Презентация на тему "Структура документа"

Содержание

• 
  Слайд 1
  

  Документоведение Составитель: канд. ист. наук, доцент И.А. Тюкавина

• 
  Слайд 2

  Структура документа

  Функциональность документа (применимость для хранения и передачи той или иной информации) определяется его структурой. Структура – целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь

• 
  Слайд 3
  

  Определенную структуру имеют как отдельные элементы документа, так и документ в целом. Структура– относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы

• 
  Слайд 4
  

  Понятие структуры выделяет устойчивость, стабильность объекта, благодаря ей объект сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы

• 
  Слайд 5
  

  По своей структуре документ может быть: 1) простым (элементарным) или составным (сложным); 2) монодокументным (монодокументы) и полидокументным (полидокументы). Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно

• 
  Слайд 6
  

  Простой документ – отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т.п., зафиксированных на нескольких материальных носителях

• 
  Слайд 7
  

  Монодокументсодержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка). Полидокументсостоит из нескольких произведений. Разновидности полидокумента: 1) сборник – документ, содержащий ряд произведений; 2) многотомник– документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений); 3) серийное издание: периодическое(журнал, газета, бюллетень);продолжающееся(серия).

• 
  Слайд 8
  

  Таким образом, структура документа – это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа

• 
  Слайд 9
  

  Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр – необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

• 
  Слайд 10
  

  Оформление документа – это придание ему законченной внешней и внутренней формы, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформление документа – это его внутренняя и внешняя структура (конструкция)

• 
  Слайд 11

  Внутренняя структура документа

  Внутренняя структура документа – это его внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому. Состав внутренних структурных элементов и частей во многом определяется видом документа

• 
  Слайд 12

  Пример внутренней структуры

  Пример внутренней структуры документа – структура издания (издание должно включать расположенные в определенной последовательности следующие элементы и части): - элементы издания, на которых помещают выходные сведения (обложка, титульный лист, оборот титула); - содержание; - предисловие (введение); - вступительную статью; - основную часть (основной текст); - послесловие; - вспомогательные указатели; - приложения

• 
  Слайд 13
  

  Выходные сведения – совокупность данных, характеризующих документ и предназначенных для его оформления, библиографической обработки, систематического учета и информирования потребителей: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные данные, аннотация (реферат), место и год издания, издательство

• 
  Слайд 14

  Выходные сведения

  Автор – лицо, создавшее произведение или принявшее участие в его создании, а также учреждение или организа­ция, от имени которых публикуются материалы. В лице ав­тора могут выступать один или несколько человек – автор­ский коллектив. Заглавие (название) документа – слово, фраза или за­конченное предложение, в котором формулируется содержа­ние (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов за­главия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т. п.), идентичных или отличающихся друг от друга. Место издания – местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ. Место печатания – местонахождение полиграфического предприятия, напечатавшего издание. Год издания – год выхода документа в свет

• 
  Слайд 15

  Пример внутренней структуры

  Содержание (оглавление) – элемент аппарата издания, представляющий собой перечень заглавий произведений, напечатанных в издании, или фамилий авторов и заглавий публикуемых произведений, а также заголовков разделов, входящих в состав произведения, с указанием страниц. Предисловие – элемент аппарата издания, предшествующий основному тексту и содержащий пояснение цели, особенностей произведения и т.п. Может принадлежать автору, издательству, редактору, переводчику. Текст – тематически взаимосвязанная последовательность высказываний или одно высказывание, выраженное с помощью определенной системы знаков, а также письменная ориентация высказываний; основная часть литературного произведения, выраженная в виде связанных лексически, грамматически, логически, стилистически фраз, передающая его содержание. В издании различают текст основной (литературного произведения или произведений), вспомогательный и дополнительны

• 
  Слайд 16
  

  Послесловие – элемент аппарата издания, помещенный за основным текстом, содержащий необходимые разъяснения, обощающие идеи, сведения об авторе, его произведении (произведениях), рассчитанный на читателя, уже ознакомив­шегося с основным текстом. Вспомогательный указатель – часть издания, отражающая сведения о тексте в ином аспекте, чем основной текст пособия, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Это упорядоченный по алфавиту (или какому-либо другому признаку) путеводитель по тексту издания, обеспечивающий быстрый поиск необходимой информации. Состоит из рубрик, ссылок по тексту, а также ссылок «см.» и «см. также», связывающих родственные понятия. Приложения – справочная или документальная часть издания, помещенная в конце его (статьи, документы, карты, схемы, таблицы и т. п.). В зависимости от вида документа набор внутренних элементов и их расположение могут изменяться

