Презентация на тему "Автоматизированные системы электронного документооборота. Обзор ECM решений"

Содержание

• 
  Слайд 1
  

  Руководитель практики ECM решений: Свирин Михаил Автоматизированные системы электронного документооборота. Обзор ECM решений

• 
  Слайд 2
  

  Документ Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Виды документов: Бумажный Транзакционный Электронный Состояние документов: Архив Движение СЭД

• 
  Слайд 3
  

  Составные механизмы СЭД: - ECM решение - НСИ (MDM) - BPM - Аналитическая отчетность - Средства Интеграции (современные технологии решения задач интеграции) Состав решений, входящих в СЭД

• 
  Слайд 4
  

  План лекций: Обзор ECM решений Современные подходы построения систем электронного документооборота Обзорный курс OpenText for SAP Практический опыт внедрений СЭД на платформе OpenText

• 
  Слайд 5
  

  Содержание Краткая информация обо мне Что такое ECM? Основные компоненты ECM решений Задачи решаемые ECM вчера и сегодня Домашнее задание Движущие силы внедрения ECM решений Вопросы

• 
  Слайд 6

  Краткая информация обо мне

  Образование: - МЭИ(ТУ) (2002-2008), АВТИ, кафедра УиИ. - Факультет военной подготовки МЭИ (ТУ) (2005-2008) - РАНХ при президенте РФ(2012-2014) – MBA“Евроменеджмент” Сертификация и участие в профессиональных тренингах: - SRM210 – SAP SRM Server Configuration- BIT640 - SAP Records Management in Detail - BIT601 - SAP Workflow – построение и использование - BIT615 - SAP ArchiveLink: управление документами при помощи SAP ArchiveLink - BC400 – Основы ABAP- SAP Document Access by Opentext - SAPArc_83 SAP Archiving by OpenText (курсы SAP 710, 720,727, 760, 770) – SAP Access by OpenText ( ArchiveLink, DocuLink, EnterpriseScan, Archive Server и т.д.) - SAP ArchiveLink for SAP 9.6, основанныйнаLivelink ECM Archive Server9.6.x, SAP R/3 system, Release 4.7 - Archive Server, основанныйнаLivelink ECM Archive Server9.6.x - SAP Bootcamp - Open Text certified Consultant for SAP Archiving & Document Management (Livelink for SAP R/3 9.6.*) - OpenText certified expert Extended ECM for SAP - OpenText ContentServerConsultant - OpenText certified expert VIM for SAP Solutions Опыт работы: - Aй-Теко – Руководитель практики ECM решений - SAP CIS – Head of ЕIM practice - Энергодата – Руководитель направления электронного документооборота и архивных систем Проектный опыт внедренияв компаниях:ОАО “ФСК ЕЭС” (более 5 проектов), ОАО “TNK BP”, ОАО “Аэрофлот”, ОАО “Мегафон”(2 проекта), ОАО “Газпром”, ГУП “Санкт-Петербурский метрополитен”, SOCAR (Азербайджан), Самрук-Казына (Казахстан), ОАО “НЛМК”, ОАО “Металлинвест”, Аппарат Мэра и Правительство Москвы, ООО “НефтеГазИндустрия” Точечный консалтинг и поддержка продаж: ООО «Мегаполис», ОАО «Эльдорадо», ОАО «Лукойл», ОАО «Сургутнефтегаз», ОАО «Сибур», ОАО «Татнефть», ОАО «Газпромнефть», ОАО «Лукойл Оверсиз», ОАО «МГТС», ИЦ Сколково, X5 Retail Group, ООО “ЦентрОбувь”, ОАО «Нижнекамскнефтехим», ОАО «АК «Транснефть», ООО «Метинвест ХОЛДИНГ», Sony, Xerox, Provimi, и т.д.

