Содержание
-
ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова
г. Саров2020 Лекция 21 Учет конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова
-
На инвентарный (выделенный или списочный) учет берутся следующие конфиденциальные документы: • не подлежащие подшивке в дела, например: сброшюрованные, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические, в том числе являющиеся приложениями к основным, фотографии, рисунки, электронные документы на соответствующих носителях (дискеты, флэш-памяти); • изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на выделенное хранение (образовавшие самостоятельное дело), например, документы, доступ к которым имеет более узкий круг лиц; • технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и др.;
-
• бумажные носители информации для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с отрывными листами и др.; • журналы (картотеки) учета документов, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные дела. Инвентарный учет осуществляется в журнале или карточках, в том числе в электронных автоматизированной информационной системы (если такая система функционирует в организации). Журнал (картотека) инвентарного учета ведется непрерывно по форме 10, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки конфиденциальной документированной информации и созданию сложностей для пользователей.
-
.
-
На инвентарный учет может браться вся конфиденциальная документированная информация, если ее объем невелик. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № __ и дата». Одновременно может формироваться электронный справочный массив по документам. Поставленные на инвентарный учет технические носители информации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, индекса или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи делаются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стойкость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляр с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии.
-
Если в организации производится копирование (тиражирование) конфиденциальных документов инвентарного учета, то между графами 7 и 8 помещаются графы о номере и дате разрешения на размножение, количестве и номерах размноженных экземпляров. При значительном объеме конфиденциальных документов инвентарного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но по однотипной форме. В этом случае вместо добавляемого к номеру документа индекса И (инвентарный учет) или В (выделенный учет) на чертежно-графических документах проставляется индекс Ч, на текстовых – Т. В момент регистрации заполняются графы 1–7.
-
При поступлении конфиденциальной документированной информации, созданной другой организацией и подлежащей инвентарному учету, ей сразу (без оформления в журнале учета и регистрации поступивших конфиденциальных документов) присваивается очередной порядковый номер по журналу (карточке) инвентарного учета. Этот номер проставляется на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) инвентарного учета с одновременным заполнением граф 2–7 этого журнала. При этом в графе 5 указывается: «п/ж № __ за __» (где «п/ж» – журнал учета пакетов), с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился конфиденциальный документ. При учете чертежно-графических документов в графе 3 проставляется вид носителя (калька, ватман), а для текстовых также вид носителя (электронный, бумажный) и индекс (обозначение) документа.
-
При взятии на учет конфиденциальной документированной информации, переводимой с регистрации поступивших конфиденциальных документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ, в графе 5 – его номер по журналу учета и регистрации поступивших документов, в графе 13 проставляются номер, присвоенный конфиденциальной документированной информации по журналу инвентарного учета, и количество листов. При взятии на учет конфиденциальных документов, переводимых с учета внутренних (созданных/изданных) документов, в графе 4 указывается подразделение организации, разработавшее конфиденциальный документ, в графе 5 –номер по журналу учета внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов, в графе 17 проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета инвентарного хранения, и количество переведенных на инвентарное хранение экземпляров.
-
При взятии на учет носителя, переводимого с учета бумажных носителей в графе 4 указывается подразделение организации, в графе 5 – номер носителя по журналу учета носителей, в графе 9 – проставляется номер, присвоенный носителю по журналу учета инвентарного хранения. При взятии на учет инвентарного хранения носителя без регистрации его в журнале учета бумажных носителей (рабочая тетрадь, калька и др.) в графе 5 делается прочерк. Взятая на инвентарный учет текстовая документированная информация брошюруется (прошивается) и помещается в обложку (если ее не было). При этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой прописью указывается количество листов в документе.
-
Надпись заверяется подписью (с расшифровкой) составившего ее лица и проставлением даты. Если в документе имеются вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи. Индексы и номера, присвоенные по журналу (карточке) инвентарного учета, проставляются на текстовых документах в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра. На чертежно-графических документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами. На присланных документах имеющиеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями. На каждый конфиденциальный документ заводится карточка учета выдачи по форме 11.
-
-
Литература
. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт, 2016. – 325 с. 3. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гос. ун-та, 2013. — 83 с.
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.