• 
  Слайд 17

  Пример внешней структуры документа

  Обложка – внешнее покрытие издания, не рассчитанное на длительное хранение, обычно из плотной бумаги, иногда защищенное плотной пленкой прозрачного полимера, соединяемое с книжным блоком без форзацев. В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете – книгой в твердой обложке. Суперобложка – дополнительная, обычно объемная об­ложка книги или брошюры, в виде листа бумаги с клапана­ми, загибаемыми на внутреннюю часть сторонок переплета или обложки. Выполняет защитную, оформительскую и рекламно-информационную функцию

• 
  Слайд 18
  

  Переплет – прочное покрытие из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью, бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством фор­зацев и служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления. Книжный блок – комплект скрепленных тетрадей или будущего издания. Форзац – односгибный лист бумаги, который скрепляет первую и последнюю тетради блока с переплетной крышкой

• 
  Слайд 19
  

  Титульный лист – титул, заглавный лист издания (кни­ги, брошюры, продолжающегося издания и т. д.), содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличать его от лю­бого другого, служит основой для составления библиографического описания. Существуют следующие разновидности титульных листов: разворотный, распашной, контртитул, основной, главный, параллельный титульный лист, авантитул. Авантитул – первая страница книжного блока, издания, предшествующая титульному развороту и имеющая декоратив­но-композиционное значение. Он обычно содержит некоторую часть выходных сведений: издательскую марку, название серии, фамилию автора и заглавие произведения, реже эпиграф. Авантитул еще называют выходным листом, фортитулом.

• 
  Слайд 20
  

  Шмуцтитул – страница с титулом (заглавием) крупной части произведения, нечто вроде подтитула. Контртитул – левая часть разворотного титульного листа, содержащая сведения, относящиеся к многотомному или серийному изданию в целом, или титульные сведения на языке источника в переводном издании. Колонтитул – справочный текст над основным текстом полосы (реже сбоку или снизу), указывающий читателю, какой материал напечатан на странице (в сборнике – какое произ­ведение и какого автора, в моноиздании – к какому разделу и подразделу произведения относится текст страницы, в словаре – какие слова либо слова на какие начальные буквы или букву объяснены или помещены на странице и т. д.)

• 
  Слайд 21
  

  Колонцифра – порядковый номер страницы или столбца книги, периодического издания и т. п., помещается чаще всего в верхнем или нижнем поле каждой страницы у на­ружного края полосы. Корешок – боковая сторона книжного блока, место скрепления его тетрадей или листов, а также прикрывающая эту сторону блока часть переплетной книжки. Футляр– коробка, предназначенная для упаковки

• 
  Слайд 22

  Структура управленческого документа

  Реквизит документа – элемент оформления документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)(ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения«: реквизит – это «обязательный элемент оформления официального документа» ). Термин «реквизит» латинского происхождения (requisitum) и переводится как «потребность». Он использовался ещё в средние века в Италии в вексельном праве, а в XIX в. вместе с другими финансовыми терминами стал применяться и в России

• 
  Слайд 23

  Примеры закрепления реквизитов

  Система организационно-распорядительной документации – 30 реквизитов, расположенных в определённой последовательности (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»)

• 
  Слайд 24

  Состав реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003

  01 –Государственный герб Российской Федерации; 02 –герб субъекта Российской Федерации; 03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 –код организации; 05 –основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 –идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа;

• 
  Слайд 25
  

  08 –наименование организации; 09 –справочные данные об организации; 10 –наименование вида документа; 11 –дата документа; 12 –регистрационный номер документа; 13 –ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 –место составления или издания документа; 15 –адресат; 16 - гриф утверждения документа;

• 
  Слайд 26
  

  17 – резолюция; 18 –заголовок к тексту; 19 – - отметка о контроле; 20 –текст документа; 21 –отметка о наличии приложения; 22 –подпись; 23 –гриф согласования документа; 24 –визы согласования документа; 25 –оттиск печати; 26 –отметка о заверении копии; 27 –отметка об исполнителе; 28 –отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 –отметка о поступлении документа в организацию

