Презентация на тему "Устав проекта"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Тема: Устав проекта

  Выполнила студентка 3 курса Ферманян С.В.

• 
  Слайд 2

  Понятие Устава проекта

  Устав проекта - документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально узаконивает существование проекта и предоставляет менеджеру проекта полномочия использовать организационные ресурсы в операциях проекта. В российской практике данный документ чаще называется Концепция проекта. Концепция (от лат. conceptio — понимание, система), определѐнный способ понимания, трактовки какого-либо предмета, явления, процесса, основная точка зрения на предмет и др., руководящая идея для их систематического освещения. Задачи Устава проекта —  сформировать единое представление о проекте у всех участников и формализовать достигнутые договоренности. Устав проекта может быть как внутренним документом, так и документом, согласуемым с внешними сторонами проекта, фактически выполняя роль контракта между заказчиком и исполнителем. Последний подход чаще используется зарубежом.

• 
  Слайд 3

  Разработка Устава проекта

  Процесс разработки Устава проекта - это процесс разработки документа, который санкционирует начало проекта или начало фазы проекта. В Уставе проекта обязательно санкционируются все требования заинтересованных сторон проекта. Проект считается формально открытым тогда, когда утвержден его Устав. Разработка устава проекта является первым этапом проекта. По результатам его выполнения разрабатывается оперативный план проекта, в соответствии с которым осуществляется последующее выполнение проекта.  Устав проекта является руководящим документом и определяет выполнение последующих процессов.  В ходе разработки устава проекта могут быть получены данные проекта, которые не отражаются в уставе, но, тем не менее, являются входными данными для последующих процессов.

• 
  Слайд 4

  Обязательные задачи проекта

  В ходе подготовки проекта необходимо выполнить ряд обязательных задач: выявить и проработать систему целей проекта; разработать стратегический план проекта; спроектировать организационную структуру. Результаты выполнения указанных задач могут фиксироваться в разных документах, таких как договор, устав проекта, план управления рисками, техническое задание или не фиксироваться вовсе. Структура и объем каждого документа, в том числе распределение по ним полученных данных,  определяется спецификой процессов каждой конкретной компании и зависит от выбранной методологии и технологии управления проектами.

• 
  Слайд 5

  Миссия Устава проекта

  Устав проекта – это документ, формально авторизующий проект. Выпуск Устава проекта наделяет менеджера проекта (руководителя проекта) полномочиями на привлечение ресурсов в проект. Наделение полномочиями менеджера проекта на привлечение ресурсов в проект особенно важно в функциональных структурах, для которых характерно строгое иерархическое подчинение по вертикали. Степень детализации Устава проекта  ниже по сравнению с описанием содержания проекта, поскольку именно Устав проекта дает возможность менеджеру проекта перейти к детальному планированию проекта. Одной из целей создания Устава проекта является презентация проекта сотрудникам организации, работающим в функциональных подразделениях. Таким образом, Устав проекта легально объявляет о начале проекта и его целях.

• 
  Слайд 6

  Устав проекта должен содержать

  • Требования к проекту и продукту проекта, в достаточно общем виде • Цель проекта• Информация о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий• Расписание контрольных событий• Отношения между участниками проекта• Функциональные организации и их участие• Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения• Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения• Реальная бизнес-ситуация, служащая обоснованием проекта с данными о прибыли на инвестиции• Бюджет проекта

• 
  Слайд 7

  Диаграмма процесса «Разработать устав проекта»

• 
  Слайд 8

  Определение потоков данных в диаграмме

  Заинтересованные стороны – стороны и лица, которые принимают решения или оказывают влияние на лиц, принимающих решения относительно хода проекта. Под сторонами подразумеваются организационные структуры, участвующие в проекте, под лицами — конкретные персоны, принадлежащие или нет данным организационным структурам. Требования к уставу проекта – документ, определяющий требования к уставу проекта. Входит в корпоративный стандарт УП. В рамках данного проекта — требования преподавателя к уставу проекта. Орг. структура проекта – организационная структура проекта Система целей проекта – согласованная иерархия целей проекта и ожиданий заинтересованных лиц, включающая измеряемые показатели и критерии достижения целей Стратегический план проекта – включает основные этапы и результаты проекта, методы контроля хода проекта, риски проекта

• 
  Слайд 9

  Порядок внесения изменений в Устав проекта

  За подготовку и внесение изменений в Устав проекта в компании необходимо назначить ответственное лицо. Изменения в Устав проекта должны вноситься в следующих случаях: произошли изменения в параметрах проекта (сроки, содержание, бюджет, качество); произошли изменения в требованиях Заказчика (и/или) Инвестора проекта; произошли изменения в параметрах продукта проекта; произошли изменения во внутренних/внешних условиях проекта. Изменения в Устав проекта должны быть оформлены соответствующим образом, а внесение изменений в Устав проекта должны быть санкционированы Руководителем проекта. По завершении проекта Устав проекта и все изменения к нему должны быть включены в Архив проекта. После завершения проекта, которое фиксируется приказом, изменения в Устав проекта запрещены.

