Презентация на тему "регистрация документов"

Содержание

• 
  Слайд 1

  регистрация документов

• 
  Слайд 2
  

  Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных до документе в регистрационно-учетную форму.

• 
  Слайд 3
  

  Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.3

• 
  Слайд 4
  

  Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.

• 
  Слайд 5
  

  Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

• 
  Слайд 6
  

  В процедуре регистрации можно выделить три цели: 1.учет документов, 2.контроль их исполнения; 3.справочная работа по документам

• 
  Слайд 7
  

  Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц

• 
  Слайд 8
  

  Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят: рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения; программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой "лично"; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы

• 
  Слайд 9
  

  Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

• 
  Слайд 10
  

  Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

• 
  Слайд 11
  

  При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

• 
  Слайд 12
  

  Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.

• 
  Слайд 13
  
• 
  Слайд 14
  

  состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

• 
  Слайд 15
  

  Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: 1.гриф (отметка) ограничения доступа к документу; 2.внутренняя переадресация документов по исполнителям; 3.код по тематическому классификатору; 4.ключевые слова; 5.количество листов документа; 6.наличие приложений; 7.должностное лицо, поставившее документ на контроль; 8.промежуточные сроки исполнения; 9.перенос сроков исполнения; 10.срок хранения документа; 11.статус документа (проект, версия); 12.вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

• 
  Слайд 16
  

  Существует три формы регистрации документов: 1.журнальная, 2.карточная, 3.автоматизированная.

• 
  Слайд 17
  

  Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

• 
  Слайд 18