Содержание
-
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (МУ) 17/17 зачёт ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ЭГ) 17/17 зачёт ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ (ФК, ЭУ) 17/17 зачёт ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (МУ + КУРСОВАЯ РАБОТА) 16/18 экзамен – другая программа, сделать УМК
-
Темы рефератов (докладов)
1. Делопроизводство в Древнерусском государстве. 2. Приказное делопроизводство XV–XVII вв. 3. Система коллежского делопроизводства. 4. Система министерского делопроизводства XIX–XX вв. 5. История управления и делопроизводства в 1917–1941 гг. 6. История управления и делопроизводства в 1945–1990 гг. 7. Подготовка и обслуживание совещаний. 8. Организация приема посетителей и работа с письменными обращениями граждан. 9.Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа. 10. Защита конфиденциальной информации при проведении со- вещаний и переговоров. 11. История формирования Государственной архивной службы РФ. 12. Архивный фонд РФ, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы. 13. Организация секретарской деятельности. 14. Этикет делового общения.
-
Введение в дисциплину. Основные понятия и определения. Тема 1
-
Основные понятие и терминология Унифицированные системыдокументации. Классификация документов. Нормативно-методическая база Вопросы темы
-
Введение в дисциплину
ВОПРОС № 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОУ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
-
ОБЪЕКТ ВОПРОС № 1
-
ПРЕДМЕТ ВОПРОС № 1
-
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ВОПРОС № 1
-
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ (от лат. documentum — доказательство) ВОПРОС № 1 запись информации на различных носителях по установленным правилам. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения.
-
ВОПРОС № 1 ДОКУМЕНТООБОРОТ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. ИНФОРМАЦИЯ
-
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) ВОПРОС № 1
-
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА ВОПРОС № 1
-
Реквизиты документа ВОПРОС № 1 это элементы, составляющие каждый документ: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д. Реквизит документа — обязательный элемент оформленияофициального документа
-
это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Официальные документы ВОПРОС № 1
-
юридическая сила ДОКУМЕНТА ВОПРОС № 1 — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим Законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. К наиболее юридически значимым реквизитам относятся наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
-
Должностные лица, выпускающие документ, обязаны!
-
Степень подлинности документа ВОПРОС № 1 это в управленческой практике разделение документов на: черновой беловой ПОДЛИННИК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА Копия документа
-
это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. ВОПРОС № 1 Система документации ОРД – организационно-распорядительная документация
-
ВОПРОС № 2 информация
-
ВОПРОС № 2 Основными направлениями совершенствования документации являются УНИФИКАЦИЯ и СТАНДАРТИЗАЦИЯ УНИФИКАЦИЯ – приведение чего-либо к единой системе СТАНДАРТИЗАЦИЯ -это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов
-
Унификация документов предполагает:
установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов. ВОПРОС № 2
-
Унифицированная система документации (УСД)
— это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. ВОПРОС № 2
-
Важно!!!
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ВОПРОС № 2
-
СТАНДАРТ представляет собой нормативно- технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. ВОПРОС № 2 Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993, стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
-
СОВРЕМЕННАЯ СТРУКТУРАУПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙВ РОССИИ
ВОПРОС № 2
-
КЛАССИФИКАЦИЯ Документов ВОПРОС № 3
-
Нормативно-методическая база
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993№ 5341-1; Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 (с изм. и доп. от 06.10.1997); Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ; Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ; Федеральный закон «Об электронной и цифровой Подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. ВОПРОС № 4
-
Нормативно-методическая база ДОУ
Для оформления документов используется государственный стандарт Российской Федерации — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и веденный в действие с 01.07.2003 взамен одноименного стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 от 2001 г.), отмененного постановлением Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. ВОПРОС № 4
-
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:
состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации. ВОПРОС № 4
-
Существуют и другие ГОСТы, используемые для оформлениядокументов:
ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации»; ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»; ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»; ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»; ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»; ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.). ВОПРОС № 4
-
Классификаторы, используемые в ДОУ
-
Структура кода в ОКУД имеет следующий вид:
ВОПРОС № 4
-
Например, документ «Расчетная ведомость по страховымвзносам в Пенсионный фонд» по ОКУД имеет код 09010046.
