Содержание
-
ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова
г. Саров2020 Лекция 13 Учет проектов конфиденциальной документированной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова
-
Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или с помощью печатающих устройств (принтеров) средств вычислительной техники. Также могут изготавливаться отдельные рукописные текстовые документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки, заявления и др.), если это предусмотрено Инструкцией по делопроизводству организации. Документы не рекомендуется диктовать, наговаривать на диктофон. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.
-
Также возможен вариант внесения переменной части текста в типовые формы документов, хранимые в памяти компьютера, и их дальнейшего распечатывания на принтере. Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов, как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты, соответствующие ГОСТ 6.30–2003, а также особенности, предъявляемые к оформлению конфиденциальных документов, иметь отметку о конфиденциальности.
-
Кроме того, на первом листе черновика текстового документа должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя. Если подлежащий изданию документ не предусмотрен Перечнем конфиденциальной документированной информации, то на черновике должны быть представлены визы руководителей соответствующего структурного подразделения, Службы безопасности и Службы делопроизводства. Черновики и проекты текстовых документов должны также отвечать существующим нормам по содержательной части и способу изложения. Такие нормы в определенной степени зависят от конкретного вида документа, однако существуют и общие требования, которые необходимо учитывать при составлении любого вида текстовых документов.
-
При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе, проверяются соответствие черновика Перечню конфиденциальной документированной информации, наличие и правильностьоформления необходимых реквизитов, а также: • если черновик составлен в виде спецблокнота, просчитывается количество листов черновика с изъятием их из спецблокнота; • если черновик составлен на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа, просчитывается количество листов черновика; • если черновик составлен в виде стенографической или рабочей тетради, проверяются наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.
-
После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета проектов созданных/изданных конфиденциальных документов (форма 4). Если издаваемые организацией документы не переводятся на инвентарный, выделенный (списочный) учет (см. разд. 3.6), то графа 17 опускается. При приеме черновика заполняются графы 1, 3–5. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного черновика, и аббревиатурой отметка конфиденциальности. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению в другие организации и предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.
-
-
В графе 5 проставляются номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов – через тире, при непоследовательности – через запятую). Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте – дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника Службы делопроизводства и даты. Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради сотрудник Службы делопроизводства выдает разовую расписку по форме 5.
-
Форма 5 РАСПИСКА Дана _____________ в том, что мною _________________ (инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия) получены во временное пользование документы, носители информации за № __________, всего на _______ л. Подпись Дата
-
После печатания проекта документа заполняются графы 6–7 журнала учета созданных/ изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику Службы конфиденциального делопроизводства и уничтожается. При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки. В случае необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером.
-
От исполнителя принимаются исправленный и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполнителя в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи проекта документа, печатаемого с черновика, с той лищь разницей, что в графе 5 вместо номера носителя указывается «С № __» с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем. При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа или дополнительных экземпляров уже подписанного (утвержденного) документа (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета созданных/изданных документов под ранее сделанной записью через знак «+» проставляется количество дополнительных экземпляров. Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров
-
производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей. При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно-графических документов носители могут учитываться или по журналу учета носителей, или сразу по журналу учета созданных/изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3–7 (в графе 5 пишется слово «Рукопись»). Если проект текстового документа печатался под диктовку, то заполняются те же графы (в графе 5 проставляется «б/ч» – без черновика).
-
Эти же графы заполняются при печатании проекта документа со звуковоспроизводящих устройств (в графе 5 проставляются вид и номер носителя речевой информации). Прием/возврат носителя осуществляется по разовой расписке. Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания было принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в Службу делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем организации назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом
-
делается отметка на обороте последнего экземпляра роекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю организации для принятия соответствующих решений. Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета созданных/изданных документов в графах 1, 3–7. В графе 5 при наличии черновика пишется «Конфиденциально ___ л.» с указанием количества листов черновика, на черновике проставляются отметка конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается «б/ч» – без черновика. Проект документа выдается вместе с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8.
-
После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить номера экземпляров, завизировать остающийся в организации экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа, в том числе и оказавшиеся по каким-либо причинам лишними, вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в Службу делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в Службу делопроизводства. В целях упорядочения визирования конфиденциальных документов целесообразно разработать Перечень визируемых документов с указанием по каждому документу визирующих должностных лиц, если в Перечне конфиденциальной документированной информации отсутствует соответствующая графа.
-
При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и др.). Сотрудник Службы делопроизводства расписывается за получение конфиденциального документа (проекта) черновика в графе 9 журнала учета созданных/изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения). Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа уничтожаются. В графе 10 журнала учета созданных/изданных документов пишется «Уничтожен» или проставляется
-
аналогичный штамп, заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с проставлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта документа пишется «Проект уничтожен» или проставляется аналогичный штамп, а при уничтожении лишних экземпляров документа – «Экз. № ___ уничтожены» с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника Службы делопроизводства с проставлением даты. В графе 9 журнала учета носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качестве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляется следующим образом: «Уничтожен как черновик № ___» с указанием номера изданного документа (проекта). Если носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то в графе 9 пишется «Уничтожен» или проставляется соответствующий штамп,
-
заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с указанием даты. Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота, если он предназначен для использования несколькими исполнителями, должны изыматься из спецблокнота и уничтожаться после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном листе спецблокнота, заверяемой подписью сотрудника Службы делопроизводства. Такой порядок обусловлен необходимостью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиденциальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом испорченные листы могут уничтожаться и при использовании спецблокнота одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками
-
изъятых листов спецблокнота после использования всех листов. При уничтожении использованного спецблокнота в контрольном листе проверяются наличие отметок и подписей о номерах документов или об уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с корешками изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, а в графе 9 журнала учета носителей пишется слово или проставляется штамп «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с указанием даты. Об уничтожении бумажных носителей по решению руководителя организации может составляться акт по форме 6.
-
Форма 6 АКТ Мы, нижеподписавшиеся, ________________________ (должности, инициалы, фамилии _______________________________________ сотрудников Службы делопроизводства) составили настоящий акт в том, что нами « » 20... г. произведено уничтожение путем сжигания макулатуры за период с « » по « » 20... г., (подпись, инициалы, фамилия) (подпись, инициалы, фамилия)
-
Бумажные носители могут уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило также после проведения квартальной проверки наличия документов. При уничтожении таким способом тоже может составляться акт об уничтожении с заменой в тексте слова «Сжигание» на слова «Измельчение машиной».
-
Литература
. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт, 2016. – 325 с. 3. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гос. ун-та, 2013. — 83 с.
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.