Презентация на тему "УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ"

Содержание

• 
  Слайд 1

  УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

  Основной принцип: документ должен быть актуальным и доступным

• 
  Слайд 2

  Необходимость документирования

  Согласно положениям стандартов ИСО система менеджмента качества должна быть тщательно документирована. Документация делает систему “видимой” не только для ее разработчиков, но и для пользователей и проверяющих. Доказать соответствие системы установленным требованиям можно только тогда, когда система представлена в документированном виде. В противном случае можно утверждать, что система менеджмента качества отсутствует, как это следует из распространенного афоризма: “ Нет документации – нет системы ”. Документация системы менеджмента качества необходима для: достижения соответствия требованиям; оценки системы менеджмента качества; улучшения качества; поддержания улучшений.

• 
  Слайд 3

  Основные задачи документирования:

  - установление и нормирование требований к выполнению работ в системе менеджмента качества; - обеспечение воспроизводимости процессов менеджмента качества; - регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии системы менеджмента качества в ходе ее функционирования и совершенствования; - обеспечение идентификации и прослеживаемости продукции и контрольно–измерительного оборудования; - закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ; - разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности; - обеспечение проверяемости и оценки качества продукции и системы менеджмента качества.

• 
  Слайд 4

  Основные требования к документации системы менеджмента качества

  1 Документация должна быть системной, т.е. определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между документами. Она должна давать ясное представление как о системе менеджмента качества в целом, так и о каждом отдельном ее процессе. Системность документации выражается также в том, что она выступает неотъемлемой частью документации общей системы менеджмента предприятия; 2 Документация должна быть комплексной, т.е. затрагивать все аспекты деятельности в системе менеджмента качества, в том числе организационные, экономические, технические, правовые, социально – психологические, методические. 3 Документация должна быть полной, т.е. содержать исчерпывающее представление о деятельности, реализуемой в системе менеджмента качества.

• 
  Слайд 5
  

  4 Документация должна быть адекватной требованиям и рекомендациям стандартов ИСО серии 9000. Это означает, что каждый документ должен содержать положения, соответствующие конкретным требованиям и/или рекомендациям определенного стандарта ИСО. 5 Документация должна содержать только практически выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереальные положения. 6 Документация должна быть легко идентифицируемой. Это предполагает, что каждый документ системы менеджмента качества должен иметь соответствующее наименование и условное обозначение, позволяющее установить его принадлежность к определенному виду документов, определенной части системы. 7 Документация должна быть адресной, т.е. каждый документ системы менеджмента качества должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.

• 
  Слайд 6
  

  8 Документация должна быть актуализированной. Это означает, что документация в целом и каждый отдельный ее документ должны своевременно отражать изменения, происходящие в законодательстве, государственных и международных стандартах, нормах и правилах (по мере их пересмотра), а также изменения условий обеспечения качества на предприятии. 9 Документация должна быть понятна всем ее пользователям – руководителям, специалистам, исполнителям, заказчикам и аудиторам. 10 Документация должна иметь санкционированный статус, т.е. каждый документ системы менеджмента качества и вся документация в целом должны быть утверждены или подписаны полномочными должностными лицами. 11 Должен соблюдаться единый подход к разработке документов всех уровней, т.е. единство структуры, последовательности и стиля изложения при разработке и оформлении каждого отдельного документа и всего комплекса документации по системе менеджмента качества.

• 
  Слайд 7

  СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

  документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; руководство по качеству; документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом; документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими; записи, требуемые стандартомГОСТ ISO 9001:2011 требует разработать документированные процедуры: управления документацией (4.2.3); управления записями (4.2.4); внутренних аудитов (проверок) (8.2.2); управления несоответствующей продукцией (8.3); корректирующих действий (8.5.2); предупреждающих действий (8.5.3).

• 
  Слайд 8
  

  Это не означает, что в СМК кроме Руководства по качеству будет действовать только 6 документов. В пункте 4.2.1 Стандарта упомянуты документы, необходимые организации для обеспечения эффективной деятельности. Это могут быть технологические регламенты, схемы процессов, организационные структуры, утвержденные перечни поставщиков, планы по качеству и т.д. Процессный подход предполагает также сбор информации, мониторинг и измерения показателей (характеристик) процессов на входе, выходе и на отдельных операциях. По процессам, важным для менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (2011) требует вести записи (регистрировать данные о качестве). Документация СМК должна быть взаимосвязана с документации общего менеджмента организации и желательно ее представление в электронном виде.

• 
  Слайд 9

  Виды документов СМК

  Документы о системе менеджмента качества организации в целом ( Руководство по качеству). Документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к продукции, услуге, проекту (планы качества, планы развития, планы работы подразделений и т.д.). Документы, устанавливающие требования к продукции или услуге (ГОСТы, Технические условия (ТУ). Методические документы, содержащие рекомендации или предложения, помогающие в работе.

• 
  Слайд 10
  

  Документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы (документированные процедуры, рабочие инструкции). Документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (записи по качеству). Другиенормативные документы, регламентирующие работу организации (Устав, Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др.).

• 
  Слайд 11

  Классификация документов СМК

  Предписывающие Руководство по качеству (РК) Документированные процедуры (ДП) Положения о подразделениях (ПП) Должностные и рабочие инструкции (ДИ и РИ) Программы качества Подтверждающие – записи по качеству

• 
  Слайд 12

  Иерархическая структура документации СМК

  Записи по качеству РИ – раб.инструкции, ДИ – должн.инструкции, планы, программы качества ДП докум. процедуры РК-руков. по качеству Поли- тика и цели

• 
  Слайд 13

  Степень документированности

  Степень документированности системы менеджмента качества зависит от: размера организации и вида деятельности; сложности и взаимодействия процессов; компетентности персонала. Документация может быть представлена в любой форме и на любом носителе.

• 
  Слайд 14

  Управление документацией

• 
  Слайд 15

  Документация СМК

• 
  Слайд 16

  Типовая структура Руководства по качеству организации

  Титульный лист Лист оглавления и утверждения Оглавление 1 Вводная часть 1.1. Назначение, область применения и сфера действия 1.2. Введение в действие системы менеджмента качества 1.3. Краткая характеристика вуза и его организационной структуры. 2. Нормативные ссылки 3. Термины, определения и сокращения. 1

• 
  Слайд 17
  

  4 Система менеджмента качества 4.1.Общие требования и карта рабочих процессов в вузе 4.2. Управление документацией, данными и записями 4.2.1. Назначение, область применения и сфера действия 4.2.2. Руководство по качеству 4.2.3. Управление документацией (ДП) СМК 4.2.4. Управление записями и данными (ДП)

• 
  Слайд 18
  

  5 Ответственность руководства 5.1. Обязательства руководства 5.2. Ориентация на потребителей 5.3.Политика в области качества 5.4. Планирование в области качества 5.5. Ответственность, полномочия и обмен информацией (матрица ответственности) 5.6. Анализ со стороны руководства (входные, выходные данные и регистрация данных анализа)

• 
  Слайд 19
  

  6 Менеджмент ресурсов 6.1. Обеспечение ресурсами. Общие положения 6.2. Человеческие ресурсы (менеджмент персонала) 6.3. Управление инфраструктурой 6.4. Производственная среда 7 Управление процессам 7.1. Планирование процессов 7.2. Процессы, связанные с потребителями 7.3. Проектирование и разработка. 7.4. Закупки (ДП) 7.5. Процесс обучения

• 
  Слайд 20
  

  8 Измерение, анализ и улучшение 8.1. Общие положения 8.2. Мониторинг и измерения 8.2.1. Удовлетворённость потребителей (студентов и работодателей) 8.2.2. Внутренние аудиты системы качества (ДП) 8.2.3. Мониторинг и измерение процессов обучения 8.3. Управление несоответствующей продукцией 8.4. Анализ данных работы вуза ( ДП) 8.5. Общие положения 8.5.1. Постоянное улучшение 8.5.2. Корректирующие действия (ДП) 8.5.3. Предупреждающие действия (ДП)

• 
  Слайд 21
  

  9. Приложения 9.1. Лист регистрации документов и изменений к ним 9.2. Перечень документированных процедур 9.3. Перечень рабочих инструкций 9.4. Перечень рабочих форм записей 9.5. Лист рассылки

• 
  Слайд 22

  Документированные процедуры

  ДП устанавливает способ осуществления ключевого процесса Подробно описывают процессы организации Содержат указания к действию Разрабатываются сотрудниками, ответственными за выполнение процессов Документированная процедура - означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии 2

• 
  Слайд 23

  Обязательные документированные процедуры

  управление документацией управление записями по качеству внутренние аудиты СМК управление несоответствиями корректирующие действия предупреждающие действия

• 
  Слайд 24

  Документированные процедурыСодержание

  1 Цель Что должно быть достигнуто в результате описываемого в документированной процедуре процесса? Что описывает данный процесс? 2 Область действия Какие сотрудники и подразделения участвуют в реализации данного процесса? 3 Понятия и сокращения Определения специальных для данного процесса понятий и сокращений, отличающиеся от приводимых в общей терминологии.

• 
  Слайд 25
  

  4 Матрица ответственности Матрица ответственности всех исполнителей, участвующих в реализации процесса, с обязательным указанием лица, ответственного за весь процесс О – ответственный за процесс, И – исполнитель

• 
  Слайд 26
  

  5 Вход, выход, поставщики, потребители процесса:Входные данные и поставщик: что является основанием для выполнения данного процесса (приказы, планы, задания и т.д.)? Кто является поставщиком информации и данных для начала данного процесса? Выходные данные и потребитель: что получается в результате выполнения данного процесса (перечень отчетных документов)? Кто использует результаты данного процесса для выполнения своего процесса?

• 
  Слайд 27
  

  6 Описание способа осуществления процесса Краткое описание процесса и подпроцессов, понятное для сотрудников, участвующих в процессе, потребителей и поставщиков процесса, руководства и других пользователей данного документа. В описании процесса должны быть ответы на следующие вопросы:- что делается?; кем выполняется?; когда (при каких условиях) выполняется процесс?; какие регламентирующие документы при этом используются?; кто, как и какие записи по качеству заполняются при выполнении данного процесса?; что является результатом выполнения данного процесса?; каким образом осуществляется передача результатов на следующий процесс?

• 
  Слайд 28
  

  7 Мониторинг, анализ и улучшение процесса : Оценка результативности процесса. При помощи каких показателей, критериев можно контролировать результативность выполнения процесса. Например, производительность, время реагирования на запрос, количество отказов, удовлетворенность потребителей и т.д. Кто, когда и каким образом проводит мониторинг процесса на основе критериев результативности и их дальнейшее распределение по подразделениям и к высшему руководству.

• 
  Слайд 29

  Документированные процедурыСодержание

  8 Регламентирующая документация (Ссылки): Обозначения и названия документов, с которыми связана данная документированная процедура и на которые делаются ссылки в тексте. 9 Используемые формы: Формы, используемые для документирования данного процесса. Порядок ведения записей по качеству данного процесса. 10 Графическая модель процесса: Графическое представление процесса 11 Лист согласования: № Должность ФИО Подпись Дата Составил (ответственный за процесс), проверил (потребители процесса, участники процесса, поставщики процесса, уполномоченный по качеству), утвердил (ректор)

• 
  Слайд 30

  Стандарты предприятия (СТП)

  Описывают методику выполнения важнейших операций Дополняют, конкретизируют способы и правила выполнения операций, процедур СТП должен соответствовать: ГОСТ Р 1.4-92 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Общие положения ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. 3

• 
  Слайд 31

  Положения о подразделениях

  Определяет статус, организационную структуру, основные задачи и функции подразделения, права и обязанности, ответственность и полномочия сотрудников и руководителя подразделения; Содержит ссылки на регламентирующие документы; Отражает взаимодействие с другими подразделениями и внешними организациями. 4

• 
  Слайд 32

  Рабочие инструкции

  Описывают простейшие операции Могут быть представлены в виде алгоритмов, блок-схем Находятся на рабочих местах у непосредственных исполнителей 5

• 
  Слайд 33

  Рабочие инструкции Содержание

  Общие положения – цели составления, назначение основания для разработки область распространения и порядок использования другие сведения общего характера Понятия и сокращения Ответственность и полномочия Порядок работы подготовительная фаза, ресурсы процесс выполнения работы контрольная фаза Техника безопасности Могут не иметь однозначной структуры

• 
  Слайд 34

  Должностные инструкции

  Описывают должностные обязанности, права, полномочия, ответственность сотрудников Содержат требования к квалификационному уровню, описание условий работы Должны быть согласованы с юристом, работодателем и исполнителем Должны находиться на рабочих местах Сборники типовых ДИ Штатное расписание, оргструктура 6

• 
  Слайд 35

  Способы описания процессов

• 
  Слайд 36
  

  1. CASE- технологии (IDEF0, IDEF3) 2. Сетевые модели 3. Карты процессов 4. Спецификации процессов 5. Информационные карты с документированными процедурами 6. Регламенты процессов

• 
  Слайд 37

  Описание процессов – IDEF 0

• 
  Слайд 38
  

  Описание процессов – IDEF 0

• 
  Слайд 39

  Сетевая модель – общая сеть процессов

• 
  Слайд 40

  Сетевая модель – потоковая модель (практика) «Маркетинг»