Содержание
-
26.02.2016Колледж МФЮА ПОСТАНОВКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ
Преподаватель: к.п.н. Н.А. Емельянова
-
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
-
Служба ДОУ
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (службаДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
-
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
-
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
инструкцией по делопроизводству; положением о службе ДОУ; должностными инструкциями работников ДОУ.
-
Функциислужбы ДОУ можно разделить на три группы:
1) документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.)
-
2) организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
-
3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
-
ГОСТ Р 7.0.8. - 2013
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
-
Документооборотв организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
-
Одна из типовых функцийслужбы ДОУ
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
-
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки: входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию; исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации; внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
-
Схема документооборота в процессе исполнения входящего документа
-
Пример создания и согласования внутренних документов
-
Основные этапы маршрута прохождения документа:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению; рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений; регистрация документов; информационно-справочная работа; контроль исполнения документов; исполнение документов; отправка документов.
-
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
-
Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.
-
ДОУ
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизуются. Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов.
-
Децентрализованная форма делопроизводстваприменяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ.
-
В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.
-
Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
-
Прием и обработка корреспонденции
Организация доставки документов Почтовая связь: письма, бандероли, печатные издания и др. Фельдъегерская связь, спецсвязь, курьерская доставка Электрическая связь: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте
-
При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы
1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
-
2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой ≪лично≫, адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемойкорреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку. Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. 3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов).
-
4. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки. 5. Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом листе документа в правом нижнем углу. 6. Производится сортировка документов и невскрываемойкорреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации. 7. Организуется доставка документов адресатам.
-
Организация рассмотрения документов
документы, подлежащие рассмотрению руководством организации; документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства; документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей. документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению; обращения граждан.
-
Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20 % общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.
-
Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.
-
Иванову И. К.Сидорову А. А.Подготовить проект положенияоб учетной политике к 03.12.200605.11.2006 личнаяподпись
Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?).
-
Также на участок регистрации передаются документы, не требующие рассмотрения руководства. Лицо, осуществляющее их предварительное рассмотрение, обычно проставляет на таких документах либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя. Такая операция в делопроизводстве называется разметкой. Документы, не требующие регистрации, после их разметки сразу передаются по назначению.
-
Документы, решение которых не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями возвращаются в экспедицию на отправку отправителю или по назначению. Обращения граждан после рассмотрения руководством организации или руководителем подразделения по работе с обращениями граждан должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям.
-
Схема организации работы с документами
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.