Презентация на тему "Аlfresco"

Содержание

• 
  Слайд 1
  

  системы электронного документа оборота

• 
  Слайд 2

  Alfresco общее описание

  Alfresco — этосистема (платформа) дляорганизацииуправлениякорпоративнымконтентом. Alfresco позволяеторганизоватьсовместнуюработусотрудников в формекорпоративногопортала, предоставляяследующиеосновныевозможности: Совместнаяработа с документами; Совместнаяработасостатьямибазызнаний; Ведениедискуссий; Ведениеблогов; Документооборот; Управление бизнес-процессами; Календарьсобытий; Ведениесписоковполезныхссылок; Ведение списков.

• 
  Слайд 3

  ЭДО Alfresco

  В системе существует базовый набор процессов для простой системы документооборота. Пример: Согласование проекта договора. Для этого после окончания работы над документом необходимо «Начать процесс», указав лиц, которые должны его одобрить. После этого в списке задач согласующих появится новая задача с прикрепленным документом и комментарием. Для них будут доступны опции «Принять» и «Отказать». Существует возможность создавать и настраивать свои собственные процессы.

• 
  Слайд 4

  Бизнес процессы

  Бизнес-процессы могут быть как связанными с документами (резолюция на письме, согласование), так и бездокументарными (вопрос, адресованный коллеге, задача, поставленная подчиненному). Любой бизнес-процесс (предварительно настроенный или созданный «на лету») может быть реализован в системе и поставлен на автоматический контроль его исполнения.

• 
  Слайд 5

  Календарь

  В календаре могут быть указаны события в компании или события в проекте, о которых необходимо знать определенному кругу лиц, например группе проекта или отделу. Событие в календаре доступно подписчикам сайта, к которому привязан этот календарь.

• 
  Слайд 6

  Функциональность

  Даже в базовой поставке «из коробки» система предоставляет весьма внушительные функциональные возможности, что дает возможность использовать ее сразу: Корпоративное хранилище документов и/или архив ; Создание документов; Рабочие области (сайты) и совместная работа; Поиск информации; Маршруты документов, правила и бизнес-процессы; Работа с организационной структурой; Возможность единой авторизации пользователей.

• 
  Слайд 7

  Работа с документами

  Создание и хранениефайловлюбыхформатов, аудио и видеоматериалов; Отслеживаниеверсийдокументов, историиихизменений; Доступ к документамнаосновестрогогоразграниченияправ; Возможностьработать с документамичерезвеб-интерфейс, черезсетевойдиск, а такжепрямоизпрограмм MS Office, Google Docs, OpenOffice и изпочтовогоклиента; Классификациядокументов, настраиваемые поля карточки документов, тэгирование. Полнотекстовый поиск и поиск по атрибутам. Возможностьсозданияправил, например, автоматическоеперемещениеистекшегодокумента в определеннуюпапку. Созданиеотчетовнаосновеимеющихсядокументов.

• 
  Слайд 8

  Рабочие области

  Для организации совместной работы предусмотрено условное деление на рабочие зоны – сайты, которые объединяют команду, работающую над одними задачами (отдел, команда проекта): Создание специальных рабочих областей - сайтов для подразделений, общекорпоративных сайтов, сайтов проектов; Приглашение участников сайтов с разделением прав доступа, согласно ролям; Совместная работа в рамках сайтов (wiki, формуы, ссылки, списки, работа с документами); Настройка внешнего вида и функциональности для каждого сайта.

• 
  Слайд 9

  Alfresco– глазами пользователя

  После авторизации в системе, пользовательвидитсвойрабочийстол: Домашняя – возврат на свою страницу из любого места; Задачи – список задач, созданных в системе; Файлы – список созданных фалов ; Репозиторий – иерархическое хранилище документов; Еще… – выпадающее меню с подпунктами:

• 
  Слайд 10

  Структура портала

  Общий сайт компании — на нем публикуется информация доступная всем сотрудникам (инструкции и правила, информация для новых сотрудников, официальные объявления, оргструктура компании, контактные данные сотрудников, общие дискуссии и др.). Календарь событий компании (праздники, мероприятия). Календари общих ресурсов (занятость переговорных комнат, корпоративных баз отдыха, служебных автомобилей и т.д.). Сайты подразделений — внутренние документы отдела, обсуждения, календарь. Сайты проектов — внутренние документы проекта, обсуждения, календарь

• 
  Слайд 11

  Преимущество

  Свободавнесенияизмененийиувеличенияколичествапользователей Благодаря использованию открытой публичной лиценцииLGPL (дляверсии Community), Alfresco позволяет легально модифицировать систему для своих нужд без ограничений. Количество пользователей системы ограничено только производительностью серверов, на которых она размещена. Низкая цена владения Благодаря отсутствию лицензионных отчислений, затраты в первый год эксплуатации состоят только из оплаты поддержки, поэтому стоимость решения на базе Alfresco значительно ниже конкурентов — в 4.3 раза дешевле SharePoint и более чем в 14 раз дешевле Documentum.А так же есть бесплатная версия Alfresco community edition Масштабированиеплатформы Поддержкакластеризациикакдлязадачповышенияотказоустойчивости, такидлязадачулучшенияпроизводительности. Благодарямодульностисистемывсеключевыекомпоненты Alfresco могутбытьразнесеныпоразнымфизическиммашинамидублированы. Простотамиграциисдругихплатформ Благодаряподдержкеоткрытыхпротоколовисоответствиюосновныммировымстандартам Alfresco легковстраиваетсявсуществующуюинфраструктуру (без ECM илисориентациейнадругую ECM). Этопозволяетпроводитьпостепеннуюмиграциюнановуюплатформу.

• 
  Слайд 12

  Кто использует

  Alfresco часто выбирают крупные организации. При этом система закрепляет ранее описанные бизнес-процессы компании. Как привило, среди других платформ ECM выбором становится именно Alfresco по следующим причинам: масштабирование платформы; свобода внесения изменений; простота миграции с других систем. Но и небольшие предприятия охотно используют систему, благодаря низкой цене владения, простоте начала работы с системой. В таких случаях, Alfresco становится драйвером совершенствования процессов, повышения уровня их зрелости.

• 
  Слайд 13

  Архитектура технологии

• 
  Слайд 14

  Описание технологии

  Первый уровень отвечает за физическое размещение данных репозитория на сервере. Второй уровень — сервер управления контентом. Он реализован на Java и поддается масштабированию при работе под большими нагрузками. Сервер управления контентом состоит из непосредственно репозитория контента и набора сервисов, через которые пользователь может получать доступ к контенту. Третий уровень — клиенты, подключенные к серверу управления контентом через различные протоколы и интерфейсы API. Таким образом, Alfresco полностью отвечает за реализацию первых двух уровней и позволяет разработчикам подключать свои приложения на третьем уровне.

• 
  Слайд 15

  Уже используют

  Alfresco – самая распространенная opensource ECM система в мире. Вот далеко не полный список компаний, использующих ее:

• 
  Слайд 16

  Цель

  Оптимизировать работу (бизнес процессов). Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д. Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

• 
  Слайд 17
  

  Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт. Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза. Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.

• 
  Слайд 18

  Спасибо за внимание

  Ведущий инженер it-uralsk.kz e-mail: info@it-Uralsk.kz