Презентация на тему "Microsoft access 2007.Создание таблиц"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Microsoft Access 2007.Создание таблиц

  Виртуальная лабораторная работа ГУ КузГТУ, Кафедра «Автомобильные перевозки» Автор: Семенова Ольга Сергеевна 2013

• 
  Слайд 2
  

  В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Для этой цели предназначены базы данных. Система управления базами данных (СУБД) - это программа, предназначенная для создания базы данных и организации хранения, обработки и поиска информации.Наиболее используемые из существующих СУБД: Oracle, DB2, MS SQL Server, FoxPro, MS Access, Interbase, Sybase и др. Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины. База данных состоит из таблиц и, возможно, запросов, макросов, модулей, страниц доступа к данным, отчетов, форм. Введение

• 
  Слайд 3
  

  доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных; СУБД полностью русифицирована; возможность использования OLE технологии; интегрированность с пакетами MicrosoftOffice; поддержка WWW-идеологии; визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как VisualBasic или Delphi; широко и наглядно представлена справочная система; наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов. Преимущества использования СУБД MicrosoftAccess

• 
  Слайд 4
  

  Запустить систему Access можно несколькими способами: запуск с помощью главного меню в WINDOWS; запуск с помощью ярлыка на рабочем столе или панели MS Office; открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access. Запуск MicrosoftAccess При наличии вопросов о MicrosoftAccess прежде всего необходимо попытаться найти ответы на них в справочной системе. создать новую БД создать новую БД с помощью шаблонов Открыть ранее созданную БД

• 
  Слайд 5
  

  Обязательные объекты Access Таблицы В базе данных вся первичная информация хранится в виде таблиц. Таблица состоит из строк и столбцов(полей). Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. В каждой строке находится запись. Поле, однозначно определяющее запись, называется первичным ключом. Первичный ключ, состоящий из нескольких полей, называют составным. Таблицы могут быть связаны между собой. Связь между таблицами осуществляется между ключевым полем одной таблицы (основная таблица, первичный ключ) и полем другой таблицы (связываемая таблица, внешний ключ). Первичный ключ содержит уникальные (не повторяющиеся в данной таблице) значения, внешний ключ – нет. Имя основной таблицы Имя связанной таблицы Первичный ключ Первичный ключ Внешний ключ

• 
  Слайд 6
  

  Необязательные объекты Access Запросы создаются пользователем для выборки нужных сведений из одной или нескольких связанных таблиц. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих. Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы можно применять для создания панелей управления в приложениях (т. е. добавлять на них кнопки, переключатели, рисунки и т.д.). Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Макросы содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разрозненные операции обработки данных в одном приложении. Модули содержат программы на языке VisualBasic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения. Страницы доступа к данным предназначен для публикации в сети Интернет данных таблиц и запросов.

• 
  Слайд 7

  Создание таблиц в режиме таблицы

  После запуска Access нажмите кнопку «Новая база данных». Затем введите имя базы данных и нажмите кнопку «Создать». После этого приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы. Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код и есть первичный ключ, который в последствии будет использоваться для создания связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки созданной таблицы. В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появится третий столбец с наименованием «Добавить поле». Для удобства работы с таблицей столбцы необходимо переименовывать, для этого существует контекстное меню.

• 
  Слайд 8

  Создание таблиц в режиме конструктора

  При создании таблицы в режиме конструктора необходимо самостоятельно прописывать не только названия полей, но и тип данных. В окне конструктора таблиц также устанавливаются необходимые свойства полей.

• 
  Слайд 9

  Типы данных Microsoft Access

• 
  Слайд 10

  Основные свойства большинства типов данных

• 
  Слайд 11

  Основные свойства большинства типов данных (продолжение)

• 
  Слайд 12

  Основные значения свойства Размер поля типа данных Числовой

• 
  Слайд 13

  Свойство Формат поля типов данных Числовой, Денежный и Счетчик

• 
  Слайд 14

  Свойство Формат поля типа данных Дата/Время

• 
  Слайд 15
  

  Настройка отображения данных с помощью пользовательского форматирования

  Иногда требуется, чтобы данные в поле выводились в определенном формате, чтобы они выделялись или их было проще воспринимать. Для этого можно применять подходящие пользовательские форматы.

• 
  Слайд 16

  Установка связей между таблицами

  Это последний этап проектирования БД. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами. Связи между таблицами устанавливаются на ленте «Работа с базами данных»- «Схема данных». Ошибки при связывании полей возникают если: Связываемые поля имеют различный тип данных (Исключение: поле типа счетчик всегда связывается с числовым). Данные в полях противоречат друг другу (Внешний ключ содержит данные, отличные от значений первичного ключа).

