Презентация на тему "Подведение итогов в Excel"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Подведение итогов

  1

• 
  Слайд 2

  Итоги

  2 Использование функции Промежуточныеитоги из меню Данные позволяет выполнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-либо общим признаком. Чтобы формирование итогов имело смысл, необходимо предварительно отсортировать исходные данные по желаемому признаку.

• 
  Слайд 3

  Данные-Итоги

  3 В окне Промежуточные итоги в поле (При каждом изменении) задать имя этого поля (в данном случае Фамилия). В поле Операция задать функцию выполнения (в данном случае Сумма). В поле Добавить итоги по… (выбрать Выручка), затем нажать ОК. результаты показаны в таблице.

• 
  Слайд 4

  Вид окна с Итоговой функцией

  4 Поля и переключатели в окне Промежуточные итоги имеют следующий смысл. Операция: определяет вид «итоговой» функции. Итоги выводятся под столбцом, который был выбран в разделе Добавить итоги по..

• 
  Слайд 5

  Выбор функций

  5 Имеется возможность выбора следующих функций: Сумма – сумма элементов, используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям. Количество значений – число строк данных, используется по умолчанию для нечисловых полей. Среднее – среднее арифметическое элементов. Максимум – максимальное числовое значение в группе. Минимум - минимальное числовое значение в группе. Произведение – произведение всех значений в группе. Кол-во чисел – кол-во строк, содержащих числовые данные. И другие

• 
  Слайд 6

  Добавить итоги по…

  6 Добавить итоги по… - определяет столбец, в котором должны появиться итоги. Можно указать более, чем один столбец.

• 
  Слайд 7

  Подписи в нижних строках

  7 Заменять текущие итоги – заменяет все полученные ранее итоги новыми. Е сли убрать флажок, то новые будут вставлены под полученными ранее, а не заместят их. Это позволяет выполнить процедуру Итоги несколько раз. Конец страницы между группами – автоматически вставляет конец страницы перед каждой группой данных, для которой вычисляются итоги. Это обеспечивает печать каждой группы на новой странице. Итоги под данными – помещает строки итогов и общих итогов под соответствующими данными. В противном случае они будут размещены вверху над данными. Убрать все – удаляет все итоги из таблицы

• 
  Слайд 8

  Карта Структуры

  8 Дальнейшую возможность обобщения предоставляет появившаяся слева «карта» структуры данных с кнопками свертки + и —.

• 
  Слайд 9

  Консолидация данных

  9 Другим способом получения итоговой информации является консолидация данных которая выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки. Консолидация — агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях-источниках. Инструмент Консолидация позволяет объединить таблицы, находящиеся в разных местах и, даже, в разных книгах. Все таблицы должны иметь абсолютно идентичную структуру. Соединение не является механическим. Итоговая таблица будет содержать только одну строку с ключевым полем, а числовые данные в ней будут суммами (или другими функциями) всех строк объединенного подмножества. Ключевым полем считается самое левое поле (колонка) таблицы или ее выделенная часть. Для выполнения консолидации предварительная сортировка не нужна.

• 
  Слайд 10

  Области консолидации

  10 Представление о консолидации данных Консолидированная таблица Представление о консолидации данных

• 
  Слайд 11

  Варианты консолидации данных:

  11 с помощью формул, где используются ссылки; по расположению данных для одинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение); по категориям для различающихся по своей структуре области данных; консолидация внешних данных. с помощью сводной таблицы;

• 
  Слайд 12

  1. Консолидация с помощью формул

  12 При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения областей-источника и области-назначения: • все области на одном листе — в ссылках указывается адрес блока ячеек, Например, D1:C8; • области на разных листах — в ссылках указывается название листа, диапазон, Например, лист1!D1 :лист2!С8; • области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например, [книга1]лист1!D1: [книга2] лист2!С8.

• 
  Слайд 13

  2. Консолидация по расположению

  13 При консолидации по расположению данных все источники имеют одинаковое расположение данных источников (имена категорий данных в выделяемые области-источники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (среднее значение, максимальное, минимальное и т.п.) по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения. Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант и задаются условия консолидации.

• 
  Слайд 14

  Пример

  На отдельных листах рабочей книги по каждой учебной группе хранятся сведения о среднем балле по фиксированному перечню предметов в разрезе видов занятий. Голубым цветом показана консолидируемая область источников.

• 
  Слайд 15

  3. Консолидация по категориям

  15 При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково. Для консолидации данных по категориям используются имена строк и/или столбцов (имена включаются в выделенные области-источники). Выполняется команда Данные-Консолидация, выбирается вариант и задаются условия консолидации. Условия консолидации задаются в диалоговом окне Консолидация команды меню Данные

• 
  Слайд 16

  Пример

  16 На рабочих листах представлена информация областей-источников в виде структуры. Число строк — переменное, состав предметов и виды занятий повторяются и могут рассматриваться как имена столбцов для консолидации по категориям. Синим цветом показана консолидируемая область источников.

• 
  Слайд 17

  Окно Функция

  17 В окне «Функция» выбирается функция консолидации данных. Здесь можно выбрать одну из доступных обобщающих функций. Для каждой области-источника строится ссылка, для этого можно задать ее с клавиатуры «руками» или выделить мышью в области-источника блока ячеек. Затем нажимается кнопка . Координаты выделенного списка переместятся в окошко «Список диапазонов». Эти действия следует повторять столько раз, сколько имеется таблиц

• 
  Слайд 18

  Флажки…

  18 Флажки в разделе «Использовать в качестве имен» определяют, указывать или нет в консолидированной таблице названия колонок. Флаг Подписи верхней строки) и значений ключевого поля (флаг значения левого столбца)Excel автоматически переносит эти имена в область назначения.

• 
  Слайд 19

  4. Консолидация внешних данных

  19 При консолидации внешних данных в диалоговом окне «Консолидация» следует нажать кнопку , в диалоговом окне «Обзор» выбрать файл, содержащий области-источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек.

• 
  Слайд 20

  Переключатель Создавать связи с исходными данными

  20 Переключатель Создавать связи с исходными данными создает при консолидации связи области назначения к областям-источникам. При изменениях в области назначения автоматически обновляются результаты консолидации. Внимание! При включенном флажке результат консолидации необходимо строить на отдельном листе или в отдельной книге.

• 
  Слайд 21

  Окно Список диапазонов

  21 В окне «Список диапазонов» для текущего рабочего листа итогов консолидации перечислены ссылки на все области-источники. Ссылки можно модифицировать: добавить новые области-источники, удалить существующие области-источники либо изменить их конфигурацию, Для одного листа итогов консолидации набор ссылок на области-источники постоянен, на нем можно построить несколько видов консолидации с помощью различных функций. Курсор переставляется в новое место, выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается другая функция для получения сводной информации.