ВОПРОС № 4
-
Содержимое классификатора ОКУД имеет следующий вид (представлены отдельные фрагменты):
ВОПРОС № 4
-
Общие правилаоформления документов Тема 2
-
Требования к оформлению реквизитов документов. Бланки документов. Требования к изготовлению, использованию, учету и хранению гербовых бланков. Вопросы темы
-
Требования к оформлению реквизитов документов
РЕКВИЗИТ (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) ВОПРОС № 1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» 30 реквизитов
-
-
Реквизит (№1)
ВОПРОС № 1 Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
-
Реквизит (№2)
ВОПРОС № 1 Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
-
Реквизит (№3)
ВОПРОС № 1 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещается в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации (или товарный знак) должна быть зарегистрирована в установленном законом порядке. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5 х 2,5 см. Эмблема органов Рис. 5.1.5. Эмблема Вооруженных налоговой полиции
-
Примеры размещения товарных знаков на бланках
-
Реквизит (№4)
ВОПРОС № 1 Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа. Например, 44465533 (включает восемь знаков). Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
-
Реквизит (№5)
ВОПРОС № 1 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
-
Реквизит (№ 6)
ВОПРОС № 1 Идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
-
Реквизит (№ 7)
ВОПРОС № 1 Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
-
Реквизит (№ 8)
ВОПРОС № 1 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Пример расположения наименования организации
-
Пример расположения наименования организации на государственном языке субъекта Российской Федерации Пример оформления бланка для переписки с иностранным корреспондентом
-
Пример расположения наименования организации на государственном языке субъекта Российской Федерации Пример наименования частной организации, являющейся юридическим лицом
-
Реквизит (№ 9)
ВОПРОС № 1 Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
-
Реквизит (№ 10)
ВОПРОС № 1 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
-
Реквизит (№11)
ВОПРОС № 1 Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
-
Реквизит (№ 12)
ВОПРОС № 1 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
-
Реквизит (№ 13)
ВОПРОС № 1 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
-
Реквизит (№ 14)
ВОПРОС № 1 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.
-
Реквизит (№ 15)
ВОПРОС № 1 В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
-
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.С. Сидорову или Президенту АОЗТ «Сиблитмаш» И.И. Иванову ВОПРОС № 1
-
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов, городов Новосибирской области Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Новый мир» Малый Путенковский переулок, 1/2, ГСП, Москва, 103806 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Гуляеву А.Н. ул. Мира, д. 11, кв. 12, Новосибирск, 630102 Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат но отношению к самой длинной строке. Например: Председателю ЗАО «Сиблитмаш» В.А. Григорьеву
-
Перечень реквизитов документов (№16)
ВОПРОС № 1 Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
-
Например-. УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации Личная подпись А.А. Иванов 12.02.2007 Например". УТВЕРЖДЕН Протоколом общего собрания акционеров от 15.03.2007 № 12 или УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя v Правления банка от 30.06.2007 № 82 Например'. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Сибстальконструкция» Личная подпись В.И. Петров 10.06.2007
-
Перечень реквизитов документов (№17)
ВОПРОС № 1 В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Зайцевой А.В. Никитину П.С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2007 Личная подпись 10.02.2007
-
Перечень реквизитов документов (№18)
ВОПРОС № 1 Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: Приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2007 года»; Протокол (чего?) заседания педагогического совета. Должностная инструкция секретаря-референта Приказ о создании аттестационной комиссии Об освобождении от должности Петрова Н.К. Акт (чего?) приема-передачи дел
-
Перечень реквизитов документов (№19)
ВОПРОС № 1 Отметка о контроле. Срок исполнения документа указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».