• 
  Слайд 27

  Другие примеры закрепления реквизитов

  Для целого ряда документов, выдаваемых органами государственной власти (паспорт, трудовая книжка, свидетельство о рождении, диплом об образовании и др.), состав реквизитов закреплён нормативными правовыми актами:

• 
  Слайд 28

  Подходы к понятию «реквизит»

  1. Одними из первых структуру документа попытались рассмотреть историки в рамках науки дипломатики (структура акта соответствует информационной структуре сделки, зафиксированной этим актом). 2. В делопроизводстве в середине XIX в. одним из первых структуру документа и его реквизиты рассмотрел Н.В. Варданов, анализируя «деловые бумаги» (связывал элементы структуры документа с зонами их расположения).

• 
  Слайд 29
  

  3. В 1930-х гг. анализом структуры документа занимались археографы (выделили в структуре документа текст, делопроизводственный штамп, пометы, назвав их элементами, также разработали методику проведения идентификации документов по определённым признакам). 4. В 1940-1960-х гг. основатель отечественного документоведения К.Г. Митяев (элементы или признаки документа далеко не равнозначны).

• 
  Слайд 30
  

  5. В документоведении и архивоведении до 1960-х гг. термин «peквизит» обозначал специфические элементы документа, которые классифицировались и обусловливались нормами права. 6. 1960-х гг. документалистика(изучает документы и документные системы как информационные системы). Реквизиты – «некоторые информационные совокупности, не поддающиеся дальнейшему расчленению на единицы информации» (М.А. Королёв). Реквизиты, были классифицированы на реквизиты-основания и реквизиты-признаки.

• 
  Слайд 31
  

  Реквизиты-основанияхарактеризуют количественные свойства совокупностей, полученные в результате подсчёта натуральных единиц, взвешивания, измерения, вычислений и т.п. Поэтому значениями оснований могут быть только числовые величины (цена, количество отпущенного товара, сумма и т.п.) Реквизиты-признакивыражают качественные свойства и характеризуют обстоятельства, при которых протекал процесс и были получены те или иные числа-основания (наименование, сорт, размер, номенклатурный номер, дата отпуска и т.д.). С позиций современного документоведения к реквизитам-основаниям можно отнести, например, дату и номер документа, а к реквизитам-признакам – автора, адресата, эмблему организации и т.п.

• 
  Слайд 32
  

  7. 1970-х гг. –вГОСТ 6.39-72 «Система организацион-но-распорядительной документации. Формуляр-образец» выделены основные реквизиты документа. 8. Информационно-структурный подход в изучении структуры документа (Г.Г. Воробьёв, В.Д. Банасюкевич, И.И. Быкова, М. А. Васильев, В.И. Тихонов и др.) (природа реквизитов обусловливается целевой направленностью содержательной информации). 9. Структурно-правовой подход (С.И. Семилетов) (природа реквизитов обусловливается целевой направлен-ностьюсодержательной информации и характером право-отношений).

• 
  Слайд 33
  

  10.Правовая природа реквизитов (Н.Н. Кушнаренко –представитель «книговедческого документоведения») (в книгах основные реквизиты приводятся в выходных сведениях). 11. Системно-функциональный подход (Е.А. Плешкевич) (документ содержит в себе два вида информации: информацию в виде текста и метаинформацию, которая содержится в системе реквизитов).

• 
  Слайд 34
  

  Группы реквизитов (Е.А. Плешкевич). 1. Коммуникационные реквизиты, обеспечивающие включение документа в систему (наименование автора, его адрес и другие, определяющие его финансовые, налоговые и социальные координаты). 2. Реквизиты, защищающие документ от искажения (подпись, печать, отметка о заверении копии, заверительная надпись и т.д.) 3. Реквизиты, повышающие информативность сообщения (текста) (заголовок к тексту, отметка о наличии приложения). 4. Реквизиты, фиксирующие движение документа в информационной системе (различные отметки). 5. Реквизиты, необходимые для машинной обработки информации(различные коды)

• 
  Слайд 35

  Документообразующие признаки

  1. Автор документа. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ». (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: автор официального документа – это «физическое или юридическое лицо, создавшее документ»).

• 
  Слайд 36
  

  2. Вид документа. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения» (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• 
  Слайд 37
  

  3. Дата документа. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события»). (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: