Презентация на тему "Автоматизация бизнес-процессов"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Автоматизация бизнес-процессов

  Эволюция без революций

• 
  Слайд 2

  О чем пойдет разговор

  Бизнес-процесс - это упорядоченный по времени набор заданий, выполняемых как людьми, так и информационными системами предприятия, который направлен на достижение заранее известной бизнес-цели за известное время. Примеры: Обработка заказов Согласование договоров Обработка обращений клиентов Обработка запросов на сервис, обслуживание …

• 
  Слайд 3

  Зачем автоматизировать?

  Фактическая производительность с точки зрения руководителя где фактический выпуск продукции в единицах измерения данного вида продукции; фактические затраты живого труда в единицах времени.

• 
  Слайд 4

  Влияние автоматизации бизнес-процессов на производительность труда

  Одна автоматизация дает 2-й эффект где коэффициент увеличения объема выпуска; коэффициент снижения затрат труда.

• 
  Слайд 5

  Исходные данные

  Есть предприятие, человек 500, а может и 1000 Договоры согласуются «в бумаге», написан толстый документ «Процедура договорной работы» Есть специально разработанные бумажные листы согласования документов – «бегунки». Необходимо автоматизировать процесс согласования договоров.

• 
  Слайд 6

  Как будем автоматизировать…?

  … или 4-я ссылка Яндекса на запрос «Как автоматизировать бизнес-процесс?» Для того, чтобы автоматизировать бизнес-процесс нужно иметь его описание, нужно представлять себе объект, который необходимо автоматизировать. Описание бизнеса, описание бизнес-процессов - это важная и самостоятельная задача и решают ее не автоматизаторы и не программисты, а бизнес-аналитики, менеджеры. Они создают модель бизнеса, на детальном уровне которой описываются схемы автоматизируемых бизнес-процессов. Автоматизировать можно только ту схему, которая прошла логический контроль со стороны менеджеров и бизнес-аналитиков. Но возникает проблема, что менеджеры и бизнес-аналитики плохо понимают языки автоматизации исполняемых бизнес-процессов класса BPM. Инструменты для описания бизнес-процессов - инструменты класса BPA (BusinessProcessAnalysis). Например, Oracle BPA (ARIS), CasewiseCorporateModeler, IDEF**, Proforma и др. создают понятные для менеджеров картинки и диаграммы, но для ИТ-специалиста они не всегда пригодны. ИТ-специалисты должны получать, четкое, понятное описание бизнеса, а не создавать его заново, используя свои инструменты, инструменты автоматизации. Это правильные слова, но кому от них легче?

• 
  Слайд 7
  

  … или 4-я ссылка Яндекса на запрос «Как автоматизировать бизнес-процесс?» Матрица Захмана - схема для структурирования бизнес-процессов Это правильная методика, но как она нас приблизила к цели?

• 
  Слайд 8

  Так что же делать..? Быть проще!

  Шаг 1. Возьмите карандаш (лучше, конечно, MS Visio) и нарисуйте бизнес-процесс в простых кубиках. Примерно так: Статус Нотификация Действие

• 
  Слайд 9

  На шаге 1 важно помнить!

  Собирая информацию о схеме бизнес-процесса не пытайтесь сразу сломать людей и его оптимизировать, записывайте ровно так как они говорят. Если начальник «распределяет» в бумаге нагрузку на своих подчиненных дайте ему такую же возможность и в системе – пусть упражняется. Если начальник хочет «контролировать» весь поступающий и исходящий поток в подразделение дайте ему такую возможность – пусть упражняется, он ведь начальник! Постарайтесь построить бизнес-процесс последовательно как конвейер, получив четкую ответственность за каждый статус!

• 
  Слайд 10

  Так что же делать..? Быть проще!

  Шаг 2. Возьмите MS Visio и нарисуйте форму, как будет представлен документ, соответствующий бизнес-процессу в системе. Примерно так…

• 
  Слайд 11
  
• 
  Слайд 12

  На шаге 2 важно помнить!

  Разместите на форме поля, которые просят, не ограничивайте людей, при этом группируя их по тематике для обеспечения эргономичности формы. Обязательно предусмотрите поле «Замечания» – люди должны где-то изливать свой гнев праведный! Обязательно предусмотрите поле «История» каждый документ должен ее иметь – Компания должна знать своих героев. Можно не уделять внимание блокировкам и контролям до запуска системы хотя бы в опытную эксплуатацию – система не должна нести угрозу людям.

• 
  Слайд 13

  Так что же делать..? Быть проще!

  Шаг 3. Возьмите MS Visio и нарисуйте как будут сгруппированы документы в системе Примерно так…

• 
  Слайд 14
  

  Шаг 4. Поместите все описанные выше рисунки в альбом, добавьте немного слов, назовите альбом «Исходные требования к системе автоматизации…» и согласуйте их с бизнес-пользователями. Шаг 5. Зовите ИТ-шников, дайте им выбрать платформу на, которой будет реализовываться система, и поручите за 2 месяца реализовать требования, предупредив о следующем: Форма документа будет изменяться с интенсивностью 10 запросов на изменения в неделю. Схема бизнес-процесса будет меняться с интенсивностью 10 запросов в месяц. Срок на реализацию изменения не должен превышать 1 неделю с момента его появления. Все изменения должны четко регистрироваться.

• 
  Слайд 15
  

  Платформа для автоматизации – любое удобное «местным ИТ-шникам» средство Sharepoint + MS SQL Oracle Open Source BPM Process Maker Lotus Domino/Notes

• 
  Слайд 16
  

  Шаг 6. Пока ИТ-шники делают систему, поснимайте статистику исполнения автоматизируемого бизнес-процесса в режиме «пешком» – это будет индикативным показателем для оценки автоматизации.

• 
  Слайд 17
  

  Шаг 7. Разверните сделанную систему у пользователей, участвующих в процессе. Для каждого пользователя не поленитесь сделайте пошаговую инструкцию работы с системой, в стиле «делай раз, делай два» 1. Воспользуйтесь гиперссылкой для выбора ответственного. 2. Выберите ответственного из списка. 3. Нажмите для подтверждения выбора

• 
  Слайд 18
  

  Шаг 8. Делайте тестовые прогоны бизнес-процесса в системе, запускайтесь в опытную эксплуатацию и будьте готовы к эволюции (реализации запросов на изменения).

• 
  Слайд 19

  Элементы эволюции.

  Начнут отмирать «ненужные статусы» типа «Определение ответственного».

• 
  Слайд 20
  

  Участие топ-менеджмента компании будет сведено к минимуму.

• 
  Слайд 21
  

  Начнет детализироваться состав информации о документе.

• 
  Слайд 22
  

  Начнут появляться запросы на организацию автоматизированных контролей и блокировок.

• 
  Слайд 23
  

  Начнут появляться новые уровни детализации бизнес-процесса, в тех местах, где требуется более тонкое управление процессом.

• 
  Слайд 24
  

  Начнут появляться запросы на аналитическую отчетность

• 
  Слайд 25
  

  Начнут появляться запросы на интеграцию данных

• 
  Слайд 26
  

  Начнут появляться запросы на смежные системы

• 
  Слайд 27
  

  Не забудьте периодически обновлять описание автоматизированного когда-то бизнес-процесса. Не забудьте периодически обновлять описания интеграционных решений. Не забудьте периодически обновлять документацию на систему автоматизации бизнес-процесса.

• 
  Слайд 28

  Зачем мы всё это делали?

  Производительность труда

• 
  Слайд 29
  

  С П А С И Б О !