Содержание
-
Документация системы менеджмента качества вуза
Тимченко Виктор Владимирович – доцент кафедры управления образованием РГПУ им. А.И. Герцена, кандидат педагогических наук, доцент Жарова Марина Владиславовна – доцент кафедры управления образованием РГПУ им. А.И. Герцена, кандидат физ.-мат. наук, доцент
-
1. Роль документации в СМК организации
Зачем нужна документация?
-
Структура стандартаISO 9001:2008
-
-
Документация СМК способствует:
достижению соответствия установленным требованиям, обеспечению необходимой подготовки персонала, повторяемости процессов и их прослеживаемости, а также оцениванию их результативности и эффективности.
-
Модель СМК в соответствии со стандартом 9001:2008
-
Создание документации СМК
Цель документирования состоит в создании нормативно-организационной основы для построения, внедрения и развития системы менеджмента качества организации. Основные задачи документирования: установление требований к выполнению работ в системе менеджмента качества; обеспечение воспроизводимости процессов в системе менеджмента качества; обеспечение регистрации данных о качестве; предупреждение и разрешение спорных вопросов в ходе работ в системе менеджмента качества; обеспечение возможности демонстрации соответствия требованиям системы менеджмента качества.
-
Эффективность системы менеджмента качества во многом зависит от того, насколько такая система оптимально документирована.
-
Смысловое содержание концепции СМК
9
-
Принципы управления качеством
10
-
Обычный подход к работе
11
-
Цикл PDCA - «Планирование – Выполнение – Проверка - Действия (по улучшению)»
12
-
13 Встраивание качества в процесс как можно раньше. (Качество должно встраиваться в процесс. Проверка не создает качества) Управлять — значит начать с планирования и сравнить план с результатом. Анализ происходящего в организации и действие на основе фактов. (Делай выводы, опираясь на достоверные данные) Устранение основной причины и предотвращение рецидивов. (Не путай причину проблемы с ее проявлениями).
-
14 Самоконтроль Рефлексия Выводы (корректирующие и предупреждающие действия)
-
Цикл Деминга с распределением функций
15
-
Усовершенствованный цикл Деминга
16
-
Ориентация на инновации
-
-
Стандартизация
19 Нужны методы, позволяющие закрепить достигнутый успех
-
Философия кайдзен
-
Сравнительный анализ
-
Формализованные и неформализованные знания (М.Поланьи, 1966)
Формализованное (явное, передаваемое, explicit) знание – это знание, которое может быть кодифицировано и передано средствами формального, систематического языка от одного лица другому. К формализованным знаниям могут быть отнесены знания, содержащиеся в докладах, отчетах и др. Неформализованное (неявное, неотделяемое, tacit) знание – это опыт, интуиция, умения, впечатления, мнения, отношения и др. – все, что невозможно или сложно формализовать. Это знание приобретается на практике и только частично может передаваться от одного лица другому.