-
Реквизит (№20) ВОПРОС № 1 Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется через 1 — 1,5 интервала шрифтом № 13, 14 или 15. (Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.) Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля
-
Перечень реквизитов документов(№21)
ВОПРОС № 1 Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. Например: Приложение № 1 к постановлению главы администрации области от 10.01.2007 №30 Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора Института от 16.05.2007 № 10
-
Перечень реквизитов документов(№ 22)
ВОПРОС № 1 Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка Например: Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления Личная подпись Н.А.Сергеев или Директор института Личная подпись Н.А.Сергеев Например: Директор завода Личная подпись В.В. Волков Главный бухгалтер Личная подпись В.М. Семенова
-
Например: Заместитель министра Заместитель министра транспорта РФ сельского хозяйства РФ Личная подпись А.А.Петров Личная подпись А.В. Смирнов Например". Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьева Личная подпись С.П. Матвеев Личная подпись В.А. Филатов Например: Исполнительный директор ЗАО «Сибиряк» Личная подпись И.И. Петров
-
Перечень реквизитов документов(№ 23)
ВОПРОС № 1 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 10.02.2007 №5 или СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ от 10.02.2007 №01-4/270 Например: СОГЛАСОВАНО Зам. губернатора края Личная подпись И.И. Петров 12.03.2007
-
Перечень реквизитов документов(№ 24)
ВОПРОС № 1 Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
-
Например: Начальник экономического отдела Личная подпись А.И. Ващук 20.06.2007 Замечания прилагаются. Начальник экономического отдела Личная подпись А.И. Ващук 20.06.2007 0
-
Реквизит (№ 25)
ВОПРОС № 1 Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати рекомендуется проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например: Начальник управления Печать Личная подпись Г.В. Сидоров
-
Реквизит (№ 26)
ВОПРОС № 1 Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита подпись проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например: Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись А.С. Смирнов 10.02.2007
-
Реквизит (№ 27)
ВОПРОС № 1 Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем ушу. Например: В.А. Аксенов 22-50-32
-
Реквизит (№ 28)
ВОПРОС № 1 Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05.2000 В дело № 08-15 Исполнитель Б.Л.Корнев
-
Реквизит (№ 29)
ВОПРОС № 1 Отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
-
Реквизит (№ 30)
ВОПРОС № 1 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации
-
Бланки документов и требования к ним
«Бланк» - это стандартный лист бумаги воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. ВОПРОС № 2 В соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 поля бланков документов должны соответствовать следующим размерам: • левое — 20 мм; • правое — 10 мм; • верхнее — 20 мм; • нижнее — 20 мм.
-
Расположение реквизитов документов и границы зонна формате А4 углового бланка. (рис.1) ГОСТ Р 6.30-2003 и продольного (рис.2)
(рис.1) (рис.2) ВОПРОС № 2
-
ВОПРОС № 2
-
Образец общего бланка организации Образец углового бланка организации
-
Образец продольного бланка письма организации Образец продольного должностного лица
-
Требования к изготовлению, учету, использованию и хранениюбланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
ВОПРОС № 3 В соответствии с п. 10 Положения о Государственном гербе Российской Федерации, Указом Президента РФ от 30.11.1993 №2050
-
Учёт гербовых бланков
ВОПРОС № 3 При поступлении бланков: • наименование вида гербового бланка; • дата поступления; • номер сопроводительного документа; • наименование организации — поставщика гербовых бланков; • количество экземпляров; • серия и номера гербовых бланков; При выдаче бланков: • наименование вида гербового бланка; • количество экземпляров; • серия и номера гербовых бланков; • наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; • расписка в получении; • примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
-
Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
Задание № 1
-
Задание № 2 Задание № 3
-
Задание № 4
-
Задание № 5
-
Задание № 6
-
Задание № 7 Задание № 8
-
Наименование организации С П Р А В К А Задание № 9
-
Задание № 10
-
Задание № 11
-
Система организационно-правовой документации Тема 3
-
Назначение, состав, составление и оформление организационно-правовой документации: Устав Положение о структурном подразделении Штатное расписание Должностная инструкция Правила внутреннего трудового распорядка Структура и штатная численность Вопросы темы
-
Организационные документы это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов.
-
это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. ВОПРОС № 1 устав
-
-
-
ВОПРОС № 2 Положение о структурном подразделении нормативно-правовой акт, регламентирующий порядок образования структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов управления государства
-
-
Правила внутреннего трудовогораспорядка
ВОПРОС № 3 это документ, в котором отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации.