• 
  Слайд 7
  

  Содержание Краткая информация обо мне Что такое ECM? Основные компоненты ECM решений Задачи решаемые ECM вчера и сегодня Домашнее задание Движущие силы внедрения ECM решений Вопросы

• 
  Слайд 8

  ECM – Enterprise Content Management

  В данном контексте информация (контент) предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п. По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно

• 
  Слайд 9

  Ключевые игроки рынка ECM

  IBM Oracle EMC Open Text Microsoft «Магический квадрант» систем управления корпоративным контентом (EMC). Карен Шегда(KarenShegda), Тоби Белл (TobyBell), Кеннет Чин (KennethChin), Марк Р. Гилберт (Mark R. Gilbert) и Мик Маккомашайг(MickMacComascaigh), Gartner, Inc. способность к реализации претенденты лидеры нишевые игроки новаторы полнота концепции Доля рынка в мире: -3.9%↓ +5.5%↑ -0.3%↓

• 
  Слайд 10

  Диаграмма развития решения класса ECM

  Ценность Этап зрелости Узкоотраслевое решение (специализированные компоненты) Решения ECM, ориентированные на бизнес-процессы (контент интегрируется в бизнес-процессы) Комплекс решений ECM (интегрированное решение) Повышение эффективности Сокращение издержек Сокращение рисков несоблюдения нормативных требований

• 
  Слайд 11

  Отсутствие связи между людьми, процессами и приложениями

  Контент хранится в разрозненных приложениях Продолжается рост структурированного и неструктурированного контента Множество подразделений, пользователей и приложений Контент разбросан по приложениям Усложняется совместная работа Отсутствует системный подходк управлению записями

• 
  Слайд 12

  Бизнес-процессы с поддержкой контента

  Управление ростом контента и сокращение административных затрат Интегрированные приложения ускоряютконсолидациюИТ-ландшафта Согласованное, беспрепятственное и эффективное движение контента в рамках предприятия Контент в бизнес-контексте Пространство для совместной работы Управление записями интегрируется в бизнес-процессы

• 
  Слайд 13

  Основные задачи, решаемые ECM.

  Структурированиеконтента Управление контентом Доступ к контенту Корпоративное хранение контента Хранение Уничтожение Архивирование Ведение метаданных Поиск Пользовательский контент Бумага Графика E-Mail Отчеты Аудио Видео Загрузка E-mail Печать Папки Доступ Пользователи Согласование Взаимодействие Утверждение Версионность Редактирование

• 
  Слайд 14

  Жизненный цикл документов

• 
  Слайд 15
  

  Содержание Краткая информация обо мне Что такое ECM? Основные компоненты ECM решений Задачи решаемые ECM вчера и сегодня Домашнее задание Движущие силы внедрения ECM решений Вопросы

• 
  Слайд 16

  Компоненты ECM решений

  Document Management, Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов. DocumentImaging, Управление образами документов — захват, преобразование и управление бумажными документами. Record Management, Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам. Workflow, Управление потоками работ — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита. Web Content Management(WCM),Управление веб-контентом— автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей. Digital Access Management (DAM), Управление мультимедиаконтентом— управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами. KnowledgeManagement, Управление знаниями — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации. Collaboration, Документо-ориентированное взаимодействие — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

• 
  Слайд 17

  Document Management(Управление документами)

  Организовывать, классифицировать, искать, совместно использовать документы Контролировать доступ к документам Вести атрибуты документов (в т.ч. Данными справочников) для идентификации и обеспечения точности поиска Обеспечивать полную историю работы с документами и встроенные средства нотификации Обеспечивать автонумерацию документов, связь между документами, поддержку агрегатов и контейнеров, и т.д.

• 
  Слайд 18

  DocumentImaging(Управление образами документов)

  Массовое сканирование, распознавание и индексирование – от минимальных до промышленных объемов документов Распознавание штрих-кодов промышленных форматов Автоматическое разделение документов Рендиция в промышленные форматы (TIFF, PDF, Searchable PDF, PDF/A) Создание и просмотр заметок на документах Создание, просмотр, редактирование аннотаций, включая графические элементы Запуск маршрута обработки документов

• 
  Слайд 19

  Record Management (Управление официальными документами)

  RM (Record Management) – система управления записями, обеспечивающая возможность автоматического создания, хранения и удаления официальных документов на всех стадиях жизненного цикла, ведения архивного хозяйства. Система поддерживает стандарты Министерства обороны США (DoD 5015.2) Государственного архива Великобритании (UK PRO) Спецификации Европейского Союза MoReq (EC) и FDA 21CFR11 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами» Назначение: Классифицировать и категоризировать информационные объекты Управлять сроками хранения в зависимости от времени и/или событий Единый корпоративный процесс обработки сроков хранения для всего корпоративного контента Включение/выключение таймера времени хранения Штрих-кодирование и изготовление этикеток для контейнеров Управление архивом, управление загрузкой, учет топологии Все типы контента вне зависимости от носителя

