Презентация на тему "Введение: основные термины и определения. Функции документа. Классификация документов"

Содержание

• 
  Слайд 1
  

  Введение: основные термины и определения. Функции документа. Классификация документов

• 
  Слайд 2
  

  Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами

• 
  Слайд 3

  Современное делопроизводство включает:

  обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование); организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

• 
  Слайд 4
  

  Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

• 
  Слайд 5
  

  Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения»

• 
  Слайд 6
  

  Документооборотомстандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

• 
  Слайд 7

  В технологию работы с документа­ми входит:

  прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; контроль исполнения документов; информационно-справочная работа; исполнение документов; отправка; или систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

• 
  Слайд 8
  

  Реги­страцияозначает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

• 
  Слайд 9
  

  Контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

• 
  Слайд 10
  

  Формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

• 
  Слайд 11
  

  «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»

• 
  Слайд 12
  

  Требования предъявляемые к управленческой информации:ДоступностьДостаточностьДостоверность

• 
  Слайд 13
  

  В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и за­щите информации», которым установлены правовые нормы соз­дания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, рас­пространения и представления информации.

• 
  Слайд 14
  

  Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

• 
  Слайд 15
  

  Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

• 
  Слайд 16

  Функции документа

  Информационная Социальная Культурная Коммуникативная - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры. Управленческая Правовая Функция учета Познавательная Кумулятивная - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

• 
  Слайд 17
  

  Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

  1. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. 1.1 Организационно-распорядительная документация 1.1.1 Организационные документы 1.1.2 Распорядительные документы 1.1.3 Информационно-справочные документы 1.2 Документы по личному составу 2. Документы по функциям управления 2.1 Документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным операциям 2.2 Документация по поставке товаров и перевозке грузов