Презентация на тему "Обслуживающие функции секретаря.Технические функции секретаря."

Содержание

• 
  Слайд 1

  Обслуживающие функции секретаря.Технические функции секретаря.

• 
  Слайд 2

  План:

  1. Документационное обслуживание. 2. Бездокументное обслуживание. 2.1 Выполнение технических функций. 2.2 Телефонное обслуживание. 2.3 Организация приема посетителей. 2.4 Подготовка переговоров и совещаний. 2.5 Подготовка командировок.

• 
  Слайд 3

  1. Документационное обслуживание

• 
  Слайд 4
  

  Подготовка проектов документов, регистрация и контроль за исполнением.Составление и оформление документов управления. Подготовка протоколов, актов, писем, факсов, справок, докладных записок, контрактов, должностных инструкций. Референтская деятельность, работа с текстами управленческих документов при подготовке докладов, выступлений руководителя. Составление отчетов, сводок, аннотаций. Создание баз данных по документам, корреспондентам и т.д.

• 
  Слайд 5
  

  Ведение документов по личному составу: Подготовка приказов по личному составу. Заполнение трудовых книжек и личных карточек. Ведение личных дел. Подготовка трудовых контрактов (договоров) и должностных инструкций.

• 
  Слайд 6
  

  Организация работы с документами: Обработка поступающих и отправляемых документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Классификация, систематизация и хранение документов. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

• 
  Слайд 7

  ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

  Начало и первая половина дня   1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя. Привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), просмотреть план на предстоящий день.   2. Подборка в соответствии с планом на текущий день нужных документов и дел.   3. Обработка и регистрация полученной корреспонденции.   4. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя (выделить главную мысль документа путем подчеркивания, подобрать материалы, относящиеся к данному вопросу).   5. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям несложных документов.   6. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.   7. Утренний доклад руководителю о корреспонденции.   8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Запись указаний и распоряжений руководителя.   9. Передача по телефону или лично указаний руководителя соответствующим исполнителям, напомнить об истекающих сроках исполнения документов.   10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).   11. Подшивка исполненных документов в дела.   12. Реферирование и редактирование документов.   13. Выполнение печатных работ.   14. Копирование и размножение документов в соответствии с указаниями руководителя.  

• 
  Слайд 8
  

  Вторая половина дня 15. Продолжение работы с телефоном и посетителями.   16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.   17. Вечерний доклад руководителю о вновь поступившей корреспонденции и исполненных документах. Взять у руководителя отработаннее им документы.   18. Наметить мероприятия на следующий день.   19. Обработка и отправка исходящих документов адресатам Конец рабочего дня   20. Просмотр ежедневника и информирование соответствующих служб о подготовки к проведению мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.). 21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.   22. Привести в порядок своего рабочего места.

• 
  Слайд 9

  2. Бездокументное обслуживание

• 
  Слайд 10

  Выполнение технических функций

  Ксерокопирование материалов и документов. Отправление и прием факсов. Набор документов на компьютере. Получение и отправка корреспонденции. Информационно-поисковая и справочная работа. Поддержание чистоты и порядка в приемной и кабинете руководителя.Обеспечение приемной и руководителя канцелярскими принадлежностями. Обеспечение технической исправности оргтехники. Приготовление чая, кофе для руководителя и отдельных посетителей. Предварительная закупка продуктов и напитков.

• 
  Слайд 11

  Телефонное обслуживание

  Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.Запись телефонных сообщений в отсутствие руководителя.Переадресовка телефонных звонков компетентным специалистам.Составление и постоянное обновление внутреннего телефонного справочника отделов и должностных лиц фирмы.Составление и постоянное обновление телефонного справочника организаций и лиц, с кем поддерживаются регулярные телефонные контакты.

• 
  Слайд 12
  
• 
  Слайд 13

  Примеры телефонограммы

• 
  Слайд 14

  Организация приема посетителей

  Согласование с руководителем правил приема посетителей и определения приоритетных лиц.Согласование с руководителем часов приема сотрудников по текущим и личным вопросам, посетителей других организаций.Составление графика (предварительная запись) приема посетителей.

• 
  Слайд 15

  Подготовка переговоров и совещаний

  Уточнение даты и места проведения.Предварительное оповещение участников переговоров и совещаний, контроль за явкой и доклад руководителю о причинах отсутствия участников.Обеспечение или контроль за подготовкой материалов к мероприятию.Подготовка канцелярских принадлежностей и напитков. Регистрация участников мероприятия.Ведение записей и протоколов во время мероприятия.Подготовка протоколов и записей по прошедшему совещанию (переговорам) и предоставление их руководителю.При необходимости рассылка материалов заседания в соответствии с указаниями руководителя.

• 
  Слайд 16

  Подготовка командировок

  Уточнение даты, места назначения, продолжительности и цели поездки.Разработка и согласование программы с руководителем и принимающей стороной.Составление списка необходимых личных и служебных документов и материалов.Бронирование проездных билетов и мест в гостинице.Оформление выездных документов и командировочного удостоверения.Сообщение принимающей стороне точной даты приезда, номер рейса и время прибытия.Получение заданий руководителя на время его отсутствия.

• 
  Слайд 17

  Пример командировочного удостоверения

• 
  Слайд 18

  Список литературы

  1.Байкова Ю. И. Настольная книга секретаря-референта. 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во: ООО «Издательство «Эксмо», 2009. – 312с.2. Басаков М. И. Справочник секретаря-референта. – Ростов н/Д.: Феникс, 2010. – 416с. 3. Галахов В. В., Корнеев И. Н. Секретарское дело (Образцы документов, организация и технология работы). Учебно-практическое пособие. М., 2011. 4.  Галахов В. В. Секретарь-референт высокой квалификации: Организация секретарского дела. – М.: Академия, 2009. – 240с. 5.  Демин Ю. М. Секретарское дело. Универсальный справочник. М., 2012.6.  Еремина Н. Л. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение. – Новосибирск, 2009. – 192с. 7.  Кузнецова Т. В. Секретарское дело. М., 2011. 8.  Рогожин М. Экспресс-курс секретаря. – СПб.: Питер, 2009. – 288с.9.  Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря: Разработка, учет и хранение служебной документации. – СПб.: Омега-Л, 2012. – 152с.10.  Стенюков М. В. Профессия – секретарь. – М.: Приор-издат, 2010. – 288с. 11.  Хмельницкая О. Секретарь - лицо компании (имидж секретаря, деловой этикет и протокол). – Новосибирск: Изд-во: Сибирское университетское издательство, 2009. – 127с.12.  Шейнов В. П. Секретарь: Секреты профессии. М., 2010. 180с. 13.  Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. М., 2009.

• 
  Слайд 19

  Выполнила студентка 4 курса 6 группы факультета ДиПОНикулина Елена

  Орел 2012