Презентация на тему "Тема 1основы организации делопроизводства"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Тема 1основы организации делопроизводства

• 
  Слайд 2

  Учебные вопросы:

  1. Ведение документов до XV в. 2. Приказное и коллежское делопроизводство 3. Делопроизводство XIX-начала ХХ в. 4. Делопроизводство в 1917- 1991 гг. 5. Государственное регулирование делопроизводства в РФ   2

• 
  Слайд 3
  

  Дидактические единицы по теме недостатки древних учетных документов; характеристика шумерских документов; формы древних документов; функции древних учетных документов; делопроизводство в Древнем Египте; делопроизводство в Древней Руси; приказное делопроизводство; коллежское делопроизводство; министерское делопроизводство; делопроизводство советского периода; цели и задачи делопроизводства; принципы организации современного делопроизводства; нормативно-методическая база делопроизводства; полномочия Федерального архивного агентства (Росархив) в области делопроизводства; правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; делопроизводство; документирование; документооборот; электронный документ; документ; документированная информация; архив; архивный документ; архивное дело; государственная тайна; дело; документы по личному составу; коммерческая тайна; копия документа; номенклатура дел; особо ценный документ; регистрация документа; реквизит документа; система электронного документооборота; сканирование документа; служба делопроизводства; 3

• 
  Слайд 4
  

  уникальный документ; экспертиза ценности документов; электронная подпись; электронная цифровая подпись; электронный документооборот; электронный образ документа; электронное сообщение; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД); доклады Зарубежная практика делопроизводства Сравнительная характеристика делопроизводства советского и современного периодов 4

• 
  Слайд 5
  

  Виды учетных документов-первоисточников 5

• 
  Слайд 6
  

  6

• 
  Слайд 7
  

  7

• 
  Слайд 8
  

  8

• 
  Слайд 9
  

  9

• 
  Слайд 10
  

  10

• 
  Слайд 11
  

  11

• 
  Слайд 12
  

  Основной недостаток предметно-знаковой фиксации – это регистрация только цифровой информации. Начиная с IV тыс. лет до н.э. в документах стала устойчиво фиксироваться цифровая и текстовая информация. Документы имели даты по важным государственным и хозяйственным событиям. Древние документы имели средства защиты в виде печатей. Документы хранились в опечатанных емкостях. Формы документов: Инвентарные; приходно-расходные; расчетные таблицы Функции учетных документов: учет объектов и показателей; информационное описание фактов и операций хозяйственной деятельности; систематизация информации; контроль и ответственность за использование хозяйственных средств; реализация целей управления. 12

• 
  Слайд 13
  

  Делопроизводство в Древней Руси древние документы: Правда Русская (Русская правда), «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы Документально закреплялись три типа отношений: государственные, производственные и гражданские В специальных школах велась подготовка писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати). Документы писали на дорогостоящем материале – пергаменте, изготавливаемом из телячьей кожи. С Х в – на бумаге. В XI—XV вв. развиваются законодательные основы государства. Зарождение русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов. Создаются первые формулярники. Работа с документами осуществляется дьяками, писарями и подьячеми. 13

• 
  Слайд 14
  

  Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось с использованием следующих видов документов: грамоты указы приговоры памяти (память направлялась из одного приказа в другой) отписки (из местных учреждений отправлялись в приказы) челобитные (форма обращения частного лица в государственное учреждение). Наряду с системой общего делопроизводства существовали специальные системы: военная дипломатическая статистическая учетная 14

• 
  Слайд 15
  

  Работа с документами в приказномделопроизводстве включала следующие основные этапы: - поступление документа на рассмотрение и его регистрация (проставление даты); - подготовка дела к «докладу»; - рассмотрение дела; - оформление решения по делу («отпуск»); заверение документа дьяком, который ставил свою подпись. 15

• 
  Слайд 16
  

  16 Оригинал Соборного Уложения в серебряном позолоченном "ковчеге" Доношение XVIII в.

• 
  Слайд 17
  

  Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Главный магистрат. Система делопроизводства получила название «коллежской», по названию учреждений нового типа. 17

• 
  Слайд 18
  

  Структура канцелярии и правила документооборота: система регистрации входящих и исходящих документов; контроль за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах; управляющим канцелярией является секретарь; в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи и вахмистр; дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»). Генеральный регламент предписывал: Регистрацию входящих и исходящих документов с указанием кому и куда направляется документ Ведение архивов трех категорий: текущего, ведомственного и государственного В названии указывается вид документа, которое раскрывает его содержание, например «Рапорт о получении указа» Документы обязательно подписывались должностным лицом или должностными лицами, подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробела и отступа 18

• 
  Слайд 19
  

  Появились новые термины и названия документов: указ, регламент, архив, архивариус, протокол, рапорт, корреспонденция, журнал, инструкция, прошения (вместо - челобитная), инспектор, администратор и др. 19

