Содержание
-
Документоведение и делопроизводство
Лекция 1
-
-
Связиорганизации с внешней средой
-
-
Предмет и задачи курса
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата управления, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в процессе осуществления им управленческих функций. ДОУ является основополагающей технологией менед-жмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
-
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота.
-
Предполагается, что курс ДОУ даст: общую концепцию о документировании деятельности современной организации и работе с документами; практические навыки в составление основных видов управленческих документов в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.
-
Основные задачи ДОУ
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
-
Основные понятия
Документирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации на различных носителях по установленным правилам) Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. Архивное дело - деятельность по организации хранения документов. Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
-
Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом. У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”. ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования: 1. Она должна быть своевременной. 2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
-
Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов) ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Официальныйдокумент (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
-
Свойства документа
Информативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность, доступность информации и др.) Эксплуатационное - способность противостоять различным воздействиям, долговечность, прочность документа, т.е. сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
-
Функции документа
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека). Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности). Коммуникативная (обеспечивает внешние связи предприятия. Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов). Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).
-
Классификация документов
по отражаемым в них видам деятельности документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений. документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
-
по способу документирования рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы. по сфере использования организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические.
-
по содержанию простые; сложные. по степени гласности открытые; с грифом ограничения доступа «для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну.
-
по происхождению официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы). по месту составления внутренние; внешние.
-
по юридической силе оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью); дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
-
по форме изложения (степени унификации) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции); примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
-
по срокам исполнения срочные (с указанием срока исполнения); несрочные. по срокам хранения временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.
-
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов; технология работы с документами; систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.
-
Состав нормативно-методической базы
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
-
Нормативно-методическая база включает:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне; государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33); правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций; государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ; нормативные документы по организации архивного хранения документов.
-
Стандартизация и унификация системы ДОУ
Унификация Унификация производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности
-
Стандартизация
Стандартизация Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). ГОСТ 23670-79
-
Результатом работы по унификации и стандартизации
стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления") стандарты на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). а также унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.)
-
Государственная система документационного обеспечения управления
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная в 1990 г. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
-
Управленческая документация. Системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
-
УСПЕХ ПРЕДПРИЯТИЯ
В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты: 1. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами. 2. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.