Содержание
-
ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова
г. Саров2020 Лекция 16 Особенности учета и регистрации конфиденциальной документированной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова
-
Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. В документообороте организации выделяются следующие документопотоки: • поступающая документация (входящая); • отправляемая документация (исходящая); • внутренняя документация(создаваемая/издаваемая). Основой организации конфиденциального документооборота яляется учет конфиденциальной документированной информации на каждом этапе ее прохождения. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Регистрацией документа является также запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания или отправления.
-
Основной целью организации конфиденциального документооборота является учет и регистрация конфиденциальных документов с целью формирования контрольной и справочно-информационной базы для оперативного нахождения, контроля исполнения, представления необходимых справок о конфиденциальных документах, а также для проверки их наличия, обеспечивающей постоянный мониторинг сохранности и защиты каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения. Учет и регистрация конфиденциальных документов включает следующие этапы: • фиксирование факта поступления документа; • фиксирование создания/издания документа; • фиксирование отправления документа; • фиксирование местонахождения документа;
-
• обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу; • обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам; • предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов; • предотвращение утери черновиков и вариантов документа; • подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа; • подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение сотрудникам Службы делопроизводства. Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальной документированной информации:
-
• поступивших пакетов с документированной информацией; • поступивших документов с их регистрацией; • созданных/изданных (внутренних) документов с их регистрацией; • отправляемых документов; • распределения внутренних (созданных/изданных) документов; • отправляемых пакетов с документированной информацией; • документов и дел инвентарного (выделенного) хранения (инвентарным учетом также называют списочный учет; • информации и ее носителей при ее автоматизированной обработке с помощью Реестра конфиденциальной информации и АИС.
-
Данные о конфиденциальном документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших документов (форма 1). Учету подлежат все без исключения внутренние (созданные/изданные в организации), а также полученные от других организаций, предприятий и отправляемые в другие организации конфиденциальные документы. Регистрация конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных, а также регистрационно-контрольных формах и на самом документе регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о конфиденциальных документах (учетном и регистрационном номере, дате, авторе, заголовке, количестве листов, степени конфиденциальности, местонахождении и др.).
-
-
Допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации. При незначительном объеме конфиденциальных документов допускается вести регистрацию в массиве открытой документации. Документы на бумажном носителе учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры, диски) – поэкземплярно. Учет конфиденциальных документов предусматривает не только учет факта их создания/издания или получения и отправления, но и обязательную фиксацию всех перемещений по структурным подразделениям организации, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, использования и исполнения этих документов.
-
Учет, регистрация и хранение конфиденциальных документов, как правило, осуществляются централизованно в Службе делопроизводства. Внутренние (созданные/изданные) конфиденциальные документы должны учитываться и регистрироваться независимо от того, направляются они в другие организации или являются внутренними. Учет внутренних конфиденциальных документов ведется отдельно от их регистрации. Порядок исполнения конфиденциальных документов предполагает в качестве одной из задач исполнителя ведение их учета. Экспедиционные технологии обработки отправляемой конфиденциальной документированной информации и пакетов предполагают их регистрацию и учет. Учет отправляемых конфиденциальных документов ведется отдельно от их регистрации.
-
Независимо от вида учета и регистрации конфиденциальной документированной информации ее возможно учитывать в журналах или карточках, в том числе в электронных картотеках (автоматизированной системе учета конфиденциальных документов и их регистрации). При большом объеме документов целесообразно использовать карточный, а также автоматизированный способ учета, так как он сокращает время на поиск документов, дает возможность осуществлять контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов. При карточном способе учета конфиденциальной документированной информацией (как и ее носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для учета, обеспечения последовательности проставления номеров и контроля
-
за местонахождением этой информации, находящейся в обращении, ускорения ее поиска, а также для проставления отметок о проверках на ее наличие. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета и регистрации документов (поступающие, внутренние, отправляемые) и отдельно для носителей. Журнал заполняется по форме 2. При обработке конфиденциальной документированной информации (переводе на другой вид учета, регистрации, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий учетный номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Возможно вместо контрольного журнала вести карточную форму учета или автоматизировать данный процесс с помощью электронных картотек.
-
Журналы или картотеки учета внутренних, поступивших и отправляемых конфиденциальных документов ведутся в течение календарного года. Конфиденциальные документы, не исполненные в текущем году, подлежат переводу на учет следующего года (кроме организационно-распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником Службы делопроизводства рядом с ошибочной записью или выше ее и заверяются его подписью. Журналы и картотеки содержат в совокупности конфиденциальную информацию, поэтому их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
-
По окончании рабочего дня сотрудник Службы делопроизводства проверяет правильность учета документов и их наличие. Перемещение конфиденциальных документов между сотрудниками фиксируется в передаточном журнале Службы делопроизводства. Листы журналов должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Службы делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в ней составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.
-
.
-
Если содержащиеся в регистрационно-контрольной форме сведения по совокупности являются конфиденциальными, то журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности (отметка конфиденциальности). На карточках учета и регистрации отметка конфиденциальности не проставляется, поскольку отметка находится в регистрационном номере. При регистрации конфиденциальных документов к их регистрационному номеру добавляется краткий гриф ограничения доступа, например ДСП, КФД, СКФД. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения конфиденциального характера, выпускаются с той же отметкой об ограничении доступа к информации или отметкой конфиденциальности документа. Изъятые из
-
этих изданий реферативные информационные листы и карточки, не содержащие конфиденциальной информации, учитываются и хранятся как открытые материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке издания. Для того чтобы отличить номер созданного документа от номера документа инвентарного (выделенного) учета, целесообразно на конфиденциальном документе инвентарного учета перед номером проставлять индекс, например И, что означает «инвентарный», или В – «выделенный». В журнале (карточке) инвентарного (выделенного) учета конфиденциальных документов индекс не проставляется. Электронные конфиденциальные документы, базы данных, содержащие эти документы, создаются, обрабатываются и хранятся в автоматизированных информационных системах, или, иными словами, в
-
системе защищенного электронного документооборота организации. Бумажный учет и регистрацию конфиденциальных документов можно перевести на технологию автоматизированного (электронного) учета и регистрации в АИС. Электронный учет и регистрация включают в себя следующие технологии: • ввод в систему исходных сведений о конфиденциальной документированной информации и формирование электронных форм журналов или картотек (см. формы в следующих подразделах); • контроль правильности внесения записей и их соответствия учитываемым документам; • вывод выходных форм (возможна разработка аналитических выходных форм) на монитор или распечатку (при необходимости) на бумажном носителе введенных записей отдельно по каждому
-
конфиденциальному документу или по всем документам за рабочий день; • распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа. В электронные формы журналов и картотек данные о документах вносятся в хронологической последовательности их поступления в Службу делопроизводства. Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронную форму, выполняют учетную функцию удостоверения факта поступления, отправления или создания/издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:
-
• описью конфиденциальной документированной информации; • страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронных форм. Электронная система учета реализует функцию контрольного, справочного и поискового обслуживания пользователей и исполнителей. Сведения об изменении местонахождения конфиденциальной документированной информации вносятся в электронные формы, которые выполняют в данном случае роль контрольной картотеки. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.
-
Выдача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов, или отметкам в электронных картотеках. Документы, например, инвентарного (выделенного) учета могут также выдаваться под роспись в распечатке учета выдачи документа. Учет конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС или системах электронного документооборота, производится с помощью Реестра конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы организации.
-
Литература
. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт, 2016. – 325 с. 3. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гос. ун-та, 2013. — 83 с.
Нет комментариев для данной презентации
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.