
    • Использование авторитета
    • Дискредитация партнера
    • Изоляция
    • Изменение направления
    • Введение в заблуждение
    • Отсрочки
    • Апелляция
    • Вопросы-капканы
    • Искажение

  • Слайд 17

     

    Основные положения тактики аргументирования

    17

    • Применение аргументов
    • Выбор способа аргументирования
    • Устранение противоречий
    • Стимулирование аппетита
    • Двусторонняя аргументация
    • Очередность преимуществ и недостатков
    • Персонификация аргументации

  • Слайд 18

     

    Используемые фразы при аргументации

    18

  • Слайд 19

     

    Правила опровержения замечаний собеседника

    19

    • Выслушивайте сразу несколько возражений
    • Не спешите с ответом, пока не поймете суть возражения
    • Выясните, действительно ли возражения вызваны разными точками зрения, или вы сами неточно сформулировали суть вопроса
    • Вопросы задавайте так, чтобы собеседник оказался перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа

  • Слайд 20

     

    Выбор приема нейтрализации замечаний исходя из позиции межличностного взаимодействия

    20

  • Слайд 21

     

    Приемы ускорения принятия решения

    21

  • Слайд 22

     

    Приемы корректного завершения беседы

    22

    • Поблагодарите собеседника за приятную встречу
    • Извиняясь, корректно сообщите, что вас ждут неотложные дела
    • Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним, проводив его до двери
    • Прием «спасение от назойливого посетителя»
    • Вариации с телефоном

  • Слайд 23

    Деловые переговоры

    2 вопрос

  • Слайд 24

     

    Понятие деловых переговоров

    24

    Деловые переговоры —форма делового общения между собеседниками, которые обладают необходимыми полномочиями от своих организаций (учреждений, фирм и т.д.) для установления деловых отношений, заключения договоров, разрешения спорных вопросов или выработки конструктивного подхода к их решению.

    Отличительные черты:

    • Имеют более официальный, конкретный характер по сравнению с деловой беседой
    • Предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.)
    • Предполагают наличие несовпадающих или даже противоположных интересов

  • Слайд 25

     

    Характеристика стадий и этапов переговоров

    25

  • Слайд 26

     

    Установление контакта между сторонами

    26

    • Устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;
    • Высказывается желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;
    • Устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, развивается переговорное взаимодействие;
    • Договариваются об обязательности процедуры переговоров;
    • Договариваются о включении во взаимодействие всех заинтересованных сторон.

  • Слайд 27

     

    Сбор и анализ необходимой для переговоров информации

    27

    • Выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров;
    • Проверяется точность данных;
    • Минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных;
    • Выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

  • Слайд 28

     

    Разработка плана сторон переговоров

    28

    • Определяются стратегия и тактика, способные привести стороны к соглашению;
    • Выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, подлежащих обсуждению

  • Слайд 29

     

    Формирование атмосферы взаимного доверия

    29

    • Ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам;
    • Подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов;
    • Формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов;
    • Создается обстановка доверия и эффективной коммуникации

  • Слайд 30

     

    Начало переговорного процесса

    30

    • Представляются участники переговоров с обеих сторон;
    • Стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, желание договориться в мирной обстановке;
    • Выстраивается генеральная линия поведения;
    • Выясняются взаимные ожидания от переговоров;
    • Формируются позиции сторон.

  • Слайд 31

     

    Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня

    31

    • Определяется область переговоров, имеющая отношение к интересам сторон;
    • Выявляются и формулируются спорные вопросы, подлежащие обсуждению;
    • Стороны стремятся к выработке соглашения по спорным вопросам;
    • Обсуждение начинается с таких спорных вопросов, разногласия по которым менее серьезны, а вероятность соглашения достаточно высокая;
    • Используются приемы активного слушания спорных вопросов с получением дополнительной информации.

  • Слайд 32

     

    Раскрытие глубинных интересов сторон

    32

    Осуществляется изучение спорных вопросов по одному, а затем в комплексе, чтобы выявить интересы, потребности и принципиальные отношения переговоров участников переговоров;

    Участники переговоров стараются принять чужие интересы как свои собственные.

  • Слайд 33

     

    Окончательное обсуждение вариантов решений

    33

    • Выбирается один из имеющихся вариантов; посредством уступок сторонами происходит движение сторон навстречу друг другу;
    • Создается более совершенный вариант на основе выбранного;
    • Формулируется окончательное решение;
    • Стороны работают над процедурой достижения основного соглашения.

  • Слайд 34

     

    Выявление вариантов для соглашения

    34

    • Подробно рассматриваются интересы обеих сторон;
    • Устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решений проблемы;
    • Оценивается эффективность выбираемых вариантов решений

  • Слайд 35

     

    Достижение формального согласия

    35

    • достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа (договора, контракта);
    • обговариваются условия выполнения договора (контракта);
    • разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий выполнению договора (контракта);
    • предусматривается процедура контроля его выполнения;
    • договоренности придается формализованный характер и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств: гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля.

  • Слайд 36

     

    Стратегии ведения переговоров

    36

  • Слайд 37

     

    Особенности позиционного торга

    37

    • участники переговоров стремятся к реализации собственных целей в максимально полном объеме, мало заботясь о том, насколько оппоненты будут удовлетворены итогами переговоров;
    • переговоры ведутся на основе первоначально выдвинутых крайних позиций, которые стороны стремятся отстаивать;
    • подчеркивается различие между сторонами, а сходство, даже если оно имеется, часто отвергается;
    • действия участников направлены друг на друга, а не на решение проблемы;
    • стороны стремятся скрыть или исказить информацию о своих истинных намерениях и целях;
    • перспектива провала переговоров может подтолкнуть стороны к определенному сближению и попыткам выработать компромиссное соглашение, но совместные действия при этом носят вынужденный характер;
    • в результате зачастую достигается соглашение, удовлетворяющее каждую из сторон в меньшей степени, чем это могло бы быть.