-
ВОПРОС № 4 Штатное расписание это документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы
-
-
ВОПРОС № 5 Структура и штатная численность Определяются в соответствии с ее уставом и закрепляются специальным документом, в котором перечисляются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей
-
-
ВОПРОС № 6 Должностная инструкция это документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима для регламентации деятельности работника, контроля за порядком исполнения им своих функций и обязанностей, а также для разрешения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях
-
-
Система плановой документации Тема 4
-
Назначение, состав, составление и оформление плановой документации. Вопросы темы
-
Виды плановой информации
-
Система распорядительной документации Тема 5
-
Назначение, состав, составление и оформление распорядительной документации: Приказы Указы Распоряжения Решения Вопросы темы
-
Распорядительные документы
документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
-
Стадии подготовки распорядительного документа
-
Реквизиты распорядительных документов
-
Текст распорядительных документов
-
Постановление это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения
-
-
Приказ это правовой документ, издаваемый организациями, действующими на основе принципов единоначалия, руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций и предприятий для решения оперативных задач, стоящих перед ними По основной деятельности По личному составу
-
-
-
Структура приказа
-
Указание это распорядительный документ, издаваемый на предприятиях и в учреждениях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления
-
-
Распоряжение это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений
-
-
Решение это нормативный документ, издаваемый коллегиальным органом по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов — коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.д.
-
-
Составьте приказ открытого акционерного общества «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части «утвердите» инструкцию и «поручите» заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции Задание № 1
-
Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно. Задание № 2
-
Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2007 по 01.09.2007. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 15 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно. Задание № 3
-
Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам. Задание № 4
-
Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей. Задание № 5
-
Составьте приказ об итогах работы с документами в 2007 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, разработать меры по улучшению этой работы. Задание № 6
-
Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно Задание № 7
-
Составьте указание заместителя директора ОАО «Эталон» о графике отпусков на 2007 г. Предложите руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предлагаемого срока отпуска в 2007 г. Укажите срок представления списков отделу кадров, укажите срок составления сводного графика отпусков. Задание № 8
-
Составьте решение совета директоров ассоциации «Российская пушнина» о подготовке к пушному аукциону в Санкт-Петербурге. В констатирующей части сошлитесь на план совета директоров ассоциации, в котором запланирован этот аукцион. В постановляющей части назначьте ответственным представителем ассоциации на аукционе начальника отдела маркетинга и поручите ему подготовить предложения по составу делегации и уточнить ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом. Укажите сроки выполнения поручений. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно. Задание № 9
-
Подготовьте проект распоряжения ОАО «Примус» о проведении ремонтных работ. В констатирующей части укажите цель издания распоряжения (в связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 5). В распорядительной части укажите сроки проведения ремонтных работ, ответственных, контроль за исполнением распоряжения возложите на начальника цеха. Задание № 10
-
СИСТЕМА СПРАВОЧНО- ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Тема 6
-
Назначение, состав, составление и оформление справочно-информационной и cправочно-аналитической документации Деловая переписка Докладные Объяснительные записки Справка Вопросы темы
-
Информационно-справочные документы
содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.
-
СПРАВКА это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. СПРАВКА ПО ПРОИЗВОДСВЕННЫМ ВОПРОСАМ СПРАВКА С МЕСТА РАБОТЫ
-
-
-
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА это документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса, или факта. ВНУТРЕННИЕ ВНЕШНИЕ
-
-
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА это документ, составляемый работником (должностным лицом) организации и объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины
-
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА это документ, составляемый работником (должностным лицом) организации и объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины
-
-
ПРОТОКОЛ это документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений. название вида документа, дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи председателя заседания и секретаря.
-
ВВОДНАЯ ЧАСТЬ - приводятся данные о председателе, секретаре, присутствующих членах коллегиального органа и приглашенных на заседание, а также излагается повестка дня ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ («СЛУШАЛИ» - «ВЫСТУПИЛИ» - «ПОСТАНОВИЛИ» (РЕШИЛИ))
-
-
ТЕЛЕГРАММА, ТЕЛЕТАЙПОГРАММА это официальное сообщение, переданное по телеграфу. ТЧК ЗПТ , .
