Презентация на тему "ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова"

Содержание

• 
  Слайд 1

  ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

  г. Саров2020 Лекция 33 Проверка наличия носителей конфиденциальной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

• 
  Слайд 2

  План

  Назначение, виды и принципы проведения проверок Проверка учета и регистрации носителей конфиденциальной информации Проверка правильности проставления отметок о движении носителей конфиденциальной информации

• 
  Слайд 3
  

  Назначение, виды и принципы проведения проверок Проверки наличия конфиденциальной документированной информации являются важной составной частью конфиденциального документооборота. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов и дел и достигается путем установления соответствия фактического наличия конфиденциальных документов учетным и регистрационным данным, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску. В процессе учета и регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных и регистрационных данных.

• 
  Слайд 4
  

  Часть зарегистрированных конфиденциальных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, переведена в другую автоматизированную информационную систему, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных и регистрационных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты конфиденциальных документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности учета и проставления отметок о движении конфиденциальных документов и дел должны быть составляющими частями проверок их наличия. Проверки направлены также на выявление неучтенных и незарегистрированных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление причин этого и взятие документов для учета и регистрации.

• 
  Слайд 5
  

  Проверками должны быть охвачены не только документы и дела, но и носители конфиденциальной информации, в том числе электронные. Проверки правильности регистрации и фактического наличия конфиденциальных документов частично проводятся в процессе выдачи их пользователям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые для этого операции. Поэтому необходимо проводить комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок об их учете, регистрации и движении. Оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются: проверки правильности учета и регистрации носителей, документов, дел, учетных и регистрационных журналов (картотек), в том числе электронных – сразу после учета и регистрации; проверки правильности проставления отметок о движении

• 
  Слайд 6
  

  конфиденциальных носителей, документов и дел, независимо от времени их учета и регистрации, – сразу после проставления отметок или, при невозможности проведения их сразу после проставления отметок, по истечении каждого квартала; проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет инвентарного (выделенного) хранения созданных/изданных (внутренних) и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, – один раз в квартал по истечении квартала; проверка фактического наличия всех дел, а также документов выделенного хранения и журналов (картотек) учета, в том числе электронных, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, – один раз в год по истечении года. Перечисленные виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при учете

• 
  Слайд 7
  

  и регистрации конфиденциальной документированной информации и производстве отметок о ее движении, а также осуществлять систематический контроль за ее наличием, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов. Существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия конфиденциальной документированной информации, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник Службы делопроизводства, учитывающий

• 
  Слайд 8
  

  конфиденциальные документы и производящий отметки о их движении. Нерегламентную проверку целесообразно использовать при проверках правильности учета носителей, документов, дел, учетных и регистрационных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, а также при проверках их фактического наличия, так как учетные данные и количество листов дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и Службой делопроизводства. Проверки правильности проставления отметок о движении документов, дел и носителей (отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета и др.) следует возлагать на другого сотрудника, не принимавшего участия в проставлении отметок о движении конфиденциальной документированной информации.

• 
  Слайд 9
  

  В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования следует проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности учета и регистрации носителей, документов, дел и учетных и регистрационных журналов (картотек), в том числе электронных, а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например, «+» или «*». Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных и регистрационных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой.

• 
  Слайд 10
  

  Проверки правильности производства отметок об отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета, подшивке в дело заверяются подписями проверявших (при проведении проверок одним сотрудником – одной подписью) с проставлением даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами: охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных и регистрационных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных материалов о движении документов; проведение проверок наличия • конфиденциальной документированной информации по схеме: сначала указанная информация и ее носители, затем учетные и регистрационные данные на них; фиксация конечных результатов проверок. По результатам проверок составляется акт по форме 5.

• 
  Слайд 11
  
• 
  Слайд 12
  

  * Указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учета. Пункт включается в акт при наличии неучтенных дел или документов.

• 
  Слайд 13
  

  2. Проверка учета и регистрации носителей конфиденциальной информации Для проверки правильности учета носителей должны привлекаться журнал учета носителей и сами носители. Если носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета носителей, а в журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения (рабочие тетради, калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привлекаются журнал учета документов инвентарного (выделенного) хранения и носители. В контрольном журнале и на носителе проверяются записи об учетном или регистрационном номере и отметке конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. На носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

• 
  Слайд 14
  

  Для проверки правильности учета внутренних (созданных/изданных) документов привлекаются журнал учета конфиденциальных распорядительных документов, сами документы и черновики. В журнале и на документе проверяются записи об учетном номере, отметке конфиденциальности, дате и заголовке документа, местонахождении документа. На самом документе проверяются в реквизите «Отметка об исполнителе» количество экземпляров – по их фактическому наличию, количество листов в экземпляре. Также в конфиденциальном документе проверяются правильность нумерации листов, проставление регистрационных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре.

• 
  Слайд 15
  

  В журнале учета бумажных носителей и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Проверка правильности проставления реквизитов поступившей конфиденциальной документированной информации осуществляется в журнале (картотеке) учета поступивших конфиденциальных документов и в журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения. Для проверки правильности учета поступивших документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и сами конфиденциальные документы. В журнале учета пакетов проверяется соответствие количества поступивших пакетов количеству учтенных поступивших документов. В журнале учета пакетов и журнале учета и

• 
  Слайд 16
  

  регистрации поступивших конфиденциальных документов проверяется соответствие данных о присвоении регистрационного номера, дате поступления документа регистрационному номеру организации-отправителя. В журнале учета и регистрации поступивших конфиденциальных документов и на документе проверяется соответствие регистрационного номера, отметки конфиденциальности, даты поступления, вида и заголовка документа организации-отправителя, регистрационного номера организации-отправителя, даты документа, количества листов (с просчетом их в документе). В документе, имеющем приложения, дополнительно проверяется соответствие регистрационных номеров, отметок конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре данным, содержащимся в реквизите «Отметка о наличии приложения».

• 
  Слайд 17
  

  Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов и журнале учета поступивших конфиденциальных документов рядом с номером документа. Для проверки правильности учета документов инвентарного (выделенного) хранения привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших конфиденциальных документов и сами конфиденциальные документы. В журналах учета пакетов и учета поступивших документов проверяется соответствие учетных и регистрационных данных. В журнале учета документов инвентарного (выделенного) хранения и на самом документе проверяется соответствие учетных данных и реквизитов документа.

• 
  Слайд 18
  

  Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов рядом с номерами документов, переведенных на инвентарное (выделенное) хранение, и в журнале учета конфиденциальных документов инвентарного (выделенного) хранения рядом с номерами документов. Для проверки правильности регистрации дел и журналов (картотек) учета привлекаются номенклатура дел, дела и журналы (картотеки) учета. В номенклатуре и на обложке дела или на картотеке (в журнале) проверяется соответствие сделанных в ней записей индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров статей по перечням документов и дел со сроками хранения. По журналам регистрации и учета, кроме того, проверяется соответствие количества листов в деле. Отметка о проверке проставляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки.

• 
  Слайд 19
  

  3. Проверка правильности проставления отметок о движении носителей конфиденциальной информации Для проверки правильности проставления отметок об отправлении конфиденциальных документов привлекаются журнал учета и распределения внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов, журнал учета отправляемых пакетов, а также сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие сделанных в них записей о номере, отметке конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов (вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере

• 
  Слайд 20
  

  и дате сопроводительного документа. Для проверки правильности проставления отметок о возврате ошибочно присланных конфиденциальных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, копии сопроводительных писем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопроводительном письме проверяется соответствие записей о номере и отметке конфиденциальности документа, адресате, номере и дате сопроводительного письма. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении дел привлекаются номенклатура дел и сопроводительные документы, по которым отправлены дела. В номенклатуре дел и сопроводительном документе проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке дела, номере тома, количестве листов в томе, адресате, номере и дате сопроводительного документа.