• 
  Слайд 20
  

  В начале XIX в. были созданы первые министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, государственное казначейство. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. 20

• 
  Слайд 21
  

  организация работы с документами характеризуется: четкой системой движения документов, введена многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал всех входящих документов; архивным хранением документов, контролем исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показателям: 1) порядок содержания дел; 2) порядок составления заглавия; 3) нет ли медленности в делопроизводстве; 4) не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности; впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ; 21

• 
  Слайд 22
  

  Появилось понятие делопроизводства, - это решение вопросов, начиная от поступления или создания документа до его архивного хранения Основной задачейделопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управления. Стадии работы с документами регистрация при поступлении в министерство или отправке вновь созданных документов для работы; подчиненные структуры были обязаны сообщать об исполнении бумаг; контроль над исполнением дел; составление отчетови планов на следующий год. 22

• 
  Слайд 23
  

  Основные нововведения в правила делопроизводства: - установлена зависимость правил оформления документа от юридической силы документа, - появилась ссылка на номер инициативного документа, - составление отчетов о деятельности министерств - стремление к сокращению документооборота – сокращение переписки, - внедрение элементов механизированной обработки документов (пишущая машинка, штампы), - издание сборников образцов документов – «письмовники», с 30-х годов начинают применяться отдельные бланки документов, - начинается процесс формирования теории делопроизводства. 23

• 
  Слайд 24
  

  Положения о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве 24

• 
  Слайд 25
  

  25

• 
  Слайд 26
  

  26

• 
  Слайд 27
  

  Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на три этапа: - перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920—1930-х гг., - период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940— 1950-х гг. - развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960—1990-х гг. 27

• 
  Слайд 28
  

  Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О порядке утверждения и опубликования законов» Декрет Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений» Декрет Совета рабочей и крестьянской обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». научная организация труда (НОТ), научная организация управленческого труда (НОУТ), Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), Отдел административной техники (АТО), Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой), Институт техники управления (ИТУ). «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» - 1928 г. «Общие правил документации и документооборота» - 1931 г. 28

• 
  Слайд 29
  

  В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР» В 1943 Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». В июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР» 29

• 
  Слайд 30
  

  Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г.). ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г. ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 30

• 
  Слайд 31
  

  новая система делопроизводства основывалась на следующих общих принципах: организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации вообще; число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени; контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. 31

• 
  Слайд 32

  В делопроизводстве появляются системы специальной документации

  32

• 
  Слайд 33
  

  Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации.

  Документирование — процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. 33

• 
  Слайд 34
  

  Цели делопроизводства: фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления); организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).   Основные задачи делопроизводства : создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др. Основные принципы организации современного делопроизводства: оперативность в составлении и прохождении документа; высокое качество документов; оптимальность документооборота; широкое применение безбумажных технологий обмена информацией. 34

• 
  Слайд 35
  

  Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: - правила оформления документов; - правила работы с документами; - обеспечение сохранности документов; - порядок передачи документов на архивное хранение; - работу службы делопроизводства; - внедрение новых информационных технологий в работе с документами; - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. 35

• 
  Слайд 36
  

  Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера; правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документы; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; нормативные документы по организации архивного хранения документов; законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. 36

• 
  Слайд 37
  

  Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ, КоАП РФ, Уголовный кодекс РФ Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012 ) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.11.2011) "О государственной тайне" Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне" Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в РФ" Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об обязательном экземпляре документов" Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке РФ" Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (с изм. от 18.07.2012) "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ (ред. 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 10.07.2012 ) "Об электронной подписи" Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 697 (ред. от 28.11.2011) «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011) «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Приказ МЧС России от 01.12.2008 года № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России». 37

• 
  Слайд 38
  

  На сайте www.gostedu.ru можно ознакомиться с действующими стандартами, устанавливающими правила оформления и работы с документами: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 23.12.2010) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. .(Утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2001 «Управление документами. Общие требования» Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (Утв. Постановлением Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии от 3.03.2003 №65-ст) ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.10.2010 г. №327-ст) 38

• 
  Слайд 39
  

  Стандарты ISO регламентируют, в частности: — терминологию в области документации (ISO 5127— 2001 «Документация и информация. Словарь терминов»); — форматы бумаги для документов (ISO 216—1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В»); — написание дат и адресов (ISO 8601—2000 «Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени»); — основные требования к бланкам документов (ISO 8439—1990 «Бланки. Основная схема составления») и другие. 39

• 
  Слайд 40
  

  ГОСТ 7.69—95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» и др.); ГОСТ 7.23—96 «Издания информационные. Структура и оформление»; ГОСТ 7.5—98 «Журналы, сборники, информационные издания. Издательское оформление публикуемых материалов»; ГОСТ 7.83—2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» и др.); ГОСТ 7.1—2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание документов. Общие требования и правила составления»); ГОСТ 18510—87Е «Бумага писчая, Технические условия»; ГОСТ 9327—60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и др.); 40