-
Соотношение формализованных и неформализованных знаний
Отчеты, коды, цифрыФормализованные знания Опыт, интуиция Поведенческое знание Личностные знания Неформализованные Знание бизнес-процессов знания
-
Иллюстрация субъективности
Что Вы видите? А другие видят дельфинов
-
А теперь? Возможно Вы тоже увидели розу
-
Не забывайте, что Вы можете видеть одно,
а коллега или подчиненный совсем другое www.xopoiiio.ru
-
Организационная культура Вовлечение персонала Политика качества Система мотивации Д Р Документ Внедрение Результат Сопротивление со стороны сотрудников Кнут и пряник ! Д Р Идея Применение Результат Документ Внедрение Результат Формальная СМК «Живая» СМК
-
ресурсы методики
-
Вовлеченность персонала
Стратегия кайдзен требует непрерывного принятия мер по совершенствованию с участием ВСЕХ сотрудников организации. 29 Применение принципа требует: инициативы и ответственности в решении проблем Открытое признание проблем — все проблемы открыто выносятся на обсуждение. (Там, где нет проблем, совершенствование невозможно) Пропаганда открытости — малая степень обособленности (разрушаем барьеры). активного поиска возможностей улучшения активного поиска возможностей повышения своих знаний, опыта и компетентности передачи своего опыта и знаний представление своей организации всем заинтересованным в лучшем свете
-
2.Сложности документирования СМК
Документирование СМК вуза − сложный проект для любого образовательного учреждения системы ВПО, для успешной реализации которого необходимо знание всех особенностей управления документацией. Проведенный анализ различных этапов и сторон внедрения СМК в отечественных вузах показал, что сложность документирования СМК определяется следующими трудностями: непринятие отдельными работниками и руководителями подразделений вуза стратегического решения о создании СМК; сложные организационные структуры, многофункциональное управление; внутренние информационные и психологические барьеры между структурными подразделениями, отсутствие понимания общих целей, отсутствие доверия между разными уровнями администрации (ректорат – управления и отделы, деканаты − кафедры); дисбаланс ответственности и полномочий в управленческих должностях; применение термина «качество» только к образовательному, учебно-воспитательному, научно-исследовательскому процессу, а не к качеству процессов, управленческих решений.
-
3. Плюсы документирования
Документирование СМК в вузе уже сегодня позволило выявить следующие положительные результаты: наличие несоответствий при управлении документацией СМК выявляется без задержек; наличие отсутствий документов СМК в подразделениях, где они необходимы, возмещается; определяется наличие на рабочих местах незарегистрированной или неактуальной документации СМК. Все это позволяет улучшить результативность в управлении вузом. Документирование СМК дает вузам дополнительные выгоды, становится инструментом повышения эффективности деятельности, ступенью на принципиально новый уровень управления образовательным учреждением. teoria-practica.ru›-8-2012/history/pereverzeva.pdf
-
4. Система документов СМК
-
ISO 9001-2008. Системы менеджментакачества
4.2. Требования к документации 4.2.1. Общие положения Документация системы менеджмента качества должна включать в себя: a) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; b) руководство по качеству; c) документированные процедуры и записи, требуемые настоящим стандартом; d) документы, включая записи, определенные организацией как необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления ее процессов и управления ими.
-
Системное содержание концепции СМК
34
-
Документирование СМК
Политика и цели в области качества Руководство по качеству Книга процессов Структура и связи Матрица ответственности Документированные процедуры Рабочие инструкции Записи о результатах СМК Положения Планы, ориентированные на улучшения Должностные инструкции
-
4.1. Политика качества
-
ЗАЧЕМ, ПОЧЕМУ? КУДА? КАК? КАКИМ ОБРАЗОМ? МИССИЯ – самоосознание организации ВИДЕНИЕ – ведущий образ (где должна быть организация через 3 года, какие ценности для нее наиболее важны ПОЛИТИКА – как мы должны туда идти (принципы, ценности) СТРАТЕГИЯ – направление, стратегические поля, образ действий и рамки оперативных мероприятий
-
Европейские стандарты и директивы по внутренней и внешней гарантии качества в высшем образовании
Часть 1: Европейские стандарты и директивы по внутренней гарантии качества в ВУЗах 1.1. Политика и процедуры гарантии качества Стандарт Образовательные учреждения должны иметь политику и соответствующие процедуры гарантии качества и стандарты для реализуемых программ и присваиваемых квалификаций. Они также должны взять на себя обязательства по развитию культуры, признающей важность качества и гарантии качества в своей деятельности. Для достижения этой цели вузы обязаны разработать и внедрить стратегию по постоянному повышению качества. Стратегия, политика и процедуры должны быть официально зарегистрированы и доступны общественности. Студенты и другие заинтересованные стороны должны также принимать участие в данном процессе. http://www.engec.ru/ka4estvo/politika-i-celi-universiteta-v-oblasti-kachestva
-
Европейские стандарты и директивы по внутренней и внешней гарантии качества в высшем образовании. Ч.1.
1.2. Утверждение, мониторинг и периодическое оценка программ и квалификаций Стандарт Образовательные учреждения должны иметь официальные механизмы по утверждению, периодическому оцениванию и мониторингу реализуемых программ и присваиваемых квалификаций. 1.3. Оценка уровня знаний студентов Стандарт Студенты должны оцениваться с помощью последовательных процедур на основе опубликованных общепринятых критериев и положений. 1.4. Гарантия качества и компетентности преподавательского состава 1.5. Образовательные ресурсы и система поддержки студентов 1.6. Система информирования 1.7. Информирование общественности
-
РУКОВОД-СТВО ПРОЦЕДУРЫ РАБОЧАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ КНИГА ПРОЦЕС-СОВ ISO 9000:2000 ДОКУМЕНТАЦИЯ- ОСНОВА ТОГО, КАКОЙ БУДЕТ СИСТЕМА МИССИЯ, ВИДЕНИЕ, СТРАТЕГИЯ, ПОЛИТИКА, ЦЕЛИ
-
4.2. Руководство по качеству
-
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 п. 4.2.2 Руководство по качеству
Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее: а) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснованиелюбых исключений (1.2); б) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, илиссылки на них; в) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.
-
Руководство по качеству
Руководство по качеству может быть представлено в различных формах: а) прямой компиляцией документированных процедур системы качества; b) группированием или подразделением документированных процедур системы качества; с) серией документированных процедур для конкретных возможностей или применений; d) сборником, состоящим более чем из одного документа или уровня документации; е) документом, представляющим собой общую основу с адаптированными приложениями; f) отдельным или каким-либо еще документом; g) любого другого возможного происхождения в зависимости от потребностей организации. .
-
ДОКУМЕНТАЦИЯ:
РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ Строго соответствует всем пунктам стандарта ВВОДНАЯ ЧАСТЬ: Общая информация об организации Значение организации в своей области Миссия, видение, стратегия Общая информация о модели системы Представление политики ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ: Цели, задачи, Понятия и определения Описание системы менеджмента Обзор структуры организации и её процессов Матрица ответственности Документы, которые используем
-
Руководство по качеству (содержание)
общая характеристика деятельности, область применения системы менеджмента качества, обоснование любых исключений; документированные процедуры или ссылки на них; описание взаимодействия процессов, ответственность и полномочия, структура системы управления, описание того, как организация выполняет требования стандарта ИСО 9001.
-
ISO 10013-95 Руководящие указания по разработке руководств по качеству http://www.norm-load.ru/SNiP/Data1/5/5989/index.htm
-
4.3. Документирование процессов
-
ИДЕНТИФИКАЦИЯ ПРОЦЕССА Название процесса входа выхода Требования Потребители результатов внешние внутренние Цели процесса Описать Подпроцессы, процессные шаги первого уровня: наименование Руководитель: Ресурсы Правила Описать Описать Описать Описать Описать Описать ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ
-
Документирование процессов
Процессы следует задокументировать в той степени, которая требуется для поддержки результативной и эффективной работы. Документация, связанная с процессами, способствует: определению и доведению до сведения персонала важных характеристик процессов; подготовке по вопросам функционирования процессов; обмену знаниями и опытом в командах и рабочих группах; проведению измерений и аудита процессов; анализу, пересмотру и улучшению процессов.
-
4.4. Документированные процедуры
-
Документированные процедуры
Процедуры – документы, устанавливающие порядок выполнения деятельности или осуществления процесса, т.е. тупоследовательность и содержание обязательных операций, которые должны соблюдаться с тем, чтобы выполнить требования ИСО 9001 (или рекомендаций ИСО 9004) и дополнительные требования организации к данному процессу. Организация должна иметь процедуры, позволяющую ответить на вопросы 5W+1H Кто делает? Что делает? Где? Когда? Как? Почему? С использованием чего? Какие доказательства этому?
