Презентация на тему "Автоматизированное рабочее место в Microsoft Access"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Урок № 7

  Автоматизированное рабочее место (АРМ) в Microsoft Access

• 
  Слайд 2

  Понятие и назначение АРМ

  АРМ – это человеко-машинная система, комплекс технических средств рассчитанный на профессионального пользователя и ориентированный на решение задач из выделенных проблемных областей. Основное назначение АРМ – автоматизированное представление информации на ПЭВМ в удобной для пользователя форме, формирование и ведение локальной информационной базы предметной области, предоставление различных сервисных услуг пользователю. К АРМ предъявляются следующие требования: своевременное удовлетворение информационных и вычислительных потребностей, приспособленность к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам, простота общения с системой, возможность обучения пользователя. Классификация АРМ: по функциональному назначению (АРМ административных работников) по технологическому способу (АРМ руководителя) по характеру оснащенности техническими и программными средствами: (АРМ общего назначения, АРМ специального назначения) обрабатывающие АРМы используются для сбора, подготовки, обработки первичной документации.

• 
  Слайд 3

  Базы данных: понятие, основные элементы.

  База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные.Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). Классификация баз данных: По характеру хранимой информации: — Фактографические (картотеки), — Документальные (архивы) По способу хранения данных: — Централизованные (хранятся на одном компьютере), — Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях). По структуре организации данных: — Табличные (реляционные), — Иерархические, В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень Реляционная база данных, представляет собой двумерную таблицу. Элементы реляционной БД: Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и типом данных (текст, число, дата, логическое, счетчик ) Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства,

• 
  Слайд 4

  Этапы построения базы данных

  Построение базы данных - это сложный процесс, который можно разделить на несколько этапов, включающих проектирование и создание БД Этапы проектирования: Определение предметной области базы данных, подбор информации. Структуризация данных ( разработка схемы данных и нормализациятаблиц) Этапы создания БД в MS Access Создание таблиц согласно схемы (задание ключей, типов данных, и параметров) Создание схемы данных (установка связей, параметров целостности данных) Создание запросов (определение полей, условий и параметров) Создание форм (определение вида форм, типов полей) Создание отчетов (выбор запроса, структуры отчета, вставка полей данных) Определение предметной области базы данных важный этап проектирования при котором определяется основные объекты-сущности (человек, автомобиль) относительно которых будет строится база данных.

• 
  Слайд 5

  Структуризация данных

  Выделение сущностей (студенты, родители, преподаватели и т.д.). Сущность должна однозначно называть объект. Нормализация таблиц(приведение к виду 3НФ): 1НФ – атомарность (одно слово в записи) 2НФ – избыточность (неповторяемость), 3НФ – транзитивность (независимость друг от друга) Позволяет исключить ошибки и аномалии обновления и удаления 3. Назначение ключевых полей однозначно определяющих экземпляр сущности (КодСтудента) 4. Определение типа связей между ключевыми полями один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице; один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице; многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице; многие – к - многим, множеству записей из одной таблице соответствует множество записей в другой таблице (надо разбивать) 5. Построение информационно-логической схемы данных Этапы структуризации

• 
  Слайд 6
  

  Пример информационно-логической схемы

• 
  Слайд 7

  Создание новой базы данных Access

  БД Access создает один файл, который содержит все таблицы, запросы, формы, отчеты и другие объекты, Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги: Откройте Microsoft Accessи выберите Новая база данных, затем щелкните на кнопке ОК. Задайте имя новой базы данных

• 
  Слайд 8

  Создание таблиц

  Существует три способа создания: путем ввода данных, в режиме конструктора, с помощью мастера. Порядок работы с конструктором таблиц (согласно составленной схемы) Заполняем поля (заполняем название и тип данных) Задаем свойства полей (размер, значение по умолчанию и т.д.) Задаем ключевое поле (щелчок правой кнопкой мыши слева от названия Называем и сохраняем таблицу

• 
  Слайд 9

  Создание схемы данных

  Меню Сервис команда схема данных Порядок работы со схемой данных (согласно составленной схемы) Добавляем таблицы в схему (правой кнопкой щелчок на схеме команда добавить таблицу) Устанавливаем связи между ключевыми полями (щелкаем по полю и удерживая мышь ведем на ключевое поле другой таблицы) Устанавливаем параметры отношения Устанавливаем тип связей (кнопка объединение 1к1, 1кМ, Мк1) Проверяем установленный тип связей

• 
  Слайд 10

  Создание запросов

  Существует два способа создания запросов: С помощью мастера (удобно создавать) В режиме конструктора (можно редактировать) Создание с помощью мастера Выбор таблиц и полей Перенос полей в выборку Нажать далее Ввести название запроса Выбрать изменить макет для дальнейшего редактирования запроса

• 
  Слайд 11

  Типы запросов

  Запросы в Access создаются на языке высокого уровня SQL Тип запроса можно изменить открыв созданный запрос в конструкторе. Открыть меню Запрос и выбрать тип запроса Выборка данных select (выбор данных по условиям и параметрам) Перекрестный запрос transform(сводные данные в запросе) Создание таблиц select into(создание таблицы на результатам запроса) Добавление данныхinsert into (добавление данных в таблицу или запрос) Обновление данных update(обновление данных в таблице или запросе) Удаление данных delete( удаление данных в таблице) Объединениеданных union(объединение однотипных данных в таблицах

• 
  Слайд 12

  Редактирование запросов

  Запросы предназначены для выбора данных из таблиц по заданным критериям. Существует два способа задания критериев отбора: Условия отбора Установка параметров Порядок редактирование Установка условий отбора (если в строке то объединение по «И», если в разных строках то объединение по «ИЛИ» В тех случаях когда критерий отбора устанавливается во время выполнения запроса задаем параметр в скобках [ ]

• 
  Слайд 13

  Создание и редактирование форм

  Формы предназначены для удобства внесения и просмотра данных пользователем. Существует два способа создания форм: С помощью мастера В режиме конструктора Создание форм с помощью мастера Выбор полей формы из запроса или таблицы Выбор типа формы (в один столбец - по одной записи, ленточный и табличный - все записи. Выбор типа оформления Название формы и сохранение Редактирование форм в конструкторе Открываем форму Выбираем объект на панели элементов и вставляем в форму Щелкаем на объекте правой кнопкой мыши и задаем свойства объекта

• 
  Слайд 14

  Создание отчетов

  Отчеты предназначены для просмотра и распечатки данных запроса в удобном виде. Создание отчета с помощью мастера Выбор полей формы из запроса или таблицы Создание группировки данных Создание сортировки данных Выбор типа макета Выбор типа оформления Название формы и сохранение Редактирование отчета в конструкторе Аналогично редактированию форм

• 
  Слайд 15

  Обслуживание и защита БД

  Для обеспечения сохранности и быстродействия базы данных необходимо периодически производить операции обслуживания Операции обслуживания Меню Сервис Сжатие/восстановление – позволяет уменьшить размер и увеличить быстродействие базы данных за счет дефрагментации данных. Резервное копирование – позволяет создавать резервные копии баз данных и в случае повреждения восстанавливать копию из архива Параметры защиты Меню Сервис Защите на открытие базы данных Распределение прав пользователей БД

• 
  Слайд 16

  Домашнее задание

  Выбрать предметную область, составить описание, нормализовать сущности и составить информационно-логическую схему базы данных для выполнения практической работы (4 - 5 таблиц с разными типами связей)