Презентация на тему "Информационно-справочные документы"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Информационно-справочные документы

  1

• 
  Слайд 2
  

  К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, сводки, письма, телеграммы и т.д. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 2

• 
  Слайд 3
  

  Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

• 
  Слайд 4
  

  Справки бывают двух видов: 1)с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта; 2)более многочисленную группу составляют справки о подтверждении места учебы, работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.д. и выдаются практически ежедневно. 4

• 
  Слайд 5
  

  Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов 5

• 
  Слайд 6
  

  Текст протокола составляют на основе произведенных на собрании (заседании) записей и представленных к заседанию материалов (тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений). Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов. 6

• 
  Слайд 7
  

  Текст должен состоять из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют. Текст каждой позиции должен строится по формуле: СЛУШАЛИ:Ф.И.О. докладчика, тезисы доклада ВЫСТУПИЛИ:Ф.И.О. выступающего, тезисы выступления или выступлений ПОСТАНОВИЛИ: пишутся пункты постановления, которые нумеруются арабскими цифрами, каждый пункт пишется с красной строки. 7

• 
  Слайд 8
  

  Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (собрания). Дата проставления на протоколе должна соответствовать дню проведения заседания (совещания). Протоколы нумеруются в пределах календарного года, если это учебное заведение, то в пределах учебного года. 8

• 
  Слайд 9
  

  Докладная записка – документ, предоставляемый сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений или предприятия, в которых излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями. 9

• 
  Слайд 10
  

  Докладные записки могут быть внутренними – адресуемые должностным лицам предприятия, и внешние – адресуемые руководству вышестоящих органов. Текст докладной записки должен состоять из двух частей. В первой части должны излагаться факты, послужившие основанием к написанию документа. Во второй части должны быть предложения о конкретных мерах, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами. 10

• 
  Слайд 11
  

  Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

• 
  Слайд 12
  

  Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляют комиссии, как постоянно действующие, так и назначаемые распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя. 12

• 
  Слайд 13
  

  Акт оформляется на общем бланке. Дата и местосоставления должны соответствовать дате и месту активируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт.

• 
  Слайд 14
  

  Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

• 
  Слайд 15
  

  После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождения. Например: составлен в трех экземплярах: 1-й экз. направлен в Минэнерго России; 2-й экз. направлен в Минфин России; 3-й экз. – в дело 05-24. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.