Содержание
-
Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя и секретаря
-
Принципы и правила планирования рабочего времени
• Определение рационального содержания труда и выбор методов выполнения однородных процессов труда, операций, элементов; • Распределение рабочего времени на выполнение главных функций; • Разработка типовых процедур подготовки и принятия решений.
-
По содержанию и характеру процессы труда руководителя очень разнообразны. Он выступает в роли организатора, администратора, специалиста, воспитателя, общественного деятеля. Соотношение между этими функциями и их конкретное содержание различно у руководителей разного ранга и зависит от масштабов и особенностей управляемого объекта (предприятия, подразделения.
-
При характеристике содержания труда руководителей этого звена обычно выделяют следующие виды работ:1.Работы, связанные с оборудованием;2.Работы, связанные с технологией;3.Работа с кадрами;4.Организационная работа;5.Аналитическая работа с документами.
-
Определив содержание процессов труда руководителей, необходимо выбрать наиболее рациональные, прогрессивные методы выполнения различных операций и элементов работы.Разнообразие работ руководителя по характеру и содержанию, необходимость своевременного и продуманного их выполнения, зависимость от многих непредвиденных обстоятельств требуют особого подхода к планированию и распределению рабочего времени. При этом должны учитываться синхронизация во времени выполнения различных работ руководителями разных звеньев управления и координация их деятельности (руководителя предприятия, главного инженера, заместителей руководителя предприятия, главных специалистов, руководителей производственных подразделений и функциональных отделов).Укрупненно регламентировать распределение времени руководителей на выполнение различных работ можно с помощью распорядка рабочего дня.
-
Типовая рабочая неделя — простейший тип распорядка рабочего дня. Ее достоинство - в простоте и краткости графического изображения. Однако при этом в распорядок не попадают работы, повторяющиеся менее четырех раз в месяц, квартал и т.п. Типовой месяц в некоторой мере устраняет этот недостаток, так как все работы, выполняемые хотя бы один раз в месяц, находят отражение, но при этом затрудняется согласованность во времени работы различных руководителей. Независимо от типа распорядка рабочего дня при его разработке следует учитывать ряд рекомендаций, выработанных наукой и практикой.В распорядок дня необходимо заложить оптимальное соотношение затрат времени руководителей на выполнение административных, организационных и творческих работ. Для выполнения работ, требующих наибольших творческих усилий или сосредоточенного внимания, надо выделять часы, совпадающие с зонами максимальной работоспособности (2-й, 3-й часы работы). Для работы с поступившими документами, почтой, для диспетчерских совещаний можно использовать первый утренний час, т.е. период врабатываемости.
-
Для работ, не требующих значительных творческих усилий, связанных с текущими организационными решениями, можно отвести предобеденное время или конец рабочего дня.Дневные часы целесообразно использовать на внешние контакты, совещания. Ни в коем случае не следует тратить на совещания утренние часы, особенно если эти совещания носят информативный характер.Особое время следует выделить для решения творческих и перспективных вопросов (в области техники, технологии, экономики), просмотра литературы.Целесообразно предусмотреть чередование работ, различных по характеру. Практически продолжительность одного вида деятельности не должна превышать 1,5—2 ч, после чего можно перейти к работе другого рода.В частности, при планировании работы мастеров рекомендуется, чтобы число перемен работы в течение часа не превышало трех. Это связано с тем, что затраты времени на большинство постоянно повторяющихся работ мастера составляют I5—20 мин и редко превышают 1 час. Поэтому для мастеров, начальников участков предпочтителен распорядок с почасовой разбивкой рабочего дня. Для руководителей более высокого уровня управления более применим график с разбивкой дня на двухчасовые периоды.
-
В распорядке рабочего дня руководителей высшего уровня управления (упоминавшийся выше коллективный распорядок) необходимо точно указать время, когда решаются вопросы, требующие участия нескольких руководителей (например, совещания, балансовые комиссии и т.п.).В распорядке рабочего дня всех руководителей целесообразно предусматривать резервное время. Необходимо выделить часы для приема подчиненных по служебным вопросам. Распорядок рабочего дня должен упорядочить проведение совещаний, отведя для них определенные дни и часы. Составленный распорядок дня нуждается в апробации и при необходимости может периодически корректироваться.Наиболее детальным как по содержанию, так и по времени является распорядок низовых линейных руководителей.
-
Составляющие эффективного тайм-менеджмента руководителя:
- Целеполагание. - Расстановка приоритетов. - Планирование времени.
-
Существует эффективная технология постановки целей - SMART.SMART – это акроним, первые буквы английских слов, каждое из которых представляет собой критерий который должна содержать формулируемая цель.Методы расстановки приоритетов:- метод Эйзенхауэра.- метод «to do list».- метод «Многокритериальная оценка».Структура планирования рабочего времени:- выявление затрат рабочего времени.- принципы планирования.- делегирование полномочий.
-
Принципы и методы планирования1. План дня должен быть в одном месте и обязательно в письменном виде.2. Два варианта планирования рабочего дня:- с вечера;- с утра.Каждый вариант имеет свои достоинства.Планирование с вечера.Хорошо «закрывается» прошедший день. Легко переключиться в режим нерабочего времени и отдыха.Новый день начинается с ясной и определенной картины предстоящих дел.Планирование с утра.Данный вариант хорош для согласования и уточнения например встреч, раздачи поручений, делегирования полномочий.План – это не закон.Он постоянно корректируется при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется 5-10 минут.3. Устанавливайте фильтр на новые задачи или принцип «ПВО»:- Подожди- Выполнять- Отменят
-
Необходимо структурировать поток поступающих задач с помощью следующих вопросов:- Для чего это необходимо?- Почему я?- Можно ли перенести по времени?4. Использовать стратегии отказа.5. Осуществлять обзор задач и выделять:- «жесткие» задачи (привязаны к конкретному времени)- «гибкие» задачи (не привязанные к конкретному времени);- «бюджетируемые» задачи (нет жесткого срока исполнения). Это крупные приоритетные задачи.
-
Метод «Альпы».Алгоритм:1. Составление полного перечня планируемых работ на текущий день с учетом приоритетности.2. Определение продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.3. Резервирование рабочего времени (правило 60:40).4. Принятие решений по делегированию работ.5. Контроль и перенос несделанного.
-
-
Главными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:
- планирование предстоящих дел; - установление оптимального ритма труда; - постепенное вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха. При планировании работы на день, секретарь должен обдумать план, выделив самые срочные и важные дела. Нельзя назначить рабочий день «с места и в карьер» Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, на утро. А вот подписание документов рекомендуется планировать на вторую половину дня. Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течении всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Планирование всегда приносит только выигрыш во времени, к тому же позволяет в какой-то мере избежать авралов, импровизаций и «горящих» дел.
-
Организационные принципы распорядка дня включают такое понятие как упорядочение задач по их значимости, которые можно подразделить на «весьма важные» , «важные» , «менее важные» . Организационные принципы распорядка дня секретаря с учетом предварительного планирования зависят от множества обстоятельств. - места работы и роли организации в управленческой иерархии; - профессиональной подготовленности секретаря; - наличия кризисных ситуаций и других помех в трудовом процессе; - типологии личности непосредственного начальника. Даже при всех сложностях прогнозирования предстоящего рабочего дня секретарю целесообразно постепенно выработать свой собственный ритм выполнения обязанностей, предусматривающий чередование трудовых операций и отдыха.
-
Спасибо за внимание!
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.