Презентация на тему "Составление табеля унифицированных форм документов организаций"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Составление табеля унифицированных форм документов организаций

• 
  Слайд 2

  Что такое табель?

  Табель- это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

• 
  Слайд 3
  

  Функции табеля Справочник, содержащий в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации Справочник позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов Является средством оптимизации документооборота

• 
  Слайд 4

  Разработка Табеля состоит из следующих этапов:

  предпроектное обследование. выбор формы Табеля (сбор и анализ материала). формирование структуры Табеля. отбор форм документов для включения в Табель. составление Табеля. согласование Табеля. утверждение Табеля

• 
  Слайд 5

  Задачи предпроектного обследования:

  определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения; формирование структуры Табеля; выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.

• 
  Слайд 6

  На первом этапе изучаются:

• 
  Слайд 7
  
• 
  Слайд 8
  

  Документация организации изучается как минимум за последний год ее деятельности

• 
  Слайд 9

  Цели этапа сбора и анализа материала:

  выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации создание в процессе их реализации документов

• 
  Слайд 10
  

  Сбор сведений проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности, в т.ч. по выявлению форм документов.

• 
  Слайд 11
  

  Сведения о каждом документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

  полное наименование формы документа, включая заголовок, если он имеется; код формы; имя файла (если имеется электронный вариант документа); функция управления и задача; ведения об основных этапах подготовки документа

• 
  Слайд 12
  

  Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа.

• 
  Слайд 13
  

  Цели создания табеля: оптимизация видового состава и форм документов, создаваемых в организации закрепление порядка их подготовки и прохождения в организации оптимизация и сокращение документооборота

• 
  Слайд 14
  

  Табель– эффективный инструмент упорядочения форм документов в условиях применения автоматизированных технологий подготовки и организации работы с документами

• 
  Слайд 15
  
• 
  Слайд 16
  

  Необходимость разработки табеля унифицированных форм документов организации определена требованиями пункта 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4

• 
  Слайд 17

  В помощь ДОУ организаций разработаны

  Методические рекомендации по составлению табеля унифицированных форм документов организации Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ и БелНИИДАД

• 
  Слайд 18
  
• 
  Слайд 19

  Методические рекомендации помогут работникам:

  Определить порядок разработки табеля Применить на практике правила унификации документов Составить, оформить и утвердить табель

• 
  Слайд 20

  Альбом форм документов

  содержит унифицированные формы и примеры документов, включенных в табель

• 
  Слайд 21

  Методические рекомендации содержат:

  Примеры оформления табеля Перечень нормативно-правовых актов РБ, устанавливающих состав типовых и унифицированных форм документов Примеры приказов о разработке и утверждении табеля

• 
  Слайд 22
  

  Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

• 
  Слайд 23
  
• 
  Слайд 24

  Задачи унификации

  , сокращение многообразия применяемых документов приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении) приведение к единому виду процессов их обработки, учета и хранения (в ДОУ)

• 
  Слайд 25
  

  Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

  единого принципа построения форм документов; регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации; установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов; установления единых правил составления и оформления реквизитов документов; единства применяемой терминологии и условных обозначений.

• 
  Слайд 26

  Работа по унификации документов включает:

  разработку унифицированной системы документирования (УСД); внедрение межотраслевых УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД; введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической (ОКТЭ) документации с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм, документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД; разработку ОКТЭ информации, отражающих специфику отрасли.

• 
  Слайд 27

  Результаты унификации

  Результаты унификациисостава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации Результаты унификацииформ документов получают закрепление в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации

• 
  Слайд 28

  Табель форм документов

• 
  Слайд 29

  Альбом форм документов

• 
  Слайд 30

  Табель форм документов предназначен для:

  оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности; унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации; унификации форм документов организации; упорядочения документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.