Презентация на тему "Понятие, свойства и классификация документов"

Презентация: Понятие, свойства и классификация документов
Включить эффекты
1 из 60
Ваша оценка презентации
Оцените презентацию по шкале от 1 до 5 баллов
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
3.9
4 оценки

Комментарии

Нет комментариев для данной презентации

Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.


Добавить свой комментарий

Аннотация к презентации

Скачать презентацию (0.16 Мб). Тема: "Понятие, свойства и классификация документов". Содержит 60 слайдов. Посмотреть онлайн с анимацией. Для студентов. Загружена пользователем в 2017 году. Средняя оценка: 3.9 балла из 5. Оценить. Быстрый поиск похожих материалов.

Содержание

  • Презентация: Понятие, свойства и классификация документов
    Слайд 1

    ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

  • Слайд 2

    Понятие документа

    В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Эволюция представляемого документоведением понятия «документ»: документ – материальный объект; документ – носитель информации; документ – документированная информация.

  • Слайд 3

    Закон Республики Беларусь «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

  • Слайд 4

    Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Реквизит– обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись» и т. д.)

  • Слайд 5

    Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

  • Слайд 6

    Функции документов

    Функциядокумента есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

  • Слайд 7

    Выделяются функции общие и специальные. Общие– это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные– управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета

  • Слайд 8

    ФУНКЦИИ ввДОКУМЕНТА: управленческая культурная коммуникативная социальная информационная правовая исторического источника  ОБЩИЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ учетная

  • Слайд 9

    Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

  • Слайд 10

    Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на: ретроспективную(относящуюся к прошлому); оперативную(текущую); перспективную(относящуюся к будущему). Так же информацию разделяют на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

  • Слайд 11

    Каждый документ имеет информационную емкость. Она характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

  • Слайд 12

    Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.

  • Слайд 13

    Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

  • Слайд 14

    Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

  • Слайд 15

    Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

  • Слайд 16

    Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

  • Слайд 17

    Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

  • Слайд 18

    В первую группувходят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, и т.п.).

  • Слайд 19

    Ко второй категорииотносятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

  • Слайд 20

    Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая– документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.

  • Слайд 21

    Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.

  • Слайд 22

    Способы документирования Документирование– запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

  • Слайд 23

    Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

  • Слайд 24

    Способы документирования: Текстовое документирование: Текстовой документ – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

  • Слайд 25

    Техническое документирование (является способом запечатления технической мысли). Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ.

  • Слайд 26

    Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

  • Слайд 27

    Фото-, кино-, видеодокументирование Фотодокумент– изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов состоит в том, что они возникают в момент совершения событий, а благодаря точности и наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

  • Слайд 28

    Кинодокумент– изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент– документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются во многих сферах жизнедеятельности людей.

  • Слайд 29

    Документы на машинных носителях: Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

  • Слайд 30

    Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

  • Слайд 31

    Материальные носители информации Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.

  • Слайд 32

    Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом: бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители; магнитные носители; перфоносители магнитные для записи кодированной информации и др.

  • Слайд 33

    Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.

  • Слайд 34

    Документы на новейших носителях информации делят на: документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски); документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD и DVD-диски, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации (голограммы).

  • Слайд 35

    Свойства документа Как и всякий другой объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила оригинальность подлинность копийность.

  • Слайд 36

    Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

  • Слайд 37

    Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

  • Слайд 38

    Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов (наименования организации – автора документа, подписи или грифа утверждения, регистрационного индекса и даты документа, печати и др.).

  • Слайд 39

    Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

  • Слайд 40

    Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик– это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Выделяют также автографы – документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.

  • Слайд 41

    Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

  • Слайд 42

    Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

  • Слайд 43

    Копийность документов Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.

  • Слайд 44

    Среди копий различаются следующие варианты: Выписка– копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение части текса документа по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала.

  • Слайд 45

    Юридическая сила копий обеспечивается соблюдением следующих условий: копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц; должно быть свидетельство юридической силы копии документа – отметка о заверении.

  • Слайд 46

    Заверение копий должно производиться самой организацией или нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

  • Слайд 47

    Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.). Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или заведующим канцелярией). Заверенные копии, направляемые в иные организации, удостоверяются печатью.

  • Слайд 48

    Классификация документов Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам: Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы: по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

  • Слайд 49

    По наименованию: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы и т.д.

  • Слайд 50

    По способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические фото-, фоно-, кинодокументы. По степени сложности: на простые (документы, в которых рассматривается один вопрос) сложные ( сложных документах освещается несколько вопросов).

  • Слайд 51

    По степени гласности: открытые (несекретные) документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

  • Слайд 52

    По юридической силе: подлинные - действительные - недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. подложные.

  • Слайд 53

    По сроку исполнения: срочные (Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».) несрочные.

  • Слайд 54

    По происхождению Служебные (подготовленные на предприятиях, в организациях) личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб) По срокам хранения: документы временного: - со сроком хранения до 10 лет - свыше 10 лет. постоянного срока хранения.

  • Слайд 55

    По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

  • Слайд 56

    По степени унификации: индивидуальные типовые трафаретные примерные унифицированные в виде анкеты и таблицы.

  • Слайд 57

    Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

  • Слайд 58

    Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

  • Слайд 59

    Таблица– документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

  • Слайд 60

    Благодарим за внимание !

Посмотреть все слайды

Сообщить об ошибке