• 
  Слайд 20

  Workflow(Управление потоками работ)

  Выдает задания пользователям согласно схеме бизнес процесса; Выполняет обработку данных во внешних системах; Автоматизирует процессы согласования, утверждения и исполнения документов; Обеспечивает контроль проводимых работ и соответствие утвержденным регламентам и процедурам

• 
  Слайд 21

  Web Content Management(WCM)(Управление веб-контентом)

  Автоматизация роли веб-мастера Управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей

• 
  Слайд 22

  Digital Access Management(Управление мультимедиаконтентом)

  Управление графическими Видео и аудиофайлами Различными маркетинговыми материалами Флеш-баннерами Рекламными роликами

• 
  Слайд 23

  Collaboration (Документо-ориентированное взаимодействие)

  Форумы Новости Обмен сообщениями Блоги Видео-конференции Чаты

• 
  Слайд 24

  KnowledgeManagement(Управление знаниями)

  Развитый контекстный поиск Аннотирование Поиск похожих Автоматическая классификация Автоматическая кластеризация Мониторинг текстовых ресурсов Собственные источники документы блоги Форумы Комментарии почта Внешние источники СМИ Интернет Данные предоставляемые партнёрами

• 
  Слайд 25
  

  Содержание Краткая информация обо мне Что такое ECM? Основные компоненты ECM решений Задачи решаемые ECM вчера и сегодня Домашнее задание Движущие силы внедрения ECM решений Вопросы

• 
  Слайд 26

  Смена парадигмы, новый взгляд на задачи ECM

  Делопроизводство Номенклатура дел, дела, тома Входящие, исходящие документы Реестры Пресейл, Продажи Комм. предложение, Бриф, Презентация, Спецификации, Тех.задание Организационно-распорядительный документооборот Приказы, распоряжения, поручения, резолюции Конкурсные документы Заявки, предложения,… Сопроводительная документация по сделке/проекту Спецификации, Договоры, Акты, Накладные, Устав, Протоколы Аналитика Маркетинговые исследования, Материалы СМИ, Прогнозы,… Нормативно-справочные документы Регламенты, Инструкции, Должностные инструкции, Устав, Описание бизнес-процессов Инженерно-конструкторская документация производство (строительство) и эксплуатация Чертежи, Схемы, Спецификации Документы от подрядчиков, заказчиков Клиентские, кредитные и др. досье Регистрационные документы, сертификаты, Управление заявками Обработка заявок, обращений, жалоб Управление договорами и платежами Протокол, Устав, Задание, План, Отчеты Архив первичных документов Протокол, Устав, Задание, План, Отчеты Архив медиаконтента Видео, Фото, Аудио и др. бинарные данные

• 
  Слайд 27

  Что есть решение?

  Поставка лицензий базового ПО Поставка оборудования Поставка готовых решений Услуги по внедрению Обследование, описание бизнес-процессов и сбор требований Разработка технического проекта Установка и настройка Адаптация Обучение Поддержка Решены поставленные задачи Достигнуты цели Проблемы Неэффективность Недостатки Недостаточная оперативность Решение

• 
  Слайд 28

  Делопроизводство

  Регистрация входящих/исходящих документов Регистрация и учет официальных документов Учет номенклатуры дел Нумерация документов, дел, томов Поэкземплярный учет Управление жизненным циклом официальных документов Срок действия Контроль исполнения Списание в архив Уничтожение Изъятие и возврат

• 
  Слайд 29

  Организационно-распорядительный документооборот

  Подготовка, согласование, регистрация и контроль исполнения организационно-распорядительных документов Приказы Распоряжения Резолюции Поручения Планирование заседаний Согласование повестки дня Оповещение Ведение протоколов Контроль исполнительской дисциплины

• 
  Слайд 30

  Управление закупочной документацией

  Совместная работа с документами по оценке поставщиков (анкета) Обработка ответов Совместная под-готовка заявоч-ных материалов (и их окончатель-ное утверждение) Совместная оценка предложений Документирование решений Создание контрактной документации Получение товара Дебиторская задолженность Качество: обработка рекламаций Оценка поставщика Обсуждение поставщика Управление заявками и заказами Поступления и финансовыерасчеты Управление заявками Запрос товара Создание заказа Управление документацией по заказу Сотрудничество с поставщиками Создание и хранение документов Покупатель Направление деятельности 2 3 4 5 Покупатель Покупатель Покупатель 1

• 
  Слайд 31

  Управление договорами и платежами

  Подготовка проектов договорных документов Согласование договорных документов Маршруты согласования для различных документов Контроль исполнения договорных обязательств График платежей Акты выполнения/Накладные Исполнение обязательств Прекращение действия Архивное хранение Управление договорами ! Отслеживание сроков Образ согласованной версии договора Утверждение, Подписание Создание договора Контрагенты, спецификации Согласование Продление, изменение Согласование и утверждения бюджетов Согласование и исполнение платежа Интеграция с ERP (SAP, Oracle Business Suite, 1C)

• 
  Слайд 32

  Архив первичных документов

  Central scanning office Scan Archive Server CreateSAP booking Final proces-sing step Intermediateprocessingsteps Forward Forward todepartmentby in house mail Forwardpaperdoc. Forwardpaperdoc. Store Report barcode archivingto SAP Affix barcodeon document Enter barcode value Recognizebarcode SAP object

• 
  Слайд 33

  Пресейл, продажи

  Коллективная подготовка, согласование коммерческого предложения Презентации, брифы Коммерческое предложение Спецификации Поиск необходимой информации в библиотеках документов, использование накопленной экспертизы Коллективная подготовка, согласование рекламной информации Листовки Статьи сайта Автоматизация процессов Согласования Обработки обращения клиентов Плановая работа с клиентами – мероприятия Архивирование электронной почты

• 
  Слайд 34

  Cопровождение сделок/проектов

  Коллективная подготовка, согласование документов сделки/проекта Разграничения доступа, согласно ролям проекта Контроль целостности документов, наличие шаблонов документов Соответствие плану проекта (результаты, сроки) Автоматизация управления задачами Обоснованность принимаемых решений Планирование заседаний Согласование повестки дня Оповещение Ведение протоколов Контроль за процессами согласования и исполнения поставленных задач и принятых решений Учет и контроль финансовых и юридических документов сделки/проекта Учет официальной переписки по проекту Электронные письма Доставка/Получение официальных документов

• 
  Слайд 35
  

  Инженерно-конструкторская документация.Производство (строительство) и эксплуатация

  Архив инженерно-конструкторской документации Нумерация документов Классификация (система, объект, контрактная площадка, местоположение,…) Контроль целостности Автоматизация обмена документами между подрядчиками Автоматизация согласования и утверждения документов Автоматизация выполнения регламентных работ

• 
  Слайд 36

  Клиентские, кредитные и др. досье

  Автоматизированный сбор документов клиентов Сканирование, распознавание Прием электронных форм Досье клиента/сделки Набор определенных документов Контроль целостности и актуальности Автоматизация процессов Одобрения сделки (кредита) Исполнения обязательств

• 
  Слайд 37

  Управление Заявками

  Регистрация заявок Автоматизация исполнения заявок Контроль исполнения заявок

• 
  Слайд 38
  

  Содержание Краткая информация обо мне Что такое ECM? Основные компоненты ECM решений Задачи решаемые ECM вчера и сегодня Домашнее задание Движущие силы внедрения ECM решений Вопросы

• 
  Слайд 39

  Домашнее задание.

  Выбрать один из перечисленных процессов. Задание №1: Прорисовать основные этапы бизнес процесса Детализировать субпроцессы каждого из этапов Задание №2 Прорисовать ЖЦ для любого выбранного вами документа Детализировать под этапы жизненного цикла для документа Задание № 3 Сравнить и дать ответ на вопрос:“Есть или нет разница между бизнес процессом и ЖЦ документа?” P.S. На данный вопрос необходимо предоставить развернутый ответ, а не ограничиться ответом да или нет

• 
  Слайд 40
  

  Содержание Краткая информация обо мне Что такое ECM? Основные компоненты ECM решений Задачи решаемые ECM вчера и сегодня Домашнее задание Движущие силы внедрения ECM решений Вопросы

• 
  Слайд 41

  Проблемы у компаний, у которых нет ECM системы

  Слабые потоки информации между сотрудниками, плохая информированность Значительные затраты на обработку официальных документов Невозможность обеспечить «правильного» пользователя «правильным» документом Хаос в папках с общим доступом Использование устаревшей информации Несовершенные механизмы обеспечения доступа к информации для сотрудников, партнёров, сотрудников филиалов публикации и оповещения Увеличенные сроки подготовки и согласования документов Риски ошибок, несоответствия нормам, отставания по срокам

• 
  Слайд 42

  Проблемы клиентов, у которых есть ECM система

  Высокая стоимость и сложность администрирования и сопровождения Неудобство использования Ограниченность функционала Автоматизация только части бизнес-процессов Ограниченный круг пользователей Невозможность применения для автоматизации других бизнес-процессов Базовое ПО больше не поддерживается Высокий уровень прикладной разработки Невозможность масштабирования Неподходящая архитектура

• 
  Слайд 43

  Что хотят и чего опасаются

  Представители бизнеса , руководители Увеличение производительности Повышение эффективности Повышение надежности хранения и защищенности данных Соответствие стандартам качества и государственным стандартам Усиление контроля Оперативный доступ Представители IT, безопасность Сокращение IT затрат (внедрение, сопровождение) Соответствие стандартам Архитектурные требования Стремление к единой среде обработки данных Подходящая архитектура Устранение хаоса Простота обслуживания IT Outsoursing Защита данных Работа в условиях инфраструктуры защиты Пользователи Простота использования Удобство Необременительность Повышение значимости Что хотят Опасения Пользователи Повышение личной ответственности Усиление контроля со стороны руководства Представители IT Надежность? – поддержка со стороны вендора, количество прикладной разработки, экспертиза в России, Простота настройки, развертывания, устранения неполадок? Стоимость владения? Представители бизнеса ROI? Надежность? Затраты? Есть ли прецеденты?

• 
  Слайд 44

  Что влияет на решение

  Отраслевые аналитики Успешные внедрения в отрасли Признанные стандарты в отрасли Публикации в СМИ и Интернете Внутренние движущие силы

• 
  Слайд 45

  Почему внедряютECM?

  Сокращение рисков Эффективность Уменьшение затрат

• 
  Слайд 46

  Экономическая целесообразность (на примере средних компаний)

• 
  Слайд 47

  Уменьшение затрат и косвенных потерь

  Сокращение негативных явлений Потеря клиентов, поставщиков из-за низкой оперативности Срыв сделок по той же причине Штрафы по причине потерь бумажных экземпляров документов Низкая оборачиваемость средств Упущенная прибыль Сокращение прямых затрат на печать документов Сокращение сроков Автоматизация и оптимизация процессов

• 
  Слайд 48

  Факторы успеха

  Есть ли заинтересованность? Есть ли потребность? Что уже автоматизировано? Проблемы управления? Бюджетные возможности? Экономическая целесообразность? Движущие силы со стороны заказчика? Сотрудничество Инициаторы Союзники Противники «Болото» Ключевые лица? Какие наши шансы стать исполнителем?

• 
  Слайд 49

  Этапы

  Заинтересовать Определены потенциальные бизнес-заказчики, союзники Убедить в необходимости Заказчик планирует внедрение решения в ближайшей перспективе Инициация проекта Заказчик выделил (запланировал бюджет) Стать исполнителем (пройти конкурс , заключить договор) Высокая вероятность пройти по конкурсу Внедрить Ведется внедрение системы, заказчик заинтересован в успешном внедрении Услуги по поддержке Система запущена в промышленную эксплуатацию Оказание услуг по поддержке системы Развитие системы Проекты по доработке решения Развертывание в филиалах Маржа от лицензий Платежи по фазам проекта внедрения Ежеквартальные платежи по поддержке Услуги по обучению Доходы от услуг по развитию системы Продажа обновлений базового ПО

• 
  Слайд 50

  Троянский конь

  Внедрение ECM часто происходит вместе с: Поставками сканеров, плоттеров Совместными инженерные проектами (строительство, установка и наладка оборудования) Поставками серверов, хранилищ данных Предоставление услуг облачных вычислений (SaaS, Clouds) Внедрением ERP (SAP, Oracle Business Suite, 1C) Системный интегратор Участие в крупных интеграционных проектах Субподряд

• 
  Слайд 51
  

  Содержание Краткая информация обо мне Что такое ECM? Основные компоненты ECM решений Задачи решаемые ECM вчера и сегодня Домашнее задание Движущие силы внедрения ECM решений Вопросы

• 
  Слайд 52
  

  Мои контакты: Моб.: 8-965-158-11-97 e-mail: svirin@i-teco.ru Skype: mikhail.svirin84 Вопросы

• 
  Слайд 53
  

  .