Презентация на тему "ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ"

Содержание

• 
  Слайд 1

   ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

  Значение деловой переписки Способы передачи деловой информации Содержание переписки Требования к деловому письму Особенности деловой переписки Реквизиты делового письма Виды деловой переписки

• 
  Слайд 2

  ЗНАЧЕНИЕ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

  Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она - один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

• 
  Слайд 3

  СПОСОБЫ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

  почтовая связь электронная связь

• 
  Слайд 4

  СОДЕРЖАНИЕ ПЕРЕПИСКИ

  запросы уведомления соглашения претензии напоминания требования гарантии разъяснения подтверждения просьбы рекомендации

• 
  Слайд 5

  ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОМУ ПИСЬМУ

  письма оформляются на специальных бланках письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы

• 
  Слайд 6

  ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

  Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом

• 
  Слайд 7

  РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

  государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; регистрационный номер документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• 
  Слайд 8

  ТИПЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ ПО ТЕМАТИЧЕСКОМУ ПРИЗНАКУ

  ДЕЛОВАЯ (деловое письмо) Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. КОММЕРЧЕСКАЯ (коммерческое письмо) Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них).

• 
  Слайд 9

  ВИДЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИСлужебное (деловое) письмо 

  Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений. ***Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

• 
  Слайд 10

  Телеграмма 

  – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя.

• 
  Слайд 11

  Телекс

  Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов. Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы и содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения. – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

• 
  Слайд 12

  Факс или телефакс (факсограмма) 

  Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

• 
  Слайд 13

  Телефонограмма

  Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

• 
  Слайд 14

  Электронное сообщение 

  – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями

• 
  Слайд 15

  СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!