Презентация на тему "Методика и тактика проведения деловой беседы и совещания"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Методика и тактика проведения деловой беседы и совещания

• 
  Слайд 2

  Проведение деловой беседы

  Основные этапы деловой беседы:

  • Подготовительные мероприятия
  • Начало самой беседы
  • Информирование всех присутствующих
  • Завершение деловой беседы
• 
  Слайд 3

  Подготовительные мероприятия

  Выбор места для проведения беседы:

  • Оно должно быть спокойным, уединенным, но не интимным
  • Договориться об удобном для всех времени встречи
  • Составить план деловой беседы
  • Собрать всю необходимую информацию о второй стороне
• 
  Слайд 4

  Положение собеседника за столом

  • Положение сотрудничества
  • Данная позиция подходит, если стороны переговоров разделяют одну и ту же точку зрения
  • Это наиболее удачная позиция для выработки совместных решений
• 
  Слайд 5
  

  • Круглый стол
  • Создает атмосферу дружеской неформальной беседы
• 
  Слайд 6
  

  Оборонительно-соревновательное положение

  • Участники делового разговора сидят за прямоугольным столом друг напротив друга
  • Стол является барьером и создается атмосфера конкуренции
  • Подходит для проведения переговоров
• 
  Слайд 7
  

  Угловое положение

  • Данное положение выбирают люди, находящиеся в дружеских отношениях
  • Такая позиция хороша для привлечения нового покупателя
• 
  Слайд 8
  

  Независимое положение

  • Данную позицию занимают люди, которые не хотят сотрудничать друг с другом
  • Обычно так садятся в кафе, библиотеках, парках и т.д.
• 
  Слайд 9

  Начало беседы

  • На начало беседы отводится обычно до 10-15% времени
  • Приемы начала беседы:
    • Прием снятия напряженности - комплименты собеседнику
    • Прием «зацепки» - в процессе изложения проблемы найти зацепку и начать разговор
    • Прием прямого подхода - сразу сообщается цель разговора и переход к обсуждению проблемы
• 
  Слайд 10

  Информирование присутствующих

  Для изменения мнения (или частичного изменения мнения) собеседника, смягчения противоречия существует аргументирование:

  • доказательная аргументация – когда необходимо что-либо обосновать
  • контраргументация – опровержение доводов собеседника, спор
• 
  Слайд 11

  Логические методы аргументирования

  • Фундаментальный – собеседника знакомят с фактами и сведениями, которые лежат в основе вашего доказательства
  • Метод извлечения выводов – четкая аргументация, которая выводится шаг за шагом посредством частичных выводов
  • Метод «да, но…» – сначала Вы соглашаетесь с деловым партнером, но потом даете противоположное мнение
• 
  Слайд 12

  Спекулятивные методы игнорирования (уловки в деловых разговорах)

  • Техника изоляции – выдергивание отдельных фраз из выступления и их пересказывание с противоположным смыслом
  • Техника изменения направления – собеседник переходит к другому вопросу, которые не имеет отношения к делу
  • Техника ввода в заблуждение – деловой партнер собирает разную информацию, которая запутана и пытается ее перемешать
• 
  Слайд 13

  Ступени процесса аргументации

  • Ступень главных аргументов – приподносятся в процессе аргументации
  • Ступень вспомогательных аргументов – подкрепляют главные аргументы
  • Ступень фактов – доказательства для вспомогательных и главных аргументов
• 
  Слайд 14

  Методы убеждения

  • Метод положительных ответов – построить вопросы так, чтобы на первые из них собеседник смог дать положительные ответы
  • Метод классической риторики – сначала Вы соглашаетесь с собеседником, а потом неожиданно опровергаете информацию
• 
  Слайд 15

  Завершение деловой беседы

  Условия завершения деловой беседы:

  • Беседа направлена в нужное русло
  • Все приведенные аргументы убедили собеседника
  • Собеседник получил от Вас ответы на все вопросы
  • Вы получили всю необходимую информацию и сделали выводы
  • Создание благоприятной атмосферы для завершения деловой беседы
• 
  Слайд 16

  Деловое совещание

  Совещание - коллективное обсуждение тех или иных вопросов. Существуют различные виды деловых совещаний:

  • диктаторские (начальник говорит, остальные слушают)
  • автократические (руководитель задает вопросы каждому участнику и они отвечают)
  • сегрегативные (доклад руководителя и некоторых подчиненных)
  • дискуссионные (свободный обмен мнениями)
  • свободные (совещания без председателя и четкой повестки дня)
• 
  Слайд 17

  Подготовка к проведению совещания

  • Сначала принимается решение о его проведении, составляется повестка дня (все обсуждаемые вопросы), дата и время начала
  • Целесообразно указать продолжительность совещания, состав участников, подготовить помещения для проведения совещания
  • Состав участников – на совещание приглашаются те участники, присутствие которых необходимо, и которые вовлечены в решение рассматриваемых вопросов
  • Необходимо также подобрать правильное время для проведения заседания
  • Выступающим участникам необходимо заранее подготовить доклад
• 
  Слайд 18

  Проведение совещания

  • Один из участников совещания ведет протокол
  • Ведущий, как правило, в начале совещания за короткое время оповещает еще раз о его цели, повестке дня, выработке возможных решений и порядке ведения протокола
  • Вопросы в повестке дня формируется по степени важности и сложности. Первым лучше обсуждать недискуссионный вопрос, чтобы создать благоприятный психологический климат
  • Выбирается стиль ведения совещания
• 
  Слайд 19
  

  • Чтобы деловое совещание было плодотворным ведущий должен уметь правильно организовать дискуссию
  • Необходимо проявлять к участникам дискуссии деликатность, выслушивать их мнение
  • Спор между участниками должен иметь временные границы и не должен переходить на личность. В процессе спора необходимо убедить, а не уязвить, т.е. обидеть оппонента. Также к спору или дискуссии следует подготовиться, т.е. в свою защиту приводить весомые доказательства (факты, аргументы)
• 
  Слайд 20

  Психологические типы участников совещания

  • позитивист
  • спорщик
  • словоохотливый
  • расспрашивающий

  Также существуют и другие типы участников:

  • агрессор – характеризуется тем, что критикует всех подряд
  • удалившийся – не склонен обсуждать вопросы, перескакивает на личные темы
  • адвокат дьявола - заведомо задает такие вопросы, которые ведут в тупик
• 
  Слайд 21

  Принятие решений на совещаниях

  Каждое деловое совещание завершается принятием тех или иных решений

  Этапы принятия решений:

  • Создание благоприятной атмосферы для проведения совещания
  • Определение проблемы
  • Определение целей делового совещания
  • Выработка альтернатив
  • Выработка совместного решения

  После принятия решений участникам совещания раздают поручения или ставят определенные задачи

• 
  Слайд 22

  Завершение заседания

  • В завершении любого совещания всегда подводят итоги. Ведущему обобщает все положения, называет принятые решения
  • Завершать заседание рекомендуется в четко назначенное время. Участники совещания должны уйти оттуда с чувством удовлетворения выполненной работы (их мнения выслушали, приняли во внимание, выработали коллективное решение)
  • Все поручения, которые раздаются участникам совещания заносятся в протокол
• 
  Слайд 23

  Протокол совещания

  • наименование учреждения
  • название документа (протокол)
  • дата заседания
  • место заседания
  • председатель (лицо, проводящее совещание)
  • секретарь (лицо, которое ведет протокол)
  • список присутствующих
  • повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов)
  • текст (слушали-приняли)
  • результаты голосования (необходим кворум)
  • необходимые подписи