• 
  Слайд 21
  

  Для проверки правильности отметок об отправлении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым отправлены изъятые документы. В сопроводительном документе, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и количестве листов документа, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Кроме того, в процессе проверок наличия отметок об отправлении документов и дел в сопроводительном документе (за исключением сопроводительных писем) проверяется наличие подписи лица за получение пакетов. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов выделенного хранения привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и акты

• 
  Слайд 22
  

  об уничтожении дел и документов. В журнале и акте проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, виде и заголовке документа, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре, номере и дате акта об уничтожении. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении дел и журналов (картотек) учета привлекаются номенклатура дел и акты об уничтожении дел и документов. В номенклатуре и акте проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела (журнала, картотеки), его заголовке, номере тома, количестве листов в томе (по картотеке вместо номера тома и количества листов проверяется количество карточек), номере и дате акта об уничтожении. Для проверки

• 
  Слайд 23
  

  правильности проставления отметок об уничтожении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и акт об уничтожении дел и документов. В акте, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и дате документа, количестве листов, номере и дате акта об уничтожении. Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об уничтожении документов и дел в акте об уничтожении проверяется наличие отметок о физическом уничтожении документов и дел, заверенных подписями лиц, производивших уничтожение. Для проверки правильности проставления отметок о переводе внутренних и поступивших конфиденциальных документов на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета внутренних (созданных/изданных)

• 
  Слайд 24
  

  конфиденциальных документов; поступивших конфиденциальных документов и конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения. В журналах и документах проверяется соответствие учетного номера, присвоенного при создании (издании) или поступлении документа, учетному номеру, присвоенному по журналу учета документов инвентарного (выделенного) хранения, отметки о конфиденциальности, вида, заголовка и номеров экземпляров документа, количества листов в экземпляре с просчетом листов. В журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения рядом с номером документа проставляется отметка о проверке правильности учета и регистрации. В журналах проверяется соответствие учетного номера и отметки конфиденциальности документа, вида и

• 
  Слайд 25
  

  наименования документа, количества листов. В журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения и на документе проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, подразделения, разработавшего документ, номера экземпляра, количества листов в экземпляре с просчетом их в документе. Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов в дела привлекаются дела, в которых подшиты документы, и журналы учета, в которых зарегистрированы документы. В деле и журнале проверяется соответствие учетного номера, отметки о конфиденциальности, вида и наименования документа, индекса (номера) дела, количества листов в документе, номеров листов дела.

• 
  Слайд 26
  

  Кроме того, в описи документов дела и документе проверяется соответствие даты, номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, отправителя (по поступившим документам) или адресата (по отправленным документам), номеров листов дела. Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи документов дела, в которое перешит документ, и на документе проверяется соответствие данных, перечисленных в предыдущем абзаце. В справке-заместителе и описи документов дела, из которого изъят документ, проверяется наличие данных о новом местонахождении документа и их соответствие данным описи документов дела, в которое подшит документ.

• 
  Слайд 27
  

  Для проверки правильности проставления отметок об изъятии из дела документов, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются дела и акт передачи документов. В описи документов дела, справке-заместителе и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и количестве листов документа, дате и номере акта о передаче. При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в которых документы были зарегистрированы, отметки о новом местонахождении или уничтожении документов не производятся. Для проверки правильности проставления отметок о передаче на архивное хранение дел и документов выделенного хранения привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов инвентарного (выделенного) хранения и описи дел и документов, переданных на архивное хранение. В описи и номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера), отметки о

• 
  Слайд 28
  

  конфиденциальности, заголовка дела, номера тома дела, количества листов в томе, архивного шифра (номеров фонда, описи, единицы хранения). В журнале учета конфиденциальных документов инвентарного (выделенного) хранения и описи проверяется соответствие номера, отметки о конфиденциальности, вида и заголовка документа, номера экземпляра, количества листов в экземпляре, архивного шифра. Для проверки правильности проставления отметок о передаче документов инвентарного (выделенного) хранения, с которых снята отметка о конфиденциальности, привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соответствие индекса (номера), заголовка дела, номера тома, количества листов, номера и даты акта.

• 
  Слайд 29

  Литература

  . 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт, 2016. – 325 с. 3. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гос. ун-та, 2013. — 83 с.