-
-
ТЕЛЕФОНОГРАММА это оперативная информация, передаваемая по телефону, которая записывается от руки. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
-
-
ФАКС, ТЕЛЕФАКС современный способ передачи информации. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного: текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты
-
Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.2007 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.2007 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2007 г. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2007 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно. ЗАДАНИЕ № 1
-
Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно. ЗАДАНИЕ № 2
-
Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад. ЗАДАНИЕ № 3 ЗАДАНИЕ № 4 Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
-
Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика. ЗАДАНИЕ № 5 ЗАДАНИЕ № 6 Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
-
Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%. ЗАДАНИЕ № 7 ЗАДАНИЕ № 8 Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
-
Составьте справку об исполнении контрольных документов за первое полугодие 2007 г. на предприятии. Всего контрольных документов было 300, они направлены для исполнения в пять отделов: в три отдела по 50 документов, в два отдела—по 75 документов. 20 документов исполнены с нарушением установленных сроков — нарушены сроки одним отделом. Остальные недостающие реквизиты укажите самостоятельно. ЗАДАНИЕ № 9 ЗАДАНИЕ № 10 Составьте объяснительную записку о причинах пропусков занятий по технике безопасности, которые были организованы для всех работающих на предприятии. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
-
Составьте акт ревизии кассы фирмы ревизором контрольно-ревизионного управления. Недостачи и излишки не установлены. ЗАДАНИЕ № 11 ЗАДАНИЕ № 12 На основе приказа директора предприятия составьте акт о списании товарно-материальных ценностей «О проведении инвентаризации товарно- материальных ценностей». В акте должно быть отмечено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы указанные ниже ценности и они подлежат списанию и исключению из учета.
-
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО ZIP-CODE=КОД МОЛНИЯ
-
Состав реквизитов ПИСЬМА (САМОСТОЯТЕЛЬНО) – М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов «Курс делопроизводства с . 48»
1) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема, или товарный знак организации); 2) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций); 3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН); 4) идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП); 5) наименование организации (полное или сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата документа; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах); 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12) текст; 13) отметка о наличии приложения; 14) подпись; 15) фамилия и номер телефона исполнителя; 16) идентификатор электронной копии документа; 17) резолюция; 18) отметка о контроле; 19) отметка о поступлении.
-
Виды служебных (деловых) писем:
-
-
Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования. Задание № 1 Задание № 2 Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
-
Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне. Задание № 3 Задание № 4 Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
-
Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов. Задание № 5 Задание № 6 Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
-
Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно- монтажной фирмы «Альтэе» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево. Задание № 7 Задание № 8 Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
-
Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 2006—2007 гг. зерно.тво жилого дома в пос. Коченево. Задание № 9 Задание № 10 Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. м2 для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2007 г. для треста «Запсибтранс-строй»
-
Составьте письмо-просьбу Доволенскойинкубаторно- птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 450 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению. Задание № 11 Задание № 12 Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа
-
Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2007 г. леса в Литву в количестве 5000 м3, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в Речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса. Задание № 13 Задание № 14 Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направленияхт своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2007 г.
-
Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2007 г. леса в Литву в количестве 5000 м3, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в Речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса. Задание № 15 Задание № 16 Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2007 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз»
-
Задание № 17 Задание № 18 Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидуум» в комитет по внешнеэкономическим связям администрации области о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. м3. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.
-
Задание № 19 Задание № 20 Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов. Составьте письмо-просьбу государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве-3» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.
-
Задание № 21 Задание № 22 Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирск-снабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.
-
Задание № 23 Задание № 24 Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2007 г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки
-
Задание № 25 Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого пред- приятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейритекс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.
-
-
Система отчетной документации Тема 7
-
1. Назначение, состав, составление и оформление отчетной документации Вопросы темы
-
Документы по личному составу Тема 8
-
1. Назначение, состав, составление и оформление документов по личному составу: Приказы, Заявление, Трудовой контракт, Трудовая, Книжка, Личное дело, Личная карточка. Вопросы темы
-
Организация документооборота Тема 9
-
Порядок движения документов в организации. Регистрация и контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел и формирование дел. Подготовка документов к передаче в архив Вопросы темы
-
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан Тема 10
-
Законодательно-нормативные акты, технология работы с обращениями граждан. Вопросы темы
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.