Презентация на тему "Презентация к уроку по документационному обеспечению управления"

Содержание

• 
  Слайд 1
  

  Тема 2.2 Типовая технология организации документооборота

• 
  Слайд 2

  Базовые понятия темы

  Документооборот– это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ входящие исходящие внутренние Руководителям Структурным подразделениям Отдельным исполнителям

• 
  Слайд 3

  Схема работы с документами

  прием входящих документов предварительное рассмотрение секретарем регистрация документов доклад руководителю о полученных документах принятие решения руководителем направление документов на исполнение контроль исполнения документов исполнение документов формирование документов в дела использование документов в справочно- информационной работе определение сроков хранения документов передачадокументов в архив уничтожение документов дальнейшее использование

• 
  Слайд 4

  Этапы обработки входящихдокументов

  1. Прием и первичная обработка документов 1.1. Проверка правильности доставки и целостности вложений 1.2. Вскрытие документов 1.3. Нанесение регистрационного штампа 1.4. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые 2. Предварительное рассмотрение 2.1. Доклад руководителю о поступивших документах и передача ему наиболее важных и срочных документов 2.2 . Распределение корреспонденции между заместителями структурных подразделений 2.3. Подбор при необходимости дополнительных материалов (предыдущих писем, контрактов..) 2.4. Наложение руководителем резолюции 2.5. Внесение сведений из резолюции об исполнителях, сроках исполнения документов в журнал входящей корреспонденции, карточку регистрации 3. Контроль исполнения документов 4. Формирование дел

• 
  Слайд 5

  Этапы работы прохождения исходящих документов

  1. Согласование проекта документа 2.Согласование, визирование (в необходимых случаях) 3. Подписание и утверждение 4. Регистрация (в журнале или на карточке) 5. Отправка документа адресату 5.1.Проверка правильности оформления документов 5.2. Проверка наличия приложений, указанных в документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов 5.3.Проверка правильности адресовании 5.4. Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию (сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки)

• 
  Слайд 6

  Регистрация документов

  Регистрация- запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения Цель регистрации – обеспечение учета, контроля и поиска документов Процесс регистрации – это перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяющий создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами

• 
  Слайд 7

  регистрационный штамп

• 
  Слайд 8

  Правилапервичнойрегистрации

  На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом): • входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2009 (№ 150 – порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 – дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе; •от кого поступил документ (Министерство образования и науки РФ); • количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.); • дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2008 №259/10); • краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

• 
  Слайд 9

  Лицевая сторона карточки регистрации входящих документов

• 
  Слайд 10

  Оборотная сторона

• 
  Слайд 11

  Образец карточки регистрации исходящих документов

• 
  Слайд 12

  Контроль за исполнением документов

  Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей Основные задачи: контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины. за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения

• 
  Слайд 13

  Сроки исполнения документов

• 
  Слайд 14

  Сроки исполнения документов определяются

  1. Документы с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. .Например, письмо Министерства образования и науки РФ поступило в организацию 20.01.2009, но в письме указано: представить информацию 15.03.2009, значит, срок исполнения – 1 месяц 15 дней. 2.Имеющие в тексте пометку «СРОЧНО» - исполняются в 3-дневный срок 3. Имеющие пометку «ОПЕРАТИВНО» - в 10-дневный срок 4. В резолюции указан срок исполнения. Например: Г.В. Иванову Дать информацию в течение трех дней. Подпись руководителя Дата 5. Остальные – до 1 месяца

• 
  Слайд 15

  Примерконтрольнойкартотеки