• 
  Слайд 17

  Пример выполнения задания

  Задание: Создать БД, содержащую следующую информацию : «Номер маршрута», «Схема маршрута», «№ остановки», «х», «y», «Название остановки», «Номер по порядку». Выбрать оптимальный тип данных для каждого поля. Определить первичные ключи для каждой таблицы. Связать таблицы. Решение: Распределяем данные по таблицам. Выделяем основные объекты (сущности): 1)Маршруты, 2) Остановки. На одном маршруте может быть множество остановок, а одна остановка может принадлежать множеству маршрутов. Следовательно, связь между сущностями «Маршруты» и «Остановки» - «многие-ко-многим»(n:m) и для хранения данных требуется 3 таблицы. Информацию, относящуюся только к маршрутам, определяем в таблицу «Маршруты», а только к остановкам – в таблицу «Остановки». Информацию, относящуюся и к маршрутам и к остановкам помещаем в 3-ю таблицу (связанную). Связи между таблицами устанавливаются на ленте «Работа с базами данных»- «Схема данных». Ключевое поле «ID»(табл. Маршруты) является первичным ключом, связывается с полем «ID маршрута»(внешний ключ, табл. Маршрут-остановка). Ключевое поле «ID ОП»(первичный ключ, табл. Остановки), связывается с полем «ID ОП»(внешний ключ, табл. Маршрут-остановка). Замечание: имена полей в различных таблицах могут совпадать

• 
  Слайд 18

  Задания

  Задание 1. Спроектировать структуру БД, содержащую следующие данные: Фамилия исполнителя, год рождения исполнителя, год создания группы, адрес исполнителя, E-mail исполнителя, сот. телефон исполнителя, E-mail группы, название группы, руководитель группы, название альбома, дата выпуска альбома, название композиций, номер композиции в альбоме по порядку, жанр композиции, фотография исполнителя, фотография обложки альбома, цена альбома. Выбрать оптимальный тип данных для каждого поля. Построить ER-диаграмму БД. Определить первичные ключи для каждой таблицы. Связать таблицы. Задание 2. А) Название альбомов выделить красным цветом, а исполнителей – желтым. Б) Для поля «Год рождения исполнителя» установить условие на значение > 1900. Установить соответствующее значение свойства «Сообщение об ошибке». В) ФИО исполнителя перевести в верхний регистр. Г) Если у группы нет электронного адреса (поле «E-mail группы» пустое), то выводить надпись «нет E-mail». Д) К полю «цена альбома» автоматически добавлять слово «рублей». Цену выводить с точностью до 1 знака после запятой. Е) Добавить логическое поле «Лицензионный» со значениями «да»/«нет».

• 
  Слайд 19

  Задания дополнительныеВариант 1

  Задание 1. Создать БД, содержащую следующую информацию : «Фамилия», «Имя», «Дисциплина», «Преподаватель», «Оценка», год поступления в ВУЗ, группа, домашний адрес, школа, хобби, награды, «Дата рождения студента», E-mail студента. Построить ER-диаграмму БД. Выбрать оптимальный тип данных для каждого поля. Определить первичные ключи для каждой таблицы. Связать таблицы. Задание 2. А) Фамилии студентов выделить красным цветом, а преподавателей – синим. Б) Для поля «Дата рождения студента» установить формат число-месяц(прописью)-год. в) Для поля «год поступления в ВУЗ» установить условие на значение > 1900. Установить соответствующее значение свойства «Сообщение об ошибке». г) ФИО преподавателя перевести в верхний регистр. д) Если у студента нет электронного адреса (поле «E-mail студента» пустое), то выводить надпись «нет E-mail».

• 
  Слайд 20

  Задания дополнительные Вариант 2

  Задание 1. Создать БД, содержащую следующую информацию : имена, адреса, даты рождения, домашние и служебные телефоны всех служащих банка. В банке работает 5 отделов. Каждый отдел имеет свой профиль. Данные по каждому отделу включают: его состав и нач. отдела, прежние начальники, руководившие отделом за прошедшие 10 лет, должности подчиненных, образование, год принятия на должность. Выбрать оптимальный тип данных для каждого поля. Построить ER-диаграмму БД. Определить первичные ключи для каждой таблицы. Связать таблицы. Задание 2. А) Фамилии начальников отдела выделить зеленым цветом, а сотрудников – синим. Б) Для поля «Дата рождения сотрудника» установить полный формат даты. в) Для поля «год принятия на должность» установить условие на значение > 1000. Установить соответствующее значение свойства «Сообщение об ошибке». г) «Название отдела» перевести в верхний регистр. д) Если у сотрудника нет служебного телефона, то выводить надпись «нет служ. Тел.».