• 
  Слайд 10

  Компоненты хорошего устава

  Независимо от того, кто составляет устав проекта (спонсор, высшее руководство, руководитель проекта либо все сразу), хороший устав должен включать в себя следующие темы. Потребности бизнеса для проекта - это является ключевым аспектом устава. Без четко задокументированных нужд бизнеса проект будет плыть, как без компаса, в неведомых  водах. Потребности бизнеса должны отражать тип выгоды, производимой проектом для организации, такой как, например, снижение затрат, увеличение прибыли либо увеличение потребительской удовлетворенности. Экономическое обоснование проекта - оно должно переводить нужды в условные единицы (йены, евро, фунты, доллары, рубли и т.п.). Организация должна иметь стандартный формат представления экономического обоснования проекта для того, чтобы оценивать несколько проектов при выборе. Масштаб проекта на высоком уровне - данный пункт должен быть составлен из информации, собранной в основном от спонсоров проекта. Поскольку спонсоры материально  поддерживают проект, то важно понимать их виденье проекта до того, как  столкнетесь с «шипами» других участников. В то же время потребности бизнеса могут быть широки, а масштаб проекта может быть ограничен определенными областями. Критические факторы успеха - определите и задокументируйте любые аспекты бизнеса, проекта, команды, расписания, комплектующих и т.д. , что в случае невыполнения будет вредить успеху проекта. Хорошо понятые и задокументированные факторы успеха помогут в решении конфликтов  во время продвижения проекта в случаях, когда необходимо будет сделать сложные решения относительно альтернатив масштаба, расписания, затрат или качества. Ограничения и предположения - документируйте их всех на раннем этапе и возвращайтесь к ним на протяжении проекта. Ограничения и предположения должны быть на таких уровнях проекта, как ограничения по бюджету, сроки выполнения или требования к качеству. Полномочия руководителя проекта - устав должен описывать ответственность руководителя проекта, уточнять его роль во взаимодействии с участниками проекта и организацией. Без такой документации полномочий проект будет зависеть от индивидуальных навыков руководителя. Если и существует такая должность, которая четко обеспечивает успешное завершение проекта, так это руководитель проекта. Подписи - их сбор на уставе, скорее всего, выглядит как формальность, и обход этого, казалось бы,  не будет иметь большого значения (аналогично составлению самого устава), но это далеко не так. Подпись в уставе представляет собой тот порог, который гласит, что человек прочел, понял и согласен со всей изложенной  в уставе информацией. Без наличия подписи устав будет лишь одним из планировочных документов, который может быть, а может и не быть рассмотрен и ясен участникам. Как же участники, не связанные с текстом проекта, будут иметь четкое понимание важности проекта в организации, если не будет подписей спонсора и высшего руководства?

• 
  Слайд 11

  Выводы

  Профессиональная разработка устава проекта предполагает выполнение важного подготовительного этапа проекта, от результатов которого во многом зависит успех проекта.  Своевременнозаданные вопросы, структура которых определяется структурой устава проекта, позволяют на раннем этапе выявить и устранить конфликты и разногласия и даже своевременно принять решение о закрытии проекта, если станет очевидным, что цели проекта недостижимы. Это позволит сократить значительный объем ресурсов и использовать их более рационально. Отношение к уставу проекта, как к ненужной формальности, отражает непрофессиональный взгляд на процессы управления проектами и вскрывает непонимание процессов, которые стоят за разработкой данного документа. Распределение информации между различными типами проектных документов (договор, устав проекта, план управления рисками, техническое задание) определяется на корпоративном уровне и уточняется при необходимости для каждого проекта, что не меняет сути подготовительных процессов. Рассмотренные подготовительные процессы могут выполняться итеративно и в реальных проектах часть развиваются параллельно. При этом важно понимать,  что выполнение подготовительных процессов без учета их информационных связей приводит к несогласованным результатам, поэтому при несоблюдении указанного порядка  необходимо проводить дополнительные итерации согласования результатов различных этапов.

• 
  Слайд 12
  

  Спасибо за внимание!