  • Слайд 38

     

    Недостатки позиционного торга

    38

    • приводит к неразумным соглашениям, которые в той или иной степени не отвечают интересам сторон;
    • не эффективен, так как в ходе переговоров растет цена достижения договоренностей и затрачиваемое на них время, а также возрастает риск того, что соглашение вообще не будет достигнуто;
    • угрожает продолжению отношений между участниками переговоров, так как они считают друг друга чуть ли не врагами, а борьба между ними ведет, как минимум, к нарастанию напряженности, если не к разрыву отношений;
    • может усугубить ситуацию, если в переговорах принимает участие более двух сторон, и чем больше число сторон, вовлеченных в переговоры, тем серьезнее становятся недостатки, свойственные этой стратегии.

  • Слайд 39

     

    Характеристика подходов ведения переговоров

    39

  • Слайд 40

     

    ГД – глава делегации

    П – переводчик

    Схема расположения делегаций за столом во время переговоров

    40

    ГД ГД П П

  • Слайд 41

     

    ГД – глава делегации

    П – переводчик

    Схема расположения делегаций за столом во время переговоров

    41

    • Члены делегаций (по рангам)
    • Члены делегаций (по рангам)
    • Члены делегаций (по рангам)
    • Члены делегаций (по рангам)

  • Слайд 42

    Деловые совещания

    3 вопрос

  • Слайд 43

     

    Понятие деловых совещаний

    43

    Деловые совещания — форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями; деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц.

    Целесообразность решения проблем с помощью совещания:

    1. проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;
    2. разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;
    3. желательны также и потенциальные решения, а не только одно;
    4. полезна проверка различных взглядов;
    5. руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;
    6. членам группы необходимо получше узнать друг друга.

  • Слайд 44

     

    Условия эффективности деловых совещаний

    44

    • Обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;
    • Четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов;
    • Тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления (побуждение участников к разбору данной проблемы и поискам путей её решения);
    • Стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;
    • Корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;
    • Периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;
    • Обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания

  • Слайд 45

     

    Этапы деловых совещаний

    45

  • Слайд 46

     

    Подготовка к проведению совещания

    46

    • принятие решения о проведении совещания
    • определение тематики, формирование повестки дня
    • определение задач совещания и его общей продолжительности
    • определение даты и времени начала
    • определение состава участников
    • определение примерного регламента работы
    • подготовка доклада и проекта решения
    • предварительная подготовка участников и помещения

  • Слайд 47

     

    Классификация деловых совещаний

    47

    • Деловые совещания
    • Принадлежность к сфере общественной жизни
    • Международные

    Деловые административные или научные (научно-технические) семинары, симпозиумы, конференции, съезды, собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания

    • В расширенном составе (до 20 человек)
    • В узком составе (до 5 человек)
    • Масштаб привлечения участников
    • Место проведения
    • Областные
    • Республиканские
    • Отраслевые
    • Региональные
    • Внутренние
    • Городские
    • Местные
    • Регулярные
    • Постоянно действующие
    • Районные
    • Представительные (более 20 человек)
    • Выездные
    • По основной задаче
    • Периодичность проведения
    • Количество участников
    • Оперативные
    • Инструктивные
    • Проблемные

  • Слайд 48

     

    Виды деловых совещаний

    48

    Инструктивные

    • предполагают передачу распоряжений сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего исполнения
    • обсуждение путей и средств реализации решений
    • ознакомление с управленческими документами
    • может быть заменено доведением до исполнения решений в письменной форме

    Проблемные

    • посредством дискуссии нахождение оптимального решения управленческой, производственной, социальной и т.п. проблемы
    • Оперативные (диспетчерские)
    • получение информации снизу вверх (на совещании работники докладывают руководителю о состоянии дел на местах)
    • руководитель в свою очередь пытается на основе полученной информации решать возникшие проблемы

  • Слайд 49

     

    Вопросы для самопроверки

    49

    • Дайте понятие деловой беседы и деловых переговоров. В чем их отличие?
    • Какова структурная организация деловой беседы?
    • Охарактеризуйте основные этапы деловой беседы.
    • Какие Вы знаете стадии переговоров? Охарактеризуйте их основные этапы.
    • Каковы основные стратегии ведения переговоров? В чем их преимущества и недостатки?
    • Какой последовательности в деловых совещаниях необходимо придерживаться?
    • Дайте классификацию деловых совещаний.

  • Слайд 50

     

    Рекомендуемая литература

    50

    Самыгин С.И., Руденко А.М. Деловое общение. - М.: Кнорус, 2010. – 440 с.

    Кибанов А.Я. Этика деловых отношений: учебник для студ. вузов / А.Я. Кибанов, Захаров Д.К., Коновалова В.Г. – М.: ИНФРА-М, 2009.

    Зельдович Б.З. Деловое общение: Учебное пособие. — М: «Альфа-Пресс», 2007. — 456 с.

    Семенов А. К., Маслова Е. Л. Этика менеджмента: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2007. — 272 с.

    Рева В.Е.. Деловое общение: Учебное пособие на электронном носителе. - Пенза, ПГУ, 2003.

    Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или переговоры без поражения / Пер. с анг. А. Гореловой. — М.: Наука, 1992.— 158 с.

    МицичП. Как проводить деловые беседы: Сокр. пер. с серб.-хорв. Изд.2, 1987. - 208 с.

  • Слайд 51

     

    51

    Использование материалов презентации

    Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.

    Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.

Посмотреть все слайды
Презентация будет доступна через 45 секунд