Презентация на тему "Психологические аспекты деловой переписки"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Психологические аспекты деловой переписки

  Психологические аспекты деловой переписки с помощью электронной почты.

• 
  Слайд 2

  Введение

  Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени. Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

• 
  Слайд 3

  Деление корреспонденции

  Торговые соглашенияи сделки Ответные письма с благодарностью Поздравления Извинения Требования и запросы Соболезнования Служебные записки

• 
  Слайд 4

  Разделение по типу письма

  Формальные письма – строгое соблюдение схемы «внимание – интерес – просьба - действие», отсутствие лишних прилагательных, наречий, которые часто делают стиль излишне "цветистым". Неформальные письма - часто используются со­кращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии.

• 
  Слайд 5

  Правильное написание делового письма

  Начальные строки привлекают внимание следующие за ними одно или два предложения пробуждают интересчитателя затем в двух абзацах высказывается просьба а последняя часть заставляет читателя действовать

• 
  Слайд 6

  пример делового письма, составленного по данной схеме

• 
  Слайд 7
  

  Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

• 
  Слайд 8

  Виды деловых писем

  Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу Письмо-заявление об уходе Рекомендательное письмо Письмо-отказ Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.) Письмо-напоминание Письмо-уведомление Письмо-благодарность

• 
  Слайд 9

  Общие Правила деловых писем

  письмо должно быть лаконичным обязательно должна проставляться дата письмо не должно содержать клеветнических измышлений должна быть разборчивая подпись вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров на все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа

• 
  Слайд 10

  Психологические аспекты деловой переписки с помощью E-mail

  Выбирайте правильное имя - электронный адрес почты должен быть строгим и лаконичным Отвечайте правильно - ответ должен быть направлен только отправителю делового письма Обозначайте тему делового письма - лучше конкретно обозначать вопрос или просьбу. Отвечая на письма, лучше сохранять тему отправителя.

• 
  Слайд 11
  

  Редактируйте текст - на конкретные вопросы при деловой переписке нужно отвечать кратко и по делу. Если ваше письмо получается объемным и содержательным, разбейте текст на абзацы. Перечитайте свое письмо перед отправкой и обратите внимание на все, чем недоволен текстовый редактор Не забывайте про вложенные файлы - вложенные файлы должны быть названы латиницей (английским словом или русским в латинской транскрипции). Вкладывая изображения, убедись, что они находятся в привычных форматах, которые поддерживают все операционные системы Напоминайте о себе - если вы не получили ответ на отправленное деловое письмо, не засыпайте адресата гневными или требовательными письмами с просьбой обратить на тебя внимание. Уместно напомнить о себе через пару дней после отправки письма и через неделю после первого напоминания