-
ДОКУМЕНТАЦИЯ:
ПРОЦЕДУРЫ Описание и определение организации процесса: что нужно делать при проведении соответствующей деятельности Требования (предъявляются ли специальные требования?) Указания и замечания Образ действия при отклонениях (что нужно делать при возникновении отклонений в описанных процессах) Документация (что является документацией для описанных процессов) Продолжение на следующем слайде СОДЕРЖАНИЕ:
-
Содержание документированной процедуры
Назначение Термины, сокращения и нормативные ссылки Область применения Общие положения Цели и задачи Графическое описание процесса Ответственность и полномочия Информационное обеспечение Требования к ресурсам. Оценка качества и эффективности выполнения функций Приложения Лист регистрации изменений
-
Обязательные процедуры
п. 4.2.3. Управление документацией. п. 4.2.4. Управление записями. п. 8.2.2. Внутренние аудиты (проверки). п. 8.3. Управление несоответствующей продукцией. п. 8.5.2. Корректирующие действия. п. 8.5.3. Предупреждающие действия.
-
http://www.infosait.ru/norma_doc/45/45204/index.htm - УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
-
4.3.1. Управление документацией
-
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 п. 4.2.3 Управление документацией
Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: a) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска; b) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов; c) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов; d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; f) обеспечение идентификации и управления рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества; g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию таких документов, оставленных для каких-либо целей.
-
Управление документацией
включает: проверку документов на адекватность до их выпуска; анализ, актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов; обеспечение идентификации изменений и статуса документов; обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой; предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
-
ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК
РАБОЧИЕ ИНСТРУКЦИИ ОПИСЫВАЮТ ОТДЕЛЬНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Структура идентична процедурам
-
4.3.2. Управление записями
-
Управление записями (по ИСО 9001)
Записи – «документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов». «Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.
-
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 п. 4.2.4 Управление записями
Записи, установленные для представления доказательств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением. Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей. Записи должны оставаться чёткими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
-
Управление записями СМК - разработка формы, идентификация, ведение, хранение, защита, восстановление, изъятие, архивация, ответственность -осуществляется в соответствии с документированной процедурой СТО ХХ-ХХ-ХХ «Управление записями».
-
Типовые примеры записей
протоколы, журналы, отчеты, решения ученого совета, договоры, акты, учетные файлы на эл. носителях (например, в отделе кадров)
-
Записи, требуемые стандартом:
а) анализ системы менеджмента качества со стороны руководства (5.6.1); б) образование, подготовка, навыки и опыт персонала (6.2.2 д); в) свидетельства соответствия процессов жизненного цикла продукции и произведенной продукции требованиям (7.1 г); г) результаты анализа и последующие действия (для требований, относящихся к продукции) (7.2.2); д) входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции (7.3.2)………….
-
Записи
Кроме записей, предусмотренныхстандартом, необходимо иметь в виду и документы, необходимые и характерные для организации: регистрациярезультатоввнутреннегоконтроля, учетпосещаемости, протоколы совещаний. Методы и длительностьхранениятакихзаписейдолжныбытьопределены с учетомимеющихся требований.
-
5. Оформление документов СМК
-
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СМК
стиль, содержание титульного листа, образцы документов, содержание всех документов, вид оформления, шифры, шрифты, порядок разработки процедур, правила разработки диаграмм ИНСТРУКЦИЯ ПО РАЗРАБОТКЕИ ОФОРМЛЕНИЮ ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ Определяет:
-
Документация может быть
В любой форме и типе носителя! Схемы и диаграммы Карты Диаграммы потоков (технологические схемы) Рисунки Видео- и аудиокассеты Компьютерные программы
-
Идентификация документов СМК
-
http://quality.guap.ru/?n=main&p=docs http://narfu.ru/pomorsu.ru/www.pomorsu.ru/indexfa2ebdce61c699550c7de60bbe07e75c.html?page&id=quality
-
-
Оценка результативности процесса
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.