Презентация на тему "Аудит"

Содержание

• 
  Слайд 1
  

  ПОДГОТОВКА К СЕРТИФИКАЦИОННОМУ АУДИТУ Евгения Соловей Сибирский сертификационный центр pptcloud.ru

• 
  Слайд 2

  Оценка соответствия

  ISO 9001:2000 – модель для оценки, система требований Соответствие не только стандарту, а требованиям потребителя и всех заинтересованных сторон Общие принципы управления

• 
  Слайд 3

  Цели аудита

• 
  Слайд 4

  Внешний аудит

  ISO 9001:2000 – международно-признанный стандарт Независимая оценкатретьей стороной, подтверждение соответствия Аудит документации Предварительный аудит Сертификационный аудит Надзорные аудиты

• 
  Слайд 5

  Цели сертификационного аудита

  Соответствие стандарту ISO 9001:2000 - ‘соответствует ли то, что мы делаем, требованиям стандарта‘ Соответствие практики документированной системе ТПУ - ‘делаем ли мы то, что говорим’ Эффективность СМК ТПУ Соответствиетребованиям органа по сертификации(использование знакасоответствия NQA)

• 
  Слайд 6
  
• 
  Слайд 7

  Периодичность и объем аудита

• 
  Слайд 8

  Периодичность и объем

  Внешний аудит Предварительный аудит – аудит документации по менеджменту качества Сертификационный аудит – вся система Надзорный аудит – 1 раз в год в течение срока действия сертификата (3 года) – вся система (согласно области сертификации)за 3 года в полном объеме

• 
  Слайд 9

  Продолжительность

  Таблица определения аудито-дней Зависит от размера и сложности организации Сертификационный аудит - 10 аудито-дней

• 
  Слайд 10

  Технологии, направление и область аудита

• 
  Слайд 11

  Технологии проведения аудита

  Аудитдокументированных процедур – Обязательные процедуры проверяются во всех подразделениях Аудитподразделений – проверка подразделения по всем процедурам и процессам, касающимся его деятельности

• 
  Слайд 12

  Направление аудита

  Ход по цепочке Прямая прослеживаемость Входные данные – выходные данные Прослеживается взаимодействие между разными областями деятельности Области, не являющиеся частью повседневной работы, должны быть включены в программу Анализ со стороны высшего руководства Тренинг Внутренний аудит

• 
  Слайд 13

  Область аудита

  Определяет – какой элемент стандарта или какая деятельность будут проверяться Организация имеет множество видов деятельности. В область регистрации включены несколько из них. 6 пилотных подразделений Расширение области при последующих проверках

• 
  Слайд 14

  Почему важно правильно определить область

  Может существенно повлиять на ход и результаты аудита Играет роль при: Отборе аудиторов Планировании времени Продолжительности и эффективности аудита

• 
  Слайд 15

  Требования к аудиторам

• 
  Слайд 16

  Требования к внешним аудиторам

  Высшее образование 4 года опыта работы 2 года опыта работы в области менеджмента качества Квалификация, полученная на специализированном тренинг-курсе Регистрация Опыт проведения консультаций Опыт проведения аудитов

• 
  Слайд 17

  Качества аудитора

  ISO19011 – Требования к квалификацииаудиторов Коммуникабельный Квалифицированный специалист Чуткий Профессиональный Честный Тактичный и дипломатичный Убедительный Объективный Логичный

• 
  Слайд 18
  

  Нежелательные качества Грубый Агрессивный Не проявляющий интереса Высокомерный Неподготовленный Плохо ориентирующийся во времени Подавляющий

• 
  Слайд 19

  Подготовка к аудиту

• 
  Слайд 20

  Программа аудита

  Определяет ход и направление аудита Должна быть тщательно, детально разработана с учетом всех аспектов

• 
  Слайд 21

  Проведение аудита

• 
  Слайд 22

  Вступительное собрание

  Всегда является началом любого аудита Участвуют аудиторы и представители руководства предприятия\подразделения Полезно участие гида и\или консультанта Продолжается 20-30 минут

