Презентация на тему "Основы управленческого консультирования"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Основы управленческого консультирования

  1 Тема 8Структуризация проблемного поля организации и ее товара д.э.н., профессор Доронин Андрей Витальевич

• 
  Слайд 2
  

  Структуризация проблемного поля организации и ее товара 2

• 
  Слайд 3

  Подходы к определению понятия «организационная проблема»:

  • Как расхождение между действительным и желаемым при неизвестных способах преодоления этого расхождения. Такого рода проблемы возникают, когда цели деятельности организации не достигнуты. Такие проблемы называют проблемам и функционирования. • Как потенциальная возможность. В этом случае она означает расхождение между действительным и желаемым при неизвестных способах преодоления этого расхождения. Чаще всего они связаны с не использованием потенциала организации в полной мере - это проблемы развития. 3

• 
  Слайд 4
  

  Распознание и формулирование проблемы занимает важное место в методологии работы с ней. Проблема определяет выбор методов исследования, подведения результатов. Проблема–это преграда, противоречие, которое несет в себе элементы новых, неизвестных ранее изменений. Не следует путать понятия проблема и задача. Решение первой всегда требует творческого подхода, решение задачи предполагает знание алгоритма ее разрешения. 4

• 
  Слайд 5

  Проблему как предмет исследования характеризуют такие параметры:

  • реальность, • актуальность, ресурсосообеспеченность, • ценность предполагаемого результата. 5

• 
  Слайд 6
  

  По типологии А.И. Пригожина, проблемы организации или ее товара подразделяются на:

  встроенные, социокультурные ситуативные, а их формулировки – назывные, причинно-следственные и антитезные. 6

• 
  Слайд 7
  

  Встроенные в организацию проблемы представляют собой противоречия, присущие организациям: между стабильностью организации и ее развитием, между целями организации и целями ее работников и т.д. Это сущностные проблемы, их никогда не удастся решить полностью. Задача консультанта - снять остроту этих проблем. Социокультурные проблемы организации представляют собой проблемы, вызванные средой, в которой находится организация. Это - привычки, традиции, устоявшиеся взгляды, опыт и т.д. Эти проблемы преодолимы, но решение некоторых из них продолжительно по времени (сменяется не одно поколение работников, прежде чем проблема исчезает полностью). 7

• 
  Слайд 8
  

  •Ситуативные проблемы зависят от ситуации в организации и ее окружении, поэтому они всякий раз разные. • Назывные проблемы на слух напоминают жалобы на нехватку чего-либо (на препятствие чему-либо) и по своей остроте и актуальности не очень значимы. •В причинно-следственных типахформулировок присутствует и причина, и ее следствие проблемной ситуации. •Антитезный тип формулировки фиксирует противоречие и является самой развитой из числа формулировок проблем, поскольку позволяет формулировать задачи. 8

• 
  Слайд 9

  Матрица организационных проблем по А.И. Пригожину

  9

• 
  Слайд 10

  Системный анализ и этапы решения проблем

  Формирование целей исследования Описание проблем Анализ проблем Генерирование альтернатив Выбор решения Подготовка к изменениям Внесение изменений Оценка эффективности решений Корректировка решений Анализ системы выявления проблем 10

• 
  Слайд 11
  

  Рассматривая сложившуюся ситуацию и возникшую проблему, консультант и руководитель организации должны:

  определить круг лиц, способных разработать и реализовать способы ее решения и получения положительного исхода; установить срок разрешения проблемной ситуации; оценить и утвердить способы действий; обеспечить выделение требуемых средств решения проблемы; выявить внутренние элементы проблемы, установить степень их влияния на решение проблемы. 11

• 
  Слайд 12
  

  В качестве одного из графических инструментов, обеспечивающих решение перечисленных задач, используется проблемное поле, содержащее следующие области:

  ответственные исполнители (кто?), общие и частные сроки решения проблемы (когда?), действия по разрешению проблемы (как?), требуемые средства (с использованием чего), проблема и ее элементы (что?). Данный инструмент отвечает на вопросы: что решать, как действовать, для чего необходимы средства, когда предпринимать действия, кто этим должен заниматься 12

• 
  Слайд 13
  

  Важным этапом анализа проблем является использование метода декомпозиции, позволяющего определить причинно-следственные связи. При этом необходимо выявить иерархию причин, которая обычно представляется в виде причинно-следственной диаграммы - «дерево проблем». Структуризация позволяет наглядно и в комплексе установить влияние причин, вызвавших проблему. 13

• 
  Слайд 14

  «Дерево проблем организации»

  Уменьшение количества проблем Сокращение нарушений условий транспортировки Сокращение количества отказов на перевозку грузов Снижение уровня нарушений сроков перевозки Снижение уровня отправки грузов не по адресу Создание систем проверки документов Повышение квалификации сотрудников Увеличение парка грузового транспорта Сокращение и снижение стоимости перевозок Создание дублирующей системы координации времени Модернизация координационного отдела Модернизация геолокационного оборудования Создание систем координации

• 
  Слайд 15
  

  Причинно-следственные диаграммы впервые были использованыК. Ишикава в 1943 году:

  Структура диаграммы напоминает рыбий скелет. Поэтому ее часто называют диаграммой «рыбьи кости». Данная диаграмма содействует выявлению ошибок, анализу проблем. В «голове» диаграммы стоит определение проблемы. Для обозначенной проблемы должно быть найдено решение. Поиск причин обозначенной проблемы начинается с определения возможных групп причин, например, техника, методы руководства, внешняя среда. 15

• 
  Слайд 16
  

  Диаграмма типа 5М рассматривает такие компоненты, как “человек”, "машина", "материал", “метод”, "контроль", а в диаграмме типа 6М к ним добавляется компонент “среда”. Применительно к решаемой задаче квал и метрического анализа, для компоненты “человек” необходимо определить факторы, связанные с удобством и безопасностью выполнения операций; для компоненты “машина” – взаимоотношения элементов конструкции анализируемого изделия между собой, связанные с выполнением данной операции; для компоненты “метод” – факторы, связанные с производительностью и точностью выполняемой операции; для компоненты “материал” - факторы, связанные с отсутствием изменений свойств материалов изделия в процессе выполнения данной операции; для компоненты "контроль” – факторы, связанные с достоверным распознаванием ошибки процесса выполнения операции; для компоненты "среда” – факторы, связанные с воздействием среды на организацию и организации на среду. 16

• 
  Слайд 17

  Пример диаграммы К. Ишикавы

  17

• 
  Слайд 18
  

  Для наглядного изображения источников проблем и масштабов их влияния также может использоваться профиль причин. Может быть построен четырехфакторный профиль, каждое «плечо» отражает один источник проблемы, а заштрихованная область -масштаб влияния конкретной причины. 18

• 
  Слайд 19
  

  Поскольку решение проблемы связано с этапом ее жизненного цикла, то зачастую, возникает необходимость прогнозирования ее дальнейшего развития, с этой целью можно использовать методы теории надежности, применяемые при прогнозировании отказов сложных систем. Обоснованность использования этой группы методов связана с тем, что любая организация представляет собой сложную социально-экономическую систему. Одним из методов, используемых с этой целью, является метод «дерева неполадок». Он основан на сочетании экспертных оценок (на стадии построения структуры причинно-следственного «дерева неполадок») и количественных оценок - вероятностей выхода из строя элементов системы. 19

• 
  Слайд 20
  

  «Дерево неполадок» строится в результате экспертной процедуры и показывает, каким образом конечное событие (вершина «дерева») может возникнуть из последовательностей и комбинаций отказов элементов системы. После разработки «дерева неполадок» проводится процедура его качественного анализа – выявление «аварийных» сочетаний наборов событий, приводящих к появлению нежелательного корневого события. Вычисление вероятности различных путей, приводящих к корневому событию, позволяет ранжировать эти пути. 20

• 
  Слайд 21
  

  Методы выявления проблем разнообразны и выбираются, исходя из целей исследования проблем товара или организации и характера источников информации:

  21

• 
  Слайд 22
  

  Каждый из описанных методов сбора первичной информации имеет свои преимущества и недостатки. Сравнительный анализ основных из них:

  22

• 
  Слайд 23
  

  23

• 
  Слайд 24
  

  Особую ценность структуризации проблемного ПОЛЯ представляет определение главной (корневой, ключевой) проблемы, от решения которой зависят другие проблемы. Структуризация проблемного поля позволяет выделить среди всего перечня проблем проблемы значимые (узловые, которые являются причиной возникновения других проблем) и проблемы, которые решаются автоматически при решении других проблем каталога (результирующие проблемы). В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, чем заниматься организации в первую, вторую и третью очередь. Главная проблема организации требует стратегических решений. К достоинствам рассмотренного подхода анализа проблем организации следует отнести относительную простоту и быстроту его реализации, но экспертные оценки, лежащие в основе подхода, несут в себе погрешности субъективных суждений экспертов. 24

• 
  Слайд 25
  

  Схема формирования совокупности проблем организации (проблемного поля) демонстрирует, как, по мере роста количества и качества информации о проблемной ситуации в организации, система из простого множества проблем (первичного каталога) трансформируется в структурированную проблемную область. 25

• 
  Слайд 26

  Последовательность этапов диагноза проблемы

  Обратная последовательность этапов информационной работы Прямая последовательность этапов информационной работы 26

• 
  Слайд 27
  

  Многошаговая процедура построения графа проблем состоит из пяти повторяющихся этапов:

  Этап 1 "диагноза" – общее знакомство с проблемой; составление плана работы, с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые могут быть использованы. Этап 2 – установление ее "симптомов", под которыми понимается некоторые косвенные признаки или характеристики, указывающие на наличие проблемы. Этап 3 – сбор факторов, подтверждающих "симптомы"- выявление причин возникновения проблемы. Этап 4 – истолкование факторов (анализ всей релевантной (relevant — относящийся к делу) информации). 27

• 
  Слайд 28
  

  При вскрытии существа проблемы большую помощь могут оказать следующие шаги:

  собрать и проанализировать данные, которые представляют недостатки системы; описать и проанализировать подсистему, которая прямо порождает данные проблемы, в частности, оценить вход на полноту, частоту, согласованность, надежность и точность; найти обратную связь, которая дает возможность судить об отклонении, величине ошибки или недостатке системы; постараться связать объекты и свойства подсистемы в соответствии с их очевидной, логической или причинной связью; постараться представить полную систему, в которой данная проблема является только частью; постараться связать между собой полную систему, относящиеся к делу подсистемы и проблему, как она определена. 28

• 
  Слайд 29
  

  Этап 5 –формулирование проблемы, который включает: составление исходной формулировки проблемы; осмысление этой формулировки по отношению к различным частям проблемы; осмысление факторов, которые касаются проблемы; общее уточнение исходной формулировки проблемы. 29

• 
  Слайд 30
  

  Формулирование проблемы называется исходной или предварительной постановкой потому, что в ходе анализа и на его основании многие исходные положения могут быть пересмотрены или уточнены. Перечень проблем, описывающих проблемную область, как правило, можно упорядочить методом парных сравненийопределяя наличие и направленность причинно-следственных связей между проблемами. В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, чем заниматься организации в первую, вторую и третью очередь. Главная проблема организации требует стратегических решений, что предопределяет формулирование соответствующих целей. 30

• 
  Слайд 31
  

  Пример. Определение графа проблем Владимирского государственного университета, выполненного д.э.н., профессором ВлГУ Лапыгиным Ю.Н.

  Выявление корневой проблемы организации: 18 – нет стратегии, обеспечивающей подготовку и повышение квалификации кадров; 34 – низкая требовательность и ответственность руководителей снижает экономические результаты; 36 – система оплаты труда недостаточно мотивирует работников; 37 – отсутствие сопричастности к общему делу не формирует социокультурные ценности; 38 – неравномерна загрузка инженерно-технических работников (ИТР) – есть «случайные» люди; 39 – отдел кадров не ведет базу данных «лучших» сезонных рабочих; 46 – расположение дорожного ремонтно-строительного управления (ДРСУ) в г. Владимире при подъеме экономики ведет к оттоку квалифицированных кадров. 31

• 
  Слайд 32

  Определение значимых проблем по организации или по товару

  Построение матрицы значимых проблем. В результате организационной диагностики получаем перечень, состоящий, как правило, из нескольких десятков проблем. Возникает вопрос: как определить главные проблемы, как их оценить и упорядочить? 32

• 
  Слайд 33
  

  Можно оценить их по степени важности (значимости), но что делать, если проблем с высокой значимостью много? Ответ на эти вопросы кроется в экспертной оценке перечня проблем по методике, разработанной профессором Пригожиным А.Й., суть которой заключается в следующих операциях: 1. Внимательно прочитать список проблем. 2. Вычеркнуть из списка те проблемы, которые представляются несущественными или повторяющимися в другой формулировке. 3. Объединить (агрегировать) проблемы в тех случаях, когда это необходимо. 4. Выделить из полученного трансформированного списка наиболее важные проблемы; 33

• 
  Слайд 34
  

  5. Методом парных сравнений определить главную среди них после того как будет заполнена «пустографка» последующей методике:

  А) внести в «шапку таблицы» и в «боковик» номера проблем, признанных наиболее важными; Б) сопоставить попарно каждую проблему горизонтального ряда с каждой из вертикального по критерию взаимовлияния. Иначе говоря, сравнивая каждую пара проблем, ответить себе на вопрос: какая из этих двух сильнее обостряет или вызывает другую? Решение какой из проблем снимает остроту, сделает легче решаемой другую? Если проблема из вертикального ряда вызывает, обостряет проблему из горизонтального ряда, то в клеточке их пересечения вставить стрелку по горизонтали слева направо вверх. Если же взаимосвязь обратная, то и стрелку ставить наоборот. В случае, когда не видно связи между обеими проблемами, - ставить ноль (0); В) если какие-либо проблемы упущены в списке, дописать их, не внося в “пустографку”. 34

• 
  Слайд 35
  

  35

• 
  Слайд 36
  

  Обработка полученного материала консультантами позволяет построить графы, отражающие представление каждого из экспертов о важнейших проблемах организации и связях между ними. В результате обработки «пустографок», заполненных каждым из экспертов, выявляются четыре типа проблем: корневые – вызывающие или обостряющие другие проблемы; узловые – зависящие от некоторых проблем, но одновременно вызывающие или обостряющие другие проблемы; результирующие – являющиеся следствием других проблем; автономные – проблемы достаточно значимые, но никак не связанные с другими проблемами. Индивидуальные графы проблемного поля. Указанные типы проблем выявляются путем построения графов. 36

• 
  Слайд 37

  Пример заполнения графа экспертом № 1

  37

• 
  Слайд 38

  Пример заполнения графа экспертом № 5

  38

• 
  Слайд 39

  Пример заполнения графа экспертом №7

  39

• 
  Слайд 40
  

  Как правило, сопоставление графов демонстрирует совершенно различное видение экспертами проблемной ситуации в организации, что обосновывает потребность в проведение совместной групповой работы. 40

• 
  Слайд 41

  Формирование блоков проблем

  Но что делать, если значимых проблем все-таки много? Другой способ структурирования проблемного поля заключается в укрупнении (агрегировании) проблем в группы проблем (блоки) и установлении причинно-следственных связей между блоками. 41

• 
  Слайд 42
  

  Связи позволяют определить корневой блок. Затем внутри корневого блока определяется корневая проблема, которая и будет главной (корневой) проблемой всего проблемного поля МО. Для большей достоверности полученного результата следует определить корневые проблемы каждого блока, а затем сопоставить эти проблемы между собой, то есть определить корневую проблему среди корневых проблем блоков. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы название каждому сформированному блоку гшоблем было дано, исходя из формулировок тех проблем, которые вошли в формируемый блок. То есть название блока следует постараться дать в причинно-следственной форме для того, чтобы затем при сопоставлении блоков между собой свести до минимума возможные толкования формулировок и облегчить отыскание причинно-следственных связей между блоками проблем. 42

• 
  Слайд 43

  Агрегирование проблем в блоки

  43

• 
  Слайд 44

  Выявление корневого блока проблем

  1. Недостаточно высокая квалификация управленческих кадров не позволяет сформировать политику, обеспечивающую создание новых рабочих мест и приток новых кадров (первая по значимости проблема). 2. Низкие доходы населения ведут к расслоению общества и снижению потенциала муниципального образования. 3. Администрация не содействует развитию предпринимательства в муниципальном образовании (вторая по значимости проблема). 4. Нерациональное использование имеющихся ресурсов снижает потенциал муниципального образования (третья по значимости проблема). 5. Низкие темпы реорганизации сельхозпредприятий не обеспечивают конкурентоспособность выпускаемой продукции. 6. Дефицит бюджета и его зависимость от успешности работы стекольных предприятий дестабилизирует ситуацию. 7. Инфраструктура требует капитальных вложений, отсутствие которых приводит к аварийным ситуациям. 1 – первый блок; 2 – третий блок; 3 – четвертий блок. 44

• 
  Слайд 45

  Выявление корневой проблемы первого блока

  1. Кадровая политика градообразующих предприятий ведет к высокой миграции населения. 3. Отсутствие вакансий рабочих мест ведет к безработице. 15. Отток рабочей силы в Москву снижает потенциал муниципального образования. 17. Низкая заработная плата в сельском хозяйстве влечет за собой отток населения из села. 25. Низкая зарплата квалифицированных специалистов ведет к их оттоку в другие территории. 31. Недостаток новых высокооплачиваемых рабочих мест сдерживает развитие района. 32. Низкая квалификация управленческих кадров (первая по значимости проблема). 45

• 
  Слайд 46

  Выявление корневой проблемы второго блока

  2. Низкие доходы населения снижают его покупательскую способность. 7. Не созданы условия для досуга населения. 11. Иждивенческие настроения населения не формируют основы самоуправления. 13. Низкая рождаемость при высокой смертности сдерживает развитие территории. 14. Высока доля населения, достигшего пенсионного возраста. 16. Низкий уровень доходов ведет к имущественной дифференциации. 23. Низкий уровень благоустройства населенных пунктов требует повышения активности самого населения. 46

• 
  Слайд 47

  Выявление корневой проблемы третьего блока

  5. Администрация не содействует развитию предпринимательства (первая по значимости проблема). 19. Неразвитость рыночных механизмов (кредиты, ипотека) в строительстве жилья не стимулирует активность населения. 28. Неразвита инфраструктура малого бизнеса. 47

• 
  Слайд 48

  Выявление корневой проблемы четвертого блока

  4. Нерациональное использование природных ресурсов уменьшает доходы бюджета (первая по значимости проблема). 12. Низкая квалификация управленческих кадров. 33. Недостаточно благоприятный климат для растениеводства и плодоводства, а также бедные почвы сельхозугодий требуют дополнительных расходов по увеличению их плодородия. 48

• 
  Слайд 49

  Выявление корневой проблемы пятого блока

  6. Низкий уровень переработки исходного сырья сдерживает развитие муниципального образования. 49 27. Недостаточная конкурентоспособность продукции мясо-молочной промышленности района приводит к тому, что доля ввозимой продукции высока. 30. Медленная реструктуризация сельскохозяйственных предприятий не обеспечивает рост производительности сельского труда (первая по значимости проблема).

• 
  Слайд 50
  

  8. Низкая рентабельность пассажирских перевозок приводит к отмене автобусных маршрутов. 9. Дефицитный бюджет поселков не позволяет им развиваться (первая по значимости проблема). Выявление корневой проблемы шестого блока 18. Наличие дотационных внутримуниципальных образований ведет к перераспределению бюджетных средств. 26. Дефицит бюджета ведет к недостаточной социальной поддержке населения. 29. Наполняемость бюджета зависит от успешности работы только одной стекольной отрасли. 50

• 
  Слайд 51

  Выявление корневой проблемыседьмого блока

  10. Ветхая социальная инфраструктура требует капитальных вложений, а источников финансирования нет (первая по значимости проблема). 20. Плохие дороги в населенных пунктах сдерживают их развитие. 21. Нехватка автобусов по перевозке пассажиров является причиной недовольства среди населения. 22. Денег на замену ресурсоемкого и морально устаревшего оборудования не хватает. 24. Физический и моральный износ основных средств приводит к аварийным ситуациям. 51

• 
  Слайд 52

  Выявление корневой проблемы среди всех корневых проблем

  2. Низкие доходы населения снижают его покупательскую способность. 4. Нерациональное использование природных ресурсов уменьшает доходы бюджета (третья по значимости проблема). 5. Администрация не содействует развитию предпринимательства (вторая по значимости проблема). 9. Дефицитный бюджет поселков не позволяет им развиваться. 10. Ветхая социальная инфраструктура требует капитальных вложений, а источников финансирования нет. 30. Медленная реструктуризация сельскохозяйственных предприятий не обеспечивает рост производительности сельского труда. 32. Низкая квалификация управленческих кадров (первая по значимости проблема). 52

• 
  Слайд 53
  

  В том случае, когда экспертным путем трудно определить сходу из двух проблем главную (методом парных сравнений и установления причинно-следственных связей), необходимо скрупулезно взвесить все «за» и все «против» и определить-какая из двух проблем тяжелее, весомее, главнее. Результат структурирования проблемного поля заключается в определении перечня наиболее значимых проблем. Для последующей работы, скажем для построения матрицы решений, достаточных первых трех по значимости проблемы. Но для определения содержания стратегии развития организации или крупной стратегической программы понадобится ранжированный список, состоящий из всех корневых (по каждому блоку) и всех узловых и независимых проблем организации. 53