• 
  Слайд 23

  Вступительное собрание

  Представление Заявление о конфиденциальности Подтвердить область и цели аудита Определить часы работы и доступность персонала \ гида Обсудить программу аудита Объяснить методы проведения аудита и выявления несоответствий Уточнить месторасположение помещений и т. д. Проверить наличие мер по технике безопасности Подтвердить время, место и состав участников заключительной встречи

• 
  Слайд 24

  Общие положения программы аудита

  Выполнение корректирующих мероприятий по результатам предаудита Результаты внутренних проверок Общие требования к СМК (4.1, 4.2) Ответственность руководства (Раздел 5) Анализ со стороны высшего руководства Реализация процессов Управление ресурсами Процессы, относящиеся к потребителю Мониторинг и измерения Анализ данных Улучшение и предупреждающие действия Управление несоответствиями

• 
  Слайд 25

  Аудиторы будут (могут)

  Беседовать с любым сотрудником Перепроверять полученную информацию и ответы Проводить перекрестные проверки Проверять взаимодействие между подразделениями

• 
  Слайд 26
  

  Проверять взаимодействие внутри подразделения Проверять рабочую документацию и данные Отыскивать объективные доказательства для подтверждения выявленных несоответствий

• 
  Слайд 27

  Роль сопровождающих

  Наблюдать (не принимать участие) Давать пояснения Адресовать вопросы аудиторов к компетентным (соответствующим) сотрудникам

• 
  Слайд 28
  

  Предупреждать (если возможно) появление ЗНАЧИТЕЛЬНЫХ несоответствий Выявлять вопросы, которые могут касаться других подразделений Поддерживать связь с другими подразделениями (если необходимо)

• 
  Слайд 29

  Ведение записей

  В результате проверки аудитор должен представить объективные доказательства того, что он видел во время аудита какие документы, файлы, учебные планы, записи, приборыи т.п. были проверены и использованы для принятия решения Используются не только для подтверждения несоответствия, но и положительных аспектов деятельности Должны быть воспроизводимыми

• 
  Слайд 30

  Примеры

  Для получения объективных доказательств Сколько примеров?Больше, чем один Выбор может основываться на количестве в день\неделю\месяц Все проверить невозможно Примеры – для вынесения оценки работоспособности системы

• 
  Слайд 31

  Отчет о проведении аудита

• 
  Слайд 32

  Отчет о проведении аудита

  После завершения фазы сбора информации – необходимо ее оценить Несоответствие, отклонение, нарушение, ошибка, дефект… Несоответствие

• 
  Слайд 33

  Несоответствия

• 
  Слайд 34
  

  ISO 9000:2000 - невыполнение установленного требования Сопоставлении с целями аудита – Соответствие стандарту Соответствие документированной системе и ее процедурам Система работает, но не полностьюзадокументирована Соответствие требованиям контракта Соответствие требованиям органа по сертификации (например, использование знака)

• 
  Слайд 35
  

  Примеры: Система не соответствует требованиям стандарта В документации системы качества отсутствует описание проверки и утверждения внесения изменений в учебные планы Практика не соответствует документированной системе Оформление отчета по выполнению индивидуального плана проводится не во всех случаях согласно требованиям, как указано в процедуре ХХХ, п. ХХХ

• 
  Слайд 36

  Несоответствия

  Примеры: Система не полностью задокументирована Папки с документами идентифицированы, но система идентификации не описана документально Несоответствиеспециальнымтребованиям контракта Не обеспечен элективный курс ХХХ согласно требованиям контракта на целевую подготовку и индивидуального плана обучения

• 
  Слайд 37
  

  В отчет могут быть включены замечания Система работает, требования соблюдены, но потенциально может развиться несоответствие – область, требующая улучшения Сложно определить – отклонений нет, но необходимо что-то скорректировать Возможность получить положительный для системы эффект

• 
  Слайд 38

  Градация несоответствий

  Значительное несоответствие Отсутствие системы или ее отдельных элементов не предусмотрена процедура проведения анализа со стороны высшего руководства  Полное невыполнение требований системы разработана процедура хранения записей о повышении квалификации, но не обнаружено доказательств того, что она выполняется

• 
  Слайд 39

  Градация несоответствий

  Несколько незначительных несоответствий, относящихся к одному элементу системы  В 4 из 5 проверенных подразделений не выполняется процедура контроля записей по качеству Важно! 1значительное несоответствие может предусматриватьотрицательное решение о выдаче сертификата

• 
  Слайд 40
  

  Незначительное несоответствие  Система разработана и внедрена, но имеет место временное нарушение в ее использовании  2 бланка заявки на закупку комплектующихиз 10 не имеют подписи Сертификат может быть выдан при нескольких незначительных несоответствиях

• 
  Слайд 41

  Устранение несоответствий

  Рекомендуется устранять выявленные несоответствия в ходе аудита и до заключительного собрания представить аудиторам документально оформленные доказательства устранения выявленных несоответствий и замечаний

• 
  Слайд 42

  Заключительное собрание

  Вопросы для обсуждения: Представление результатов – в том числе положительных Представление несоответствий (индивидуально или ведущим аудитором) Приглашение к обсуждению Определение и согласование корректирующих мероприятий Представление заключения (рекомендации для выдачи сертификата) Последующие действия Информация о документации результатов аудита

• 
  Слайд 43

  Письменный отчет

  Содержание: Административная информация (номер, дата и т.п.) Область и цели аудита Имена и функции аудиторов Имена и функции ключевых работников Копия программы аудита Выводы по наблюдениям Выявленные несоответствия и замечания План корректирующих мероприятий Подпись ведущего аудитора и представителя организации \подразделения

• 
  Слайд 44

  Слабые и сильные стороны аудита

  Сильные стороны: Независимая оценка Объективная информация для анализа и постоянного улучшения Сертификация \ партнерство Слабые стороны: ‘Стрельба по движущейся мишени’ Требует времени и сил Человеческий фактор

• 
  Слайд 45

  Подготовка к аудитув организации

• 
  Слайд 46

  Подготовка

  Наведите порядок на рабочем месте Уберите всю устаревшую документацию Убедитесь, что документы, находящиеся в работе, идентифицированы должным образом

• 
  Слайд 47
  

  Имейте под рукой показательные примеры рабочей документации для иллюстрации ответов на вопросы аудиторов Убедитесь, что вся рабочая документация актуальна: ДП Методики Формуляры и бланки Стандарты Приказы

• 
  Слайд 48
  

  Помните, где хранятся документы, по которым вы работаете ( ДП, рабочие инструкции) Проверьте, удовлетворяет ли ваша повседневная работа требованиям процедур Знайте, с какими другими документами связана ваша процедура

• 
  Слайд 49

  Что можно (нужно) делать

  Будьте вежливым, предупредительным и открытым к сотрудничеству Отвечайте только на поставленные вопросы Вносите пояснения, если необходимо

• 
  Слайд 50

  Что можно (нужно) делать

  Говорите о сильных сторонах Игнорируйте молчание и паузы Следуйте за аудитором

• 
  Слайд 51

  Чего нельзя делать

  Отвечать предположением Давать уклончивые, неопределенные ответы Дополнять данный ответ, даже если аудитор выглядит неудовлетворенным

• 
  Слайд 52
  

  Говорить об отвлеченных вещах (семья, хобби) Дискредитировать коллег Говорить о проблемах аудитору ‘по секрету’ Спорить

• 
  Слайд 53

  Если вы не знаете ответа

  Я не знаю, но выясню у коллег (компетентных работников) Я должен уточнить в моей процедуре Мне необходимо уточнить это с моим руководителем

• 
  Слайд 54
  

  Используйте свои знания об аудите!

• 
  Слайд 55

  National Quality Assurance

  Один из ведущих органов по сертификации в мире